Wat is Calendly?

Calendly is een online planningshulpmiddel dat het inplannen van afspraken automatiseert. In plaats van eindeloos heen en weer mailen over beschikbare tijden, deel je een Calendly-link. Anderen kiezen een moment dat hen past uit jouw beschikbare tijdslots. Calendly controleert je agenda, voorkomt dubbele boekingen en verstuurt bevestigingen en herinneringen automatisch.

De tool is ideaal voor professionals die regelmatig afspraken plannen: consultants, coaches, verkopers, recruiters, maar ook voor persoonlijk gebruik zoals afspraken met vrienden of familie. Het gratis plan biedt basisfunctionaliteit, terwijl betaalde plannen extra functies toevoegen voor teams en bedrijven.

Je Calendly-account instellen

Registreren en inloggen

Ga naar calendly.com en maak een account aan met je e-mailadres, Google- of Microsoft-account. De koppeling met Google of Microsoft is handig omdat het directe agenda-integratie mogelijk maakt. Na registratie leidt Calendly je door een korte setup-wizard.

Agenda koppelen

Koppel je agenda zodat Calendly je beschikbaarheid kent. Ondersteund worden Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365, en iCloud Calendar. Calendly leest wanneer je bezet bent en toont alleen vrije momenten aan mensen die willen boeken. Je kunt meerdere agenda's koppelen als je verschillende agenda's combineert.

Beschikbaarheid instellen

Stel in wanneer je beschikbaar bent voor afspraken. Bepaal je werkdagen en werktijden. Je kunt verschillende beschikbaarheid instellen voor verschillende types afspraken. Voeg ook bloktijden toe voor lunch, voorbereiding of andere terugkerende onderbrekingen. Calendly respecteert deze instellingen en toont alleen beschikbare slots.

Event types aanmaken

Wat zijn event types?

Event types zijn de soorten afspraken die je aanbiedt. Elk event type heeft eigen instellingen: duur, locatie, beschikbaarheid en beschrijving. Je kunt bijvoorbeeld een '30-minuten kennismakingsgesprek' en een '60-minuten consultatie' als aparte event types instellen, elk met eigen voorwaarden.

Een event type maken

Klik op 'Create' en kies het type: een-op-een, groep of collectief. Voor de meeste gebruikers is een-op-een het startpunt. Geef het event type een naam die duidelijk maakt wat het is. Stel de duur in, van 15 minuten tot meerdere uren. Voeg een beschrijving toe die uitlegt waar de afspraak over gaat.

Locatie-opties

Bepaal waar de afspraak plaatsvindt. Opties zijn onder andere: Zoom-videoconferentie, Google Meet, Microsoft Teams, telefoongesprek, fysieke locatie, of een aangepaste locatie. Bij videobellen integreert Calendly direct met de dienst en maakt automatisch een meeting aan. Bij telefoongesprekken kun je kiezen wie wie belt.

Vragen toevoegen

Stel invulvelden in die bookers moeten beantwoorden bij het maken van een afspraak. Standaardvelden zijn naam en e-mail, maar je kunt eigen vragen toevoegen: telefoonnummer, bedrijfsnaam, onderwerp van de afspraak, of andere relevante informatie. Dit helpt je voorbereiden op de afspraak.

Geavanceerde instellingen

Buffertijd en limieten

Voeg buffertijd toe voor en/of na afspraken. Dit geeft je ruimte om na te bereiden, te reizen, of simpelweg even pauze te nemen. Je kunt ook dagelijkse limieten instellen: maximaal drie afspraken per dag bijvoorbeeld. Deze instellingen voorkomen overvolle dagen en beschermen je productieve tijd.

Minimum vooraankondiging

Stel een minimum vooraankondigingstijd in. Als je instelt dat afspraken minimaal 24 uur van tevoren gemaakt moeten worden, kan niemand een last-minute afspraak voor over een uur inplannen. Dit geeft je tijd om je voor te bereiden en voorkomt verrassingen in je agenda.

Herinneringen en opvolgingen

Calendly kan automatisch herinneringen sturen naar bookers: een dag van tevoren, een uur van tevoren, of op zelfgekozen momenten. Je kunt ook automatische opvolgings-e-mails instellen die na de afspraak worden verstuurd. Dit verlaagt no-shows en verbetert de communicatie zonder handmatig werk.

Elke Calendly-gebruiker heeft een persoonlijke URL (calendly.com/jouwnaam) met een overzicht van alle actieve event types. Deel deze link op je website, in je e-mailhandtekening, of stuur hem direct naar mensen. Zij kiezen welk type afspraak ze willen en selecteren een beschikbaar moment.

Elk event type heeft ook een eigen directe link. Als je weet dat iemand een specifiek type afspraak nodig heeft, kun je die directe link delen. Dit scheelt de ontvanger een stap en leidt direct naar het boeken van het juiste type afspraak.

Insluitopties

Calendly kun je ook insluiten op je website. Kies uit verschillende opties: een inline-widget, een pop-upwidget, of een pop-uptekstlink. Dit houdt bezoekers op je site terwijl ze boeken, wat professioneler oogt dan het doorsturen naar een externe pagina.

Integraties benutten

Videobellen integraties

Koppel Zoom, Google Meet of Microsoft Teams. Wanneer iemand een afspraak maakt, wordt automatisch een videoconferentielink gegenereerd en aan de bevestiging toegevoegd. Geen handmatig aanmaken van meetings meer; alles is direct klaar voor de afspraak.

CRM en andere integraties

Betaalde plannen ondersteunen integraties met CRM-systemen zoals Salesforce en HubSpot. Afspraken kunnen automatisch als contacten of events worden aangemaakt. Ook koppelingen met Zapier openen duizenden automatiseringsmogelijkheden met andere apps en diensten.

Betaalintegraties

Voor consultants en coaches die betaald worden voor hun tijd, integreert Calendly met betaaldiensten zoals Stripe en PayPal. Bookers betalen direct bij het inplannen. Geen aparte facturen of herinneringen nodig; de betaling is onderdeel van het boekingsproces.

Team-functies

Calendly voor teams

Betaalde teamplannen bieden functies voor meerdere gebruikers. Maak team event types aan waarbij afspraken automatisch worden verdeeld onder teamleden. Round-robin verdeelt afspraken gelijkmatig, of je kunt beschikbaarheid combineren zodat bookers kiezen uit alle beschikbare slots van het hele team.

Collective events

Voor afspraken die meerdere teamleden vereisen, bieden collective events de oplossing. Calendly vindt automatisch momenten waarop alle benodigde personen beschikbaar zijn. Dit is ideaal voor interviews met meerdere interviewers of vergaderingen met meerdere stakeholders.

Tips voor effectief gebruik

Professionaliteit uitstralen

Personaliseer je Calendly-pagina met je foto, logo en merkkleuren. Schrijf duidelijke beschrijvingen voor je event types. Een professionele Calendly-pagina versterkt je imago en geeft vertrouwen aan mensen die met je willen afspreken.

Beschikbaarheid beperken

Bied niet je hele week aan als beschikbaar. Houd tijd vrij voor focuswerk, administratie en onverwachte zaken. Door bewust beschikbaarheid te beperken, bescherm je je productiviteit terwijl je toch toegankelijk blijft voor afspraken.

Workflows optimaliseren

Combineer Calendly met andere automatiseringen. Stuur na een kennismaking automatisch relevante informatie. Voeg nieuwe contacten direct toe aan je mailinglijst. Met Zapier of native integraties kun je complete workflows bouwen rondom het moment van een afspraak.

Conclusie

Calendly transformeert het plannen van afspraken van een tijdrovende taak naar een geautomatiseerd proces. Door anderen te laten kiezen uit jouw beschikbare momenten, elimineer je eindeloos heen en weer mailen. Met integraties voor videobellen, automatische herinneringen en betaalopties is Calendly een complete oplossing voor iedereen die professioneel met afspraken werkt.

Veelgestelde vragen

Is Calendly gratis te gebruiken?

Ja, Calendly heeft een gratis plan met basisfunctionaliteit: één actief event type, onbeperkte boekingen en agenda-integratie. Betaalde plannen voegen meerdere event types, teamfuncties, integraties en geavanceerde opties toe. Voor individueel basisgebruik is gratis vaak voldoende.

Kunnen anderen mijn volledige agenda zien?

Nee, Calendly toont alleen beschikbare tijdslots. De details van je bestaande afspraken en commitments zijn niet zichtbaar. Bookers zien alleen wanneer jij hebt aangegeven beschikbaar te zijn en welke momenten niet bezet zijn door andere verplichtingen.

Werkt Calendly met mijn agenda-app?

Calendly integreert met Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 en iCloud Calendar. De integratie werkt tweerichtings: Calendly leest je bestaande afspraken en voegt nieuwe boekingen direct toe aan je agenda. Gecombineerde beschikbaarheid uit meerdere agenda's is ook mogelijk.

Kan ik betaling vragen via Calendly?

Ja, met betaalde plannen kun je Stripe of PayPal koppelen. Je stelt een prijs in voor event types en bookers betalen direct bij het inplannen. Dit is ideaal voor consultants, coaches en anderen die per sessie werken. De betaling moet voldaan zijn voordat de boeking wordt bevestigd.

Op zoek naar e-mailadres? Bekijk ons aanbod.