Qu'est-ce que Calendly ?

Calendly est un outil de planification en ligne qui automatise la prise de rendez-vous. Au lieu d'échanger sans fin des e-mails sur les créneaux disponibles, vous partagez un lien Calendly. Les autres choisissent un moment qui leur convient parmi vos créneaux disponibles. Calendly vérifie votre agenda, évite les doubles réservations et envoie automatiquement les confirmations et les rappels.

L'outil est idéal pour les professionnels qui planifient régulièrement des rendez-vous : consultants, coachs, commerciaux, recruteurs, mais aussi pour un usage personnel, comme des rendez-vous avec des amis ou la famille. Le forfait gratuit offre les fonctionnalités de base, tandis que les forfaits payants ajoutent des fonctions supplémentaires pour les équipes et les entreprises.

Configurer votre compte Calendly

S'inscrire et se connecter

Rendez-vous sur calendly.com et créez un compte avec votre adresse e-mail, votre compte Google ou votre compte Microsoft. La connexion avec Google ou Microsoft est pratique, car elle permet une intégration directe de l'agenda. Après l'inscription, Calendly vous guide à travers un court assistant de configuration.

Connecter votre agenda

Connectez votre agenda pour que Calendly connaisse vos disponibilités. Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 et iCloud Calendar sont pris en charge. Calendly voit quand vous êtes occupé et n'affiche que les créneaux libres aux personnes qui souhaitent réserver. Vous pouvez connecter plusieurs agendas si vous en combinez plusieurs.

Définir vos disponibilités

Indiquez quand vous êtes disponible pour des rendez-vous. Définissez vos jours et vos heures de travail. Vous pouvez définir des disponibilités différentes pour différents types de rendez-vous. Ajoutez aussi des plages bloquées pour le déjeuner, la préparation ou d'autres interruptions récurrentes. Calendly respecte ces paramètres et n'affiche que les créneaux disponibles.

Créer des types d'événements

Que sont les types d'événements ?

Les types d'événements (event types) sont les types de rendez-vous que vous proposez. Chaque type d'événement a ses propres paramètres : durée, lieu, disponibilités et description. Vous pouvez par exemple configurer un « entretien de présentation de 30 minutes » et une « consultation de 60 minutes » comme types d'événements distincts, chacun avec ses propres conditions.

Créer un type d'événement

Cliquez sur « Créer » et choisissez le type : individuel, de groupe ou collectif. Pour la plupart des utilisateurs, le rendez-vous individuel est le point de départ. Donnez au type d'événement un nom qui indique clairement de quoi il s'agit. Définissez la durée, de 15 minutes à plusieurs heures. Ajoutez une description qui explique l'objet du rendez-vous.

Options de lieu

Déterminez où le rendez-vous a lieu. Les options sont notamment : visioconférence Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, appel téléphonique, lieu physique ou lieu personnalisé. Pour les appels vidéo, Calendly s'intègre directement au service et crée automatiquement une réunion. Pour les appels téléphoniques, vous pouvez choisir qui appelle qui.

Ajouter des questions

Configurez des champs que les personnes qui réservent doivent remplir lors de la prise de rendez-vous. Les champs standard sont le nom et l'adresse e-mail, mais vous pouvez ajouter vos propres questions : numéro de téléphone, nom de l'entreprise, objet du rendez-vous ou toute autre information utile. Cela vous aide à préparer le rendez-vous.

Paramètres avancés

Temps tampon et limites

Ajoutez un temps tampon avant et/ou après les rendez-vous. Cela vous laisse le temps de faire un suivi, de vous déplacer ou simplement de faire une pause. Vous pouvez aussi définir des limites quotidiennes : trois rendez-vous maximum par jour, par exemple. Ces paramètres évitent les journées surchargées et protègent votre temps productif.

Délai de préavis minimum

Définissez un délai de préavis minimum. Si vous indiquez que les rendez-vous doivent être pris au moins 24 heures à l'avance, personne ne peut planifier un rendez-vous de dernière minute dans l'heure qui suit. Cela vous laisse le temps de vous préparer et évite les surprises dans votre agenda.

Rappels et suivis

Calendly peut envoyer automatiquement des rappels aux personnes qui réservent : un jour avant, une heure avant ou à des moments de votre choix. Vous pouvez aussi configurer des e-mails de suivi automatiques envoyés après le rendez-vous. Cela réduit les absences et améliore la communication, sans travail manuel.

Partager votre lien Calendly

Le lien personnel

Chaque utilisateur de Calendly dispose d'une URL personnelle (calendly.com/jouwnaam) avec un aperçu de tous les types d'événements actifs. Partagez ce lien sur votre site web, dans votre signature e-mail, ou envoyez-le directement aux personnes concernées. Elles choisissent le type de rendez-vous souhaité et sélectionnent un moment disponible.

Liens vers des types d'événements spécifiques

Chaque type d'événement dispose aussi de son propre lien direct. Si vous savez qu'une personne a besoin d'un type de rendez-vous précis, vous pouvez partager ce lien direct. Le destinataire gagne une étape et arrive directement sur la réservation du bon type de rendez-vous.

Options d'intégration

Vous pouvez aussi intégrer Calendly à votre site web. Choisissez parmi plusieurs options : un widget intégré, un widget pop-up ou un lien texte pop-up. Les visiteurs restent ainsi sur votre site pendant qu'ils réservent, ce qui paraît plus professionnel qu'une redirection vers une page externe.

Tirer parti des intégrations

Intégrations de visioconférence

Connectez Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams. Lorsque quelqu'un prend rendez-vous, un lien de visioconférence est généré automatiquement et ajouté à la confirmation. Plus besoin de créer des réunions manuellement ; tout est prêt pour le rendez-vous.

CRM et autres intégrations

Les forfaits payants prennent en charge les intégrations avec des systèmes CRM comme Salesforce et HubSpot. Les rendez-vous peuvent être créés automatiquement sous forme de contacts ou d'événements. Les connexions avec Zapier ouvrent aussi des milliers de possibilités d'automatisation avec d'autres applications et services.

Intégrations de paiement

Pour les consultants et coachs rémunérés pour leur temps, Calendly s'intègre à des services de paiement comme Stripe et PayPal. Les personnes qui réservent paient directement lors de la planification. Plus besoin de factures séparées ni de relances ; le paiement fait partie du processus de réservation.

Fonctions d'équipe

Calendly pour les équipes

Les forfaits d'équipe payants offrent des fonctions pour plusieurs utilisateurs. Créez des types d'événements d'équipe dans lesquels les rendez-vous sont répartis automatiquement entre les membres de l'équipe. Le round-robin répartit les rendez-vous de façon équitable, ou vous pouvez combiner les disponibilités pour que les personnes qui réservent choisissent parmi tous les créneaux disponibles de toute l'équipe.

Événements collectifs

Pour les rendez-vous qui nécessitent plusieurs membres de l'équipe, les événements collectifs (collective events) sont la solution. Calendly trouve automatiquement les moments où toutes les personnes nécessaires sont disponibles. C'est idéal pour des entretiens avec plusieurs recruteurs ou des réunions avec plusieurs parties prenantes.

Conseils pour une utilisation efficace

Donner une image professionnelle

Personnalisez votre page Calendly avec votre photo, votre logo et les couleurs de votre marque. Rédigez des descriptions claires pour vos types d'événements. Une page Calendly professionnelle renforce votre image et inspire confiance aux personnes qui souhaitent prendre rendez-vous avec vous.

Limiter vos disponibilités

Ne proposez pas toute votre semaine comme disponible. Gardez du temps pour le travail de concentration, l'administration et les imprévus. En limitant consciemment vos disponibilités, vous protégez votre productivité tout en restant accessible pour des rendez-vous.

Optimiser vos workflows

Combinez Calendly avec d'autres automatisations. Envoyez automatiquement des informations utiles après un premier entretien. Ajoutez directement les nouveaux contacts à votre liste de diffusion. Avec Zapier ou les intégrations natives, vous pouvez construire des workflows complets autour du moment d'un rendez-vous.

Conclusion

Calendly transforme la planification des rendez-vous, d'une tâche chronophage en un processus automatisé. En laissant les autres choisir parmi vos créneaux disponibles, vous supprimez les échanges d'e-mails interminables. Avec ses intégrations de visioconférence, ses rappels automatiques et ses options de paiement, Calendly est une solution complète pour tous ceux qui gèrent des rendez-vous de manière professionnelle.

Questions fréquentes

Calendly est-il gratuit ?

Oui, Calendly propose un forfait gratuit avec les fonctionnalités de base : un type d'événement actif, des réservations illimitées et l'intégration de l'agenda. Les forfaits payants ajoutent plusieurs types d'événements, des fonctions d'équipe, des intégrations et des options avancées. Pour un usage individuel de base, la version gratuite suffit souvent.

Les autres peuvent-ils voir tout mon agenda ?

Non, Calendly n'affiche que les créneaux disponibles. Les détails de vos rendez-vous et engagements existants ne sont pas visibles. Les personnes qui réservent voient uniquement quand vous avez indiqué être disponible et quels moments ne sont pas occupés par d'autres obligations.

Calendly fonctionne-t-il avec mon application d'agenda ?

Calendly s'intègre à Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 et iCloud Calendar. L'intégration fonctionne dans les deux sens : Calendly lit vos rendez-vous existants et ajoute directement les nouvelles réservations à votre agenda. Il est aussi possible de combiner les disponibilités de plusieurs agendas.

Puis-je demander un paiement via Calendly ?

Oui, avec les forfaits payants, vous pouvez connecter Stripe ou PayPal. Vous définissez un prix pour vos types d'événements et les personnes qui réservent paient directement lors de la planification. C'est idéal pour les consultants, les coachs et tous ceux qui travaillent à la séance. Le paiement doit être effectué avant que la réservation soit confirmée.

Vous cherchez une adresse e-mail ? Découvrez notre offre.