Was ist Calendly?

Calendly ist ein Online-Planungstool, das die Terminvereinbarung automatisiert. Statt endlos E-Mails über freie Zeiten hin und her zu schicken, teilen Sie einen Calendly-Link. Andere wählen aus Ihren verfügbaren Zeitfenstern einen Termin, der ihnen passt. Calendly prüft Ihren Kalender, verhindert Doppelbuchungen und verschickt Bestätigungen und Erinnerungen automatisch.

Das Tool ist ideal für Berufstätige, die regelmäßig Termine planen: Berater, Coaches, Vertriebsmitarbeiter, Recruiter, aber auch für die private Nutzung, etwa für Verabredungen mit Freunden oder Familie. Der kostenlose Tarif bietet Grundfunktionen, während kostenpflichtige Tarife zusätzliche Funktionen für Teams und Unternehmen hinzufügen.

Ihr Calendly-Konto einrichten

Registrieren und anmelden

Gehen Sie zu calendly.com und erstellen Sie ein Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse oder Ihrem Google- oder Microsoft-Konto. Die Verknüpfung mit Google oder Microsoft ist praktisch, weil sie eine direkte Kalenderintegration ermöglicht. Nach der Registrierung führt Calendly Sie durch einen kurzen Einrichtungsassistenten.

Kalender verbinden

Verbinden Sie Ihren Kalender, damit Calendly Ihre Verfügbarkeit kennt. Unterstützt werden Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 und iCloud Calendar. Calendly liest aus, wann Sie belegt sind, und zeigt Personen, die buchen möchten, nur freie Zeiten an. Sie können mehrere Kalender verbinden, wenn Sie verschiedene Kalender kombinieren.

Verfügbarkeit festlegen

Legen Sie fest, wann Sie für Termine verfügbar sind. Bestimmen Sie Ihre Arbeitstage und Arbeitszeiten. Sie können für verschiedene Terminarten unterschiedliche Verfügbarkeiten festlegen. Fügen Sie außerdem Blockzeiten für Mittagspause, Vorbereitung oder andere wiederkehrende Unterbrechungen hinzu. Calendly berücksichtigt diese Einstellungen und zeigt nur verfügbare Zeitfenster an.

Ereignistypen erstellen

Was sind Ereignistypen?

Ereignistypen (Event Types) sind die Terminarten, die Sie anbieten. Jeder Ereignistyp hat eigene Einstellungen: Dauer, Ort, Verfügbarkeit und Beschreibung. Sie können zum Beispiel ein '30-minütiges Kennenlerngespräch' und eine '60-minütige Beratung' als separate Ereignistypen einrichten, jeweils mit eigenen Bedingungen.

Einen Ereignistyp erstellen

Klicken Sie auf 'Erstellen' ('Create') und wählen Sie die Art: Einzeltermin, Gruppe oder Kollektiv. Für die meisten Nutzer ist der Einzeltermin der Ausgangspunkt. Geben Sie dem Ereignistyp einen Namen, der deutlich macht, worum es sich handelt. Legen Sie die Dauer fest, von 15 Minuten bis zu mehreren Stunden. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die erklärt, worum es bei dem Termin geht.

Ortsoptionen

Legen Sie fest, wo der Termin stattfindet. Zu den Optionen gehören unter anderem: Zoom-Videokonferenz, Google Meet, Microsoft Teams, Telefonanruf, physischer Ort oder ein benutzerdefinierter Ort. Bei Videoanrufen ist Calendly direkt mit dem Dienst integriert und erstellt automatisch ein Meeting. Bei Telefonanrufen können Sie wählen, wer wen anruft.

Fragen hinzufügen

Richten Sie Eingabefelder ein, die Buchende beim Vereinbaren eines Termins ausfüllen müssen. Standardfelder sind Name und E-Mail, Sie können aber eigene Fragen hinzufügen: Telefonnummer, Firmenname, Thema des Termins oder andere relevante Informationen. Das hilft Ihnen, sich auf den Termin vorzubereiten.

Erweiterte Einstellungen

Pufferzeit und Limits

Fügen Sie vor und/oder nach Terminen eine Pufferzeit hinzu. So haben Sie Zeit für Nachbereitung, Anfahrt oder einfach eine kurze Pause. Sie können auch tägliche Limits festlegen, zum Beispiel höchstens drei Termine pro Tag. Diese Einstellungen verhindern überfüllte Tage und schützen Ihre produktive Zeit.

Mindestvorlaufzeit

Legen Sie eine Mindestvorlaufzeit fest. Wenn Sie einstellen, dass Termine mindestens 24 Stunden im Voraus gebucht werden müssen, kann niemand einen Last-Minute-Termin in einer Stunde einplanen. Das gibt Ihnen Zeit zur Vorbereitung und verhindert Überraschungen in Ihrem Kalender.

Erinnerungen und Follow-ups

Calendly kann Buchenden automatisch Erinnerungen schicken: einen Tag vorher, eine Stunde vorher oder zu selbst gewählten Zeitpunkten. Sie können auch automatische Follow-up-E-Mails einrichten, die nach dem Termin verschickt werden. Das senkt die Zahl der No-Shows und verbessert die Kommunikation ohne manuellen Aufwand.

Jeder Calendly-Nutzer hat eine persönliche URL (calendly.com/jouwnaam) mit einer Übersicht aller aktiven Ereignistypen. Teilen Sie diesen Link auf Ihrer Website, in Ihrer E-Mail-Signatur oder schicken Sie ihn direkt an Personen. Diese wählen, welche Terminart sie möchten, und einen verfügbaren Zeitpunkt.

Jeder Ereignistyp hat außerdem einen eigenen Direktlink. Wenn Sie wissen, dass jemand eine bestimmte Terminart braucht, können Sie diesen Direktlink teilen. Das erspart dem Empfänger einen Schritt und führt direkt zur Buchung der richtigen Terminart.

Einbettungsoptionen

Sie können Calendly auch auf Ihrer Website einbetten. Wählen Sie aus verschiedenen Optionen: ein Inline-Widget, ein Pop-up-Widget oder ein Pop-up-Textlink. So bleiben Besucher beim Buchen auf Ihrer Website, was professioneller wirkt als eine Weiterleitung auf eine externe Seite.

Integrationen nutzen

Integrationen für Videoanrufe

Verbinden Sie Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams. Wenn jemand einen Termin bucht, wird automatisch ein Videokonferenz-Link erzeugt und der Bestätigung hinzugefügt. Kein manuelles Anlegen von Meetings mehr; alles ist direkt für den Termin bereit.

CRM und andere Integrationen

Kostenpflichtige Tarife unterstützen Integrationen mit CRM-Systemen wie Salesforce und HubSpot. Termine können automatisch als Kontakte oder Ereignisse angelegt werden. Auch Verbindungen mit Zapier eröffnen Tausende Automatisierungsmöglichkeiten mit anderen Apps und Diensten.

Zahlungsintegrationen

Für Berater und Coaches, die für ihre Zeit bezahlt werden, lässt sich Calendly mit Zahlungsdiensten wie Stripe und PayPal verbinden. Buchende bezahlen direkt beim Einplanen. Keine separaten Rechnungen oder Zahlungserinnerungen nötig; die Zahlung ist Teil des Buchungsprozesses.

Team-Funktionen

Calendly für Teams

Kostenpflichtige Team-Tarife bieten Funktionen für mehrere Nutzer. Erstellen Sie Team-Ereignistypen, bei denen Termine automatisch auf Teammitglieder verteilt werden. Round Robin verteilt Termine gleichmäßig, oder Sie kombinieren die Verfügbarkeit, sodass Buchende aus allen verfügbaren Zeitfenstern des gesamten Teams wählen.

Kollektive Ereignisse

Für Termine, bei denen mehrere Teammitglieder dabei sein müssen, bieten kollektive Ereignisse (Collective Events) die Lösung. Calendly findet automatisch Zeitpunkte, zu denen alle benötigten Personen verfügbar sind. Das ist ideal für Vorstellungsgespräche mit mehreren Interviewern oder Besprechungen mit mehreren Stakeholdern.

Tipps für die effektive Nutzung

Professionell auftreten

Personalisieren Sie Ihre Calendly-Seite mit Ihrem Foto, Logo und Ihren Markenfarben. Schreiben Sie klare Beschreibungen für Ihre Ereignistypen. Eine professionelle Calendly-Seite stärkt Ihr Image und schafft Vertrauen bei Personen, die einen Termin mit Ihnen vereinbaren möchten.

Verfügbarkeit begrenzen

Bieten Sie nicht Ihre ganze Woche als verfügbar an. Halten Sie Zeit frei für konzentriertes Arbeiten, Verwaltung und Unvorhergesehenes. Indem Sie Ihre Verfügbarkeit bewusst begrenzen, schützen Sie Ihre Produktivität und bleiben trotzdem für Termine erreichbar.

Workflows optimieren

Kombinieren Sie Calendly mit anderen Automatisierungen. Schicken Sie nach einem Kennenlerngespräch automatisch relevante Informationen. Fügen Sie neue Kontakte direkt Ihrer Mailingliste hinzu. Mit Zapier oder nativen Integrationen können Sie komplette Workflows rund um den Zeitpunkt eines Termins aufbauen.

Fazit

Calendly verwandelt die Terminplanung von einer zeitraubenden Aufgabe in einen automatisierten Prozess. Indem Sie andere aus Ihren verfügbaren Zeiten wählen lassen, beenden Sie das endlose Hin und Her per E-Mail. Mit Integrationen für Videoanrufe, automatischen Erinnerungen und Zahlungsoptionen ist Calendly eine Komplettlösung für alle, die professionell mit Terminen arbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Ist Calendly kostenlos nutzbar?

Ja, Calendly hat einen kostenlosen Tarif mit Grundfunktionen: ein aktiver Ereignistyp, unbegrenzte Buchungen und Kalenderintegration. Kostenpflichtige Tarife fügen mehrere Ereignistypen, Team-Funktionen, Integrationen und erweiterte Optionen hinzu. Für die individuelle Grundnutzung reicht die kostenlose Version oft aus.

Können andere meinen gesamten Kalender sehen?

Nein, Calendly zeigt nur verfügbare Zeitfenster an. Die Details Ihrer bestehenden Termine und Verpflichtungen sind nicht sichtbar. Buchende sehen nur, wann Sie angegeben haben, verfügbar zu sein, und welche Zeiten nicht durch andere Verpflichtungen belegt sind.

Funktioniert Calendly mit meiner Kalender-App?

Calendly ist mit Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 und iCloud Calendar integriert. Die Integration funktioniert in beide Richtungen: Calendly liest Ihre bestehenden Termine aus und trägt neue Buchungen direkt in Ihren Kalender ein. Eine kombinierte Verfügbarkeit aus mehreren Kalendern ist ebenfalls möglich.

Kann ich über Calendly eine Bezahlung verlangen?

Ja, mit kostenpflichtigen Tarifen können Sie Stripe oder PayPal verbinden. Sie legen einen Preis für Ereignistypen fest, und Buchende bezahlen direkt beim Einplanen. Das ist ideal für Berater, Coaches und andere, die pro Sitzung arbeiten. Die Zahlung muss erfolgt sein, bevor die Buchung bestätigt wird.

Auf der Suche nach einer E-Mail-Adresse? Sehen Sie sich unser Angebot an.