Créer un tableau croisé dynamique dans Excel : analyser des données pour les débutants

Un tableau croisé dynamique peut sembler compliqué, mais c'est en réalité l'une des fonctions les plus puissantes et les plus pratiques d'Excel. Avec un tableau croisé dynamique, vous pouvez rapidement résumer, analyser et comprendre de grandes quantités de données, sans devoir écrire de formules compliquées. Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment créer votre premier tableau croisé dynamique.

Qu'est-ce qu'un tableau croisé dynamique ?

Un tableau croisé dynamique est un tableau interactif qui résume et regroupe vos données. Imaginons que vous disposiez d'une liste de toutes les ventes de l'année écoulée. Avec un tableau croisé dynamique, vous pouvez voir en quelques clics :

  • Le chiffre d'affaires réalisé par chaque vendeur
  • Les produits qui se vendent le mieux
  • Les mois au cours desquels le plus de ventes ont eu lieu
  • Des combinaisons de ces éléments, par exemple quel vendeur a vendu le plus de chaque produit

L'avantage, c'est que vous pouvez consulter les mêmes données de différentes manières, simplement en faisant glisser des éléments et en cliquant. D'où le nom de tableau « croisé dynamique » : vous pouvez en quelque sorte croiser et faire pivoter les données pour obtenir d'autres informations.

Préparation : mettre vos données en forme

Avant de créer un tableau croisé dynamique, vos données doivent remplir quelques conditions. C'est important pour obtenir un bon résultat.

Règle 1 : les colonnes doivent avoir des en-têtes

Chaque colonne doit avoir un en-tête clair dans la première ligne. Par exemple : Date, Vendeur, Produit, Quantité, Montant. Sans en-têtes, Excel ne sait pas comment regrouper les données.

Règle 2 : pas de lignes ni de colonnes vides

Vos données doivent être contiguës. Des lignes ou des colonnes vides au milieu de votre tableau peuvent poser problème. Supprimez-les avant de commencer.

Règle 3 : des données cohérentes

Veillez à ce que les données d'une même colonne soient du même type. Une colonne de montants ne doit contenir que des nombres, pas de texte comme « encore inconnu ». Une colonne de noms doit être orthographiée de façon cohérente : « Jan Jansen » et « J. Jansen » sont considérés comme deux personnes différentes.

Règle 4 : pas de cellules fusionnées

Les cellules fusionnées ne fonctionnent pas bien avec les tableaux croisés dynamiques. Annulez les éventuelles fusions avant de commencer.

Créer un tableau croisé dynamique étape par étape

Créons un tableau croisé dynamique à l'aide d'un exemple pratique. Nous utilisons une liste de ventes avec les colonnes : Date, Vendeur, Région, Produit et Montant.

Étape 1 : sélectionnez vos données

Cliquez n'importe où dans votre tableau de données. Excel sélectionne généralement la bonne plage automatiquement. Vous pouvez aussi sélectionner manuellement toute la plage, ligne d'en-têtes comprise.

Étape 2 : insérez le tableau croisé dynamique

Accédez à l'onglet Insertion dans le ruban, en haut. Cliquez sur Tableau croisé dynamique. Une boîte de dialogue s'affiche.

Étape 3 : choisissez l'emplacement

Excel vous demande où vous souhaitez placer le tableau croisé dynamique :

  • Nouvelle feuille de calcul : le tableau croisé dynamique est placé dans un onglet distinct (recommandé pour les débutants)
  • Feuille de calcul existante : vous choisissez vous-même un emplacement

Choisissez Nouvelle feuille de calcul et cliquez sur OK.

Étape 4 : construisez le tableau croisé dynamique

Vous voyez maintenant une zone de tableau croisé dynamique vide et, à droite, le volet Champs de tableau croisé dynamique. Il contient toutes les colonnes de votre tableau source. C'est maintenant que le vrai travail commence.

Comprendre le volet des champs

Le volet des champs comporte quatre zones vers lesquelles vous pouvez faire glisser des champs :

Filtres

Les champs que vous placez ici deviennent des options de filtre au-dessus du tableau croisé dynamique. Pratique, par exemple, pour n'afficher que les données d'une année donnée.

Colonnes

Les champs placés ici deviennent des en-têtes de colonne dans votre tableau croisé dynamique. Utilisez cette zone pour les catégories que vous souhaitez comparer côte à côte.

Lignes

Les champs placés ici deviennent des étiquettes de ligne. C'est généralement là que vous placez la répartition principale de votre analyse, comme les noms de produits ou de vendeurs.

Valeurs

C'est ici que vous placez les nombres que vous souhaitez analyser, comme les montants de vente ou les quantités. Excel calcule automatiquement les totaux.

Réaliser votre première analyse

Réalisons une analyse simple : le total des ventes par vendeur.

Faire glisser les champs

  1. Faites glisser le champ Vendeur vers la zone Lignes
  2. Faites glisser le champ Montant vers la zone Valeurs

C'est tout. Vous voyez maintenant immédiatement un tableau avec tous les vendeurs et le montant total de leurs ventes. Excel a automatiquement additionné tous les montants par vendeur.

Étendre l'analyse

Vous voulez aussi voir quels produits chaque vendeur a vendus ? Faites glisser le champ Produit vers Lignes, sous Vendeur. Vous voyez maintenant, pour chaque vendeur, une ventilation par produit.

Ajouter des colonnes

Vous voulez voir les ventes par région côte à côte ? Faites glisser Région vers la zone Colonnes. Vous obtenez alors un tableau croisé : les vendeurs en lignes, les régions en colonnes et les montants des ventes dans les cellules.

Personnaliser le tableau croisé dynamique

Un tableau croisé dynamique est entièrement personnalisable. Voici les principales possibilités.

Supprimer des champs

Faites glisser un champ d'une zone vers la liste des champs, ou décochez-le dans la liste en haut.

Modifier l'ordre

Faites glisser les champs vers le haut ou vers le bas au sein d'une zone pour en modifier l'ordre. Lorsqu'il y a plusieurs champs de ligne, l'ordre détermine la hiérarchie.

Modifier le calcul des valeurs

Par défaut, Excel additionne les valeurs avec SOMME. Mais vous pouvez aussi choisir d'autres calculs :

  1. Cliquez sur le champ dans la zone Valeurs
  2. Choisissez Paramètres des champs de valeurs
  3. Sélectionnez un autre calcul : Nombre, Moyenne, Min, Max, etc.

C'est utile si vous voulez savoir, par exemple, combien de transactions ont eu lieu (Nombre) plutôt que le montant total (Somme).

Filtrer et trier

Les tableaux croisés dynamiques offrent de nombreuses possibilités de filtrage et de tri.

Utiliser la zone Filtres

Faites glisser un champ vers Filtres pour obtenir un filtre sous forme de liste déroulante au-dessus du tableau. Vous pouvez ainsi n'afficher que les données de 2024, par exemple, ou uniquement la région Nord.

Filtres de ligne ou de colonne

Cliquez sur la petite flèche à côté d'une étiquette de ligne ou de colonne pour filtrer. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner des éléments précis.

Trier

Cliquez avec le bouton droit sur une valeur et choisissez Trier. Vous pouvez trier du plus grand au plus petit ou inversement. Vous voyez ainsi immédiatement qui est le meilleur vendeur.

Actualiser le tableau croisé dynamique

Lorsque vous ajoutez de nouvelles données à votre tableau source, vous devez actualiser le tableau croisé dynamique :

  1. Cliquez n'importe où dans le tableau croisé dynamique
  2. Accédez à l'onglet Analyse du tableau croisé dynamique
  3. Cliquez sur Actualiser

Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit dans le tableau croisé dynamique et choisir Actualiser.

Attention aux nouvelles lignes

Si vous ajoutez de nouvelles lignes au bas de votre tableau source, il se peut qu'elles se trouvent en dehors de la plage source. Vérifiez-le via Analyse du tableau croisé dynamique - Changer la source de données.

Astuce : transformez vos données sources en tableau Excel (Ctrl+T). La plage s'étend alors automatiquement lorsque vous ajoutez des données.

Mise en forme et présentation

Avec la bonne mise en forme, un tableau croisé dynamique peut avoir un aspect professionnel.

Appliquer des styles

Accédez à l'onglet Création lorsque le tableau croisé dynamique est sélectionné. Vous y trouverez des dizaines de styles prédéfinis. Cliquez sur un style pour l'appliquer immédiatement.

Modifier le format de nombre

Par défaut, les valeurs sont affichées sans mise en forme. Pour ajouter le symbole de l'euro et des séparateurs :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur une valeur du tableau croisé dynamique
  2. Choisissez Format de nombre
  3. Sélectionnez Monétaire ou Nombre avec les options souhaitées

Remplir les cellules vides

Les cellules vides d'un tableau croisé dynamique peuvent prêter à confusion. Via Options du tableau croisé dynamique, vous pouvez faire en sorte que les cellules vides affichent un 0 ou un tiret.

Applications pratiques

Les tableaux croisés dynamiques sont utiles dans de nombreuses situations.

Analyser le budget du ménage

Notez vos dépenses avec la date, la catégorie et le montant. Un tableau croisé dynamique vous montre alors immédiatement combien vous dépensez chaque mois en courses, en énergie ou en loisirs.

Gestion des membres

Dans une association, vous pouvez analyser le nombre de membres par section, la période où les inscriptions sont les plus nombreuses ou les catégories de cotisation les plus populaires.

Analyse des ventes

Pour une petite entreprise, un tableau croisé dynamique est idéal pour voir quels produits se vendent bien, quels clients commandent le plus et comment le chiffre d'affaires évolue d'un mois à l'autre.

Conseils pour les débutants

Conseil 1 : commencez simplement

Commencez avec un ou deux champs, puis étoffez progressivement. Vous comprendrez ainsi mieux ce qui se passe.

Conseil 2 : n'hésitez pas à expérimenter

Vous ne pouvez rien casser. Faites glisser des champs dans un sens et dans l'autre, essayez différentes combinaisons. Les données sources restent toujours inchangées.

Conseil 3 : utilisez le bouton droit de la souris

Le bouton droit de la souris donne accès à de nombreuses options pratiques, comme le filtrage, le tri et les paramètres des champs de valeurs.

Conseil 4 : créez plusieurs tableaux croisés dynamiques

Vous pouvez créer plusieurs tableaux croisés dynamiques à partir des mêmes données sources. Vous pouvez ainsi disposer de différentes analyses côte à côte.

Questions fréquentes

Puis-je créer un tableau croisé dynamique à partir de données réparties sur plusieurs onglets ?

Oui, mais cela nécessite d'utiliser le modèle de données ou Power Pivot, ce qui est plus avancé. Pour les débutants, il est plus simple de regrouper d'abord toutes les données dans un seul onglet. Vous pouvez copier et coller les données, ou utiliser la fonction RECHERCHEV pour combiner des tableaux avant de créer le tableau croisé dynamique.

Pourquoi Excel compte-t-il le texte au lieu de l'additionner (Somme de Texte) ?

Lorsque vous faites glisser un champ texte vers Valeurs, Excel ne peut pas l'additionner. À la place, Excel compte le nombre d'éléments (Nombre de Champ texte). Si vous voulez voir des quantités, c'est exactement ce qu'il vous faut. Si vous voulez additionner des montants, veillez à faire glisser le bon champ numérique vers Valeurs.

Comment actualiser automatiquement le tableau croisé dynamique ?

Accédez à Options du tableau croisé dynamique (bouton droit - Options du tableau croisé dynamique) et cochez Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier. Le tableau croisé dynamique est ainsi toujours à jour lorsque vous ouvrez le fichier. Notez que cela ne fonctionne que si les données sources se trouvent dans le même fichier.

Puis-je créer un graphique à partir de mon tableau croisé dynamique ?

Bien sûr, c'est ce qu'on appelle un graphique croisé dynamique. Cliquez dans le tableau croisé dynamique, accédez à Insertion et choisissez Graphique croisé dynamique. Le graphique est lié au tableau croisé dynamique et s'adapte automatiquement lorsque vous modifiez celui-ci. C'est un moyen efficace de présenter visuellement votre analyse.