Excel-Pivot-Tabelle erstellen - Daten analysieren für Einsteiger

Eine Pivot-Tabelle klingt vielleicht kompliziert, ist aber eigentlich eine der leistungsstärksten und praktischsten Funktionen in Excel. Mit einer Pivot-Tabelle können Sie große Datenmengen schnell zusammenfassen, analysieren und verstehen - ohne komplizierte Formeln schreiben zu müssen. In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie Ihre erste Pivot-Tabelle erstellen.

Was ist eine Pivot-Tabelle?

Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Tabelle, die Ihre Daten zusammenfasst und gruppiert. Angenommen, Sie haben eine Liste mit allen Verkäufen des vergangenen Jahres. Mit einer Pivot-Tabelle sehen Sie mit wenigen Klicks:

  • Wie viel Umsatz jeder Verkäufer erzielt hat
  • Welche Produkte sich am besten verkaufen
  • In welchen Monaten die meisten Verkäufe stattfanden
  • Kombinationen davon, zum Beispiel welcher Verkäufer welches Produkt am häufigsten verkauft hat

Das Schöne daran ist, dass Sie dieselben Daten auf unterschiedliche Weise betrachten können, einfach durch Ziehen und Klicken. Daher auch der Name "Pivot"-Tabelle (vom englischen "to pivot", drehen): Sie können die Daten gewissermaßen drehen, um andere Erkenntnisse zu gewinnen.

Vorbereitung: Ihre Daten vorbereiten

Bevor Sie eine Pivot-Tabelle erstellen, müssen Ihre Daten einige Voraussetzungen erfüllen. Das ist wichtig für ein gutes Ergebnis.

Regel 1: Spalten brauchen Überschriften

Jede Spalte braucht in der ersten Zeile eine eindeutige Überschrift. Zum Beispiel: Datum, Verkäufer, Produkt, Anzahl, Betrag. Ohne Überschriften weiß Excel nicht, wie die Daten gruppiert werden sollen.

Regel 2: Keine leeren Zeilen oder Spalten

Ihre Daten müssen zusammenhängend sein. Leere Zeilen oder Spalten mitten in Ihrer Tabelle können Probleme verursachen. Entfernen Sie diese, bevor Sie beginnen.

Regel 3: Einheitliche Daten

Achten Sie darauf, dass die Daten in derselben Spalte vom selben Typ sind. Eine Spalte mit Beträgen darf nur Zahlen enthalten, keinen Text wie "noch unbekannt". Eine Spalte mit Namen muss einheitlich geschrieben sein - "Jan Jansen" und "J. Jansen" werden als verschiedene Personen betrachtet.

Regel 4: Keine verbundenen Zellen

Verbundene Zellen funktionieren mit Pivot-Tabellen nicht gut. Heben Sie eventuelle Zellverbünde auf, bevor Sie beginnen.

Schritt für Schritt eine Pivot-Tabelle erstellen

Erstellen wir eine Pivot-Tabelle anhand eines praktischen Beispiels. Wir verwenden eine Verkaufsliste mit den Spalten: Datum, Verkäufer, Region, Produkt und Betrag.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Daten aus

Klicken Sie irgendwo in Ihre Datentabelle. Excel markiert meist automatisch den richtigen Bereich. Sie können auch manuell den gesamten Bereich einschließlich der Kopfzeile markieren.

Schritt 2: Pivot-Tabelle einfügen

Gehen Sie im Menüband oben zur Registerkarte Einfügen. Klicken Sie auf PivotTable. Es erscheint ein Dialogfenster.

Schritt 3: Speicherort wählen

Excel fragt, wo Sie die Pivot-Tabelle platzieren möchten:

  • Neues Arbeitsblatt: Die Pivot-Tabelle landet auf einer eigenen Registerkarte (für Einsteiger empfohlen)
  • Vorhandenes Arbeitsblatt: Sie wählen selbst einen Speicherort

Wählen Sie Neues Arbeitsblatt und klicken Sie auf OK.

Schritt 4: Die Pivot-Tabelle aufbauen

Sie sehen jetzt einen leeren Pivot-Tabellenbereich und rechts den Bereich PivotTable-Felder. Hier stehen alle Spalten aus Ihrer Quelltabelle. Jetzt beginnt die eigentliche Arbeit.

Den Feldbereich verstehen

Der Feldbereich hat vier Bereiche, in die Sie Felder ziehen können:

Filter

Felder, die Sie hier ablegen, werden zu Filteroptionen oberhalb der Pivot-Tabelle. Praktisch, um zum Beispiel nur Daten eines bestimmten Jahres anzuzeigen.

Spalten

Felder hier werden zu Spaltenüberschriften in Ihrer Pivot-Tabelle. Verwenden Sie dies für Kategorien, die Sie nebeneinander vergleichen möchten.

Zeilen

Felder hier werden zu Zeilenbeschriftungen. Hier platzieren Sie meist die Hauptgliederung Ihrer Analyse, zum Beispiel Produktnamen oder Namen der Verkäufer.

Werte

Hier platzieren Sie die Zahlen, die Sie analysieren möchten, zum Beispiel Verkaufsbeträge oder Stückzahlen. Excel berechnet automatisch Summen.

Ihre erste Analyse erstellen

Erstellen wir eine einfache Analyse: den Gesamtumsatz pro Verkäufer.

Die Felder ziehen

  1. Ziehen Sie das Feld Verkäufer in den Bereich Zeilen
  2. Ziehen Sie das Feld Betrag in den Bereich Werte

Das ist alles. Sie sehen jetzt sofort eine Tabelle mit allen Verkäufern und ihrem gesamten Verkaufsbetrag. Excel hat automatisch alle Beträge pro Verkäufer addiert.

Die Analyse erweitern

Möchten Sie auch sehen, welche Produkte jeder Verkäufer verkauft hat? Ziehen Sie das Feld Produkt in Zeilen, unterhalb von Verkäufer. Jetzt sehen Sie pro Verkäufer eine Aufschlüsselung nach Produkt.

Spalten hinzufügen

Möchten Sie die Verkäufe pro Region nebeneinander sehen? Ziehen Sie Region in den Bereich Spalten. Jetzt haben Sie eine Kreuztabelle: Verkäufer in den Zeilen, Regionen in den Spalten und die Verkaufsbeträge in den Zellen.

Die Pivot-Tabelle anpassen

Eine Pivot-Tabelle lässt sich vollständig anpassen. Hier sind die wichtigsten Möglichkeiten.

Felder entfernen

Ziehen Sie ein Feld aus einem Bereich zurück in die Feldliste oder entfernen Sie das Häkchen in der Liste oben.

Reihenfolge ändern

Ziehen Sie Felder innerhalb eines Bereichs nach oben oder unten, um die Reihenfolge zu ändern. Bei mehreren Zeilenfeldern bestimmt die Reihenfolge die Hierarchie.

Wertberechnung ändern

Standardmäßig addiert Excel Werte mit SUMME. Sie können aber auch andere Berechnungen wählen:

  1. Klicken Sie auf das Feld im Bereich Werte
  2. Wählen Sie Wertfeldeinstellungen
  3. Wählen Sie eine andere Berechnung: Anzahl, Mittelwert, Min, Max usw.

Das ist praktisch, wenn Sie zum Beispiel wissen möchten, wie viele Transaktionen es gab (Anzahl), statt des Gesamtbetrags (Summe).

Filtern und sortieren

Pivot-Tabellen bieten umfangreiche Filter- und Sortiermöglichkeiten.

Filterbereich verwenden

Ziehen Sie ein Feld in Filter, um oberhalb der Tabelle einen Dropdown-Filter zu erhalten. So können Sie zum Beispiel nur Daten aus 2024 anzeigen oder nur die Region Nord.

Zeilen- oder Spaltenfilter

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben einer Zeilen- oder Spaltenbeschriftung, um zu filtern. Sie können bestimmte Elemente auswählen oder abwählen.

Sortieren

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Wert und wählen Sie Sortieren. Sie können vom größten zum kleinsten Wert sortieren oder umgekehrt. So sehen Sie sofort, wer der beste Verkäufer ist.

Pivot-Tabelle aktualisieren

Wenn Sie Ihrer Quelltabelle neue Daten hinzufügen, müssen Sie die Pivot-Tabelle aktualisieren:

  1. Klicken Sie irgendwo in die Pivot-Tabelle
  2. Gehen Sie zur Registerkarte PivotTable-Analyse
  3. Klicken Sie auf Aktualisieren

Oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Pivot-Tabelle und wählen Sie Aktualisieren.

Achtung bei neuen Zeilen

Wenn Sie unten in Ihrer Quelltabelle neue Zeilen hinzufügen, kann es sein, dass diese außerhalb des Quellbereichs liegen. Prüfen Sie dies über PivotTable-Analyse - Datenquelle ändern.

Tipp: Machen Sie aus Ihren Quelldaten eine Excel-Tabelle (Strg+T). Dann wird der Bereich bei neuen Daten automatisch erweitert.

Formatierung und Präsentation

Mit der richtigen Formatierung kann eine Pivot-Tabelle professionell aussehen.

Formatvorlagen anwenden

Gehen Sie zur Registerkarte Entwurf, wenn die Pivot-Tabelle markiert ist. Hier finden Sie Dutzende vorgefertigte Formatvorlagen. Klicken Sie auf eine Formatvorlage, um sie sofort anzuwenden.

Zahlenformat anpassen

Werte werden standardmäßig ohne Formatierung angezeigt. So fügen Sie Eurozeichen und Tausendertrennzeichen hinzu:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Wert in der Pivot-Tabelle
  2. Wählen Sie Zahlenformat
  3. Wählen Sie Währung oder Zahl mit den gewünschten Optionen

Leere Zellen füllen

Leere Zellen in einer Pivot-Tabelle können verwirrend sein. Über die PivotTable-Optionen können Sie einstellen, dass leere Zellen eine 0 oder einen Strich anzeigen.

Praktische Anwendungen

Pivot-Tabellen sind in vielen Situationen nützlich.

Haushaltsbudget analysieren

Erfassen Sie Ihre Ausgaben mit Datum, Kategorie und Betrag. Eine Pivot-Tabelle zeigt Ihnen dann sofort, wie viel Sie pro Monat für Lebensmittel, Energie oder Freizeit ausgeben.

Mitgliederverwaltung

In einem Verein können Sie analysieren, wie viele Mitglieder es pro Abteilung gibt, wann die meisten Anmeldungen erfolgen oder welche Beitragskategorien am beliebtesten sind.

Verkaufsanalyse

Für ein kleines Unternehmen ist eine Pivot-Tabelle ideal, um zu sehen, welche Produkte gut laufen, welche Kunden am meisten bestellen und wie sich der Umsatz pro Monat entwickelt.

Tipps für Einsteiger

Tipp 1: Fangen Sie einfach an

Beginnen Sie mit einem oder zwei Feldern und bauen Sie langsam auf. So verstehen Sie besser, was passiert.

Tipp 2: Experimentieren Sie ruhig

Sie können nichts kaputt machen. Ziehen Sie Felder hin und her, probieren Sie verschiedene Kombinationen aus. Die Quelldaten bleiben immer unverändert.

Tipp 3: Nutzen Sie die rechte Maustaste

Die rechte Maustaste bietet Zugriff auf viele praktische Optionen wie Filtern, Sortieren und Wertfeldeinstellungen.

Tipp 4: Erstellen Sie mehrere Pivot-Tabellen

Sie können aus denselben Quelldaten mehrere Pivot-Tabellen erstellen. So haben Sie verschiedene Analysen nebeneinander.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich eine Pivot-Tabelle aus Daten in mehreren Arbeitsblättern erstellen?

Ja, dafür brauchen Sie aber das Datenmodell oder Power Pivot, was fortgeschrittener ist. Für Einsteiger ist es einfacher, zunächst alle Daten in einem Arbeitsblatt zusammenzuführen. Sie können Daten kopieren und einfügen oder die Funktion SVERWEIS verwenden, um Tabellen zusammenzuführen, bevor Sie die Pivot-Tabelle erstellen.

Warum zählt Excel Text als Summe von Text?

Wenn Sie ein Textfeld in Werte ziehen, kann Excel es nicht addieren. Stattdessen zählt Excel dann die Anzahl der Einträge (Anzahl von Textfeld). Wenn Sie Anzahlen sehen möchten, ist das genau das, was Sie brauchen. Möchten Sie Beträge addieren, achten Sie darauf, das richtige numerische Feld in Werte zu ziehen.

Wie kann ich die Pivot-Tabelle automatisch aktualisieren lassen?

Gehen Sie zu den PivotTable-Optionen (rechte Maustaste - PivotTable-Optionen) und aktivieren Sie Aktualisieren beim Öffnen der Datei. So ist die Pivot-Tabelle immer aktuell, wenn Sie die Datei öffnen. Beachten Sie, dass dies nur funktioniert, wenn sich die Quelldaten in derselben Datei befinden.

Kann ich aus meiner Pivot-Tabelle ein Diagramm erstellen?

Natürlich, das nennt sich PivotChart. Klicken Sie in die Pivot-Tabelle, gehen Sie zu Einfügen und wählen Sie PivotChart. Das Diagramm ist mit der Pivot-Tabelle verknüpft und passt sich automatisch an, wenn Sie die Pivot-Tabelle ändern. Das ist eine wirkungsvolle Möglichkeit, Ihre Analyse visuell zu präsentieren.