Créer une présentation PowerPoint : conseils pour débutants

Une bonne présentation peut faire toute la différence entre un public captivé et un public qui s'ennuie et détourne le regard. Microsoft PowerPoint est depuis des décennies le logiciel de présentation le plus utilisé, et ce n'est pas un hasard. Il est suffisamment puissant pour les professionnels, tout en restant accessible aux débutants. Dans cet article, vous apprendrez étape par étape comment créer une présentation efficace.

Lancer PowerPoint et commencer

Lorsque vous lancez PowerPoint, plusieurs options s'affichent. Vous pouvez choisir une présentation vierge, un modèle ou un fichier récemment ouvert.

Commencer une nouvelle présentation

Pour votre première présentation, choisissez Nouvelle présentation. Vous voyez alors une seule diapositive avec deux zones de texte : l'une pour le titre et l'autre pour le sous-titre. C'est votre point de départ.

Utiliser un modèle

Les modèles sont des présentations préconçues dans lesquelles il vous suffit d'ajouter votre propre contenu. Ils proposent des designs professionnels avec des couleurs, des polices et des arrière-plans assortis. Pour les débutants, les modèles sont un excellent choix, car ils vous permettent de vous concentrer sur le contenu.

Les éléments de base de PowerPoint

Commençons par découvrir les principaux éléments de l'écran de PowerPoint.

Le ruban

En haut de l'écran se trouve le ruban, avec des onglets tels que Accueil, Insertion, Conception, Transitions et Animations. Chaque onglet regroupe des fonctions apparentées.

Le volet des diapositives

À gauche, vous voyez les miniatures de toutes vos diapositives. Vous pouvez y sélectionner, réorganiser, copier ou supprimer des diapositives.

La zone de travail

Au centre, vous modifiez la diapositive active. Cliquez sur les éléments pour les sélectionner et les modifier.

La zone de notes

En bas, vous pouvez ajouter des notes de l'orateur que vous êtes le seul à voir pendant la présentation. Très pratique comme aide-mémoire.

Ajouter et gérer des diapositives

Une présentation se compose de plusieurs diapositives. Voici comment ajouter et gérer des diapositives.

Ajouter une nouvelle diapositive

Il existe plusieurs méthodes :

  • Cliquez sur Nouvelle diapositive dans l'onglet Accueil
  • Appuyez sur Ctrl+M
  • Faites un clic droit dans le volet des diapositives et choisissez Nouvelle diapositive

Choisir une disposition de diapositive

Lorsque vous ajoutez une nouvelle diapositive, vous pouvez choisir une disposition. PowerPoint propose des dispositions standard telles que :

  • Diapositive de titre : pour le début de votre présentation
  • Titre et contenu : la disposition la plus utilisée
  • Deux contenus : pour des comparaisons ou plusieurs sujets
  • Titre seul : pour les diapositives comportant beaucoup d'images
  • Vide : une liberté totale

Réorganiser les diapositives

Faites glisser les diapositives dans le volet vers une autre position pour modifier leur ordre. Vous pouvez aussi utiliser couper et coller.

Supprimer des diapositives

Sélectionnez une diapositive et appuyez sur Suppr (Delete), ou faites un clic droit et choisissez Supprimer la diapositive.

Ajouter et mettre en forme du texte

Le texte est la base de la plupart des présentations. Apprenez à l'utiliser efficacement.

Saisir du texte

Cliquez dans une zone de texte et commencez à taper. La plupart des dispositions de diapositive comportent des zones de texte prédéfinies pour les titres et les listes à puces.

Mettre en forme le texte

Sélectionnez le texte et utilisez les options de mise en forme de l'onglet Accueil :

  • Modifier la police et la taille
  • Mettre en gras, en italique ou souligner
  • Changer la couleur
  • Choisir l'alignement

Puces

Les listes à puces aident à présenter les informations de manière claire. PowerPoint crée automatiquement des listes à puces dans les zones de contenu. Vous pouvez modifier le type de puce via Accueil - Puces.

Hiérarchie du texte

Utilisez la touche Tab pour créer des sous-niveaux dans les listes à puces. Maj+Tab (Shift+Tab) remonte d'un niveau. Cela vous aide à structurer vos informations.

Ajouter des images et des médias

Les éléments visuels rendent votre présentation plus attrayante et plus facile à comprendre.

Insérer des images

  1. Allez dans Insertion - Images
  2. Choisissez Insérer une image à partir de Cet appareil
  3. Parcourez vos dossiers jusqu'à votre image et cliquez sur Insérer
  4. Ajustez la taille en faisant glisser les coins

Images provenant d'Internet

PowerPoint peut aussi rechercher des images en ligne via Insertion - Images en ligne. Faites toutefois attention aux droits d'auteur si vous partagez la présentation à l'extérieur.

Formes et icônes

Via Insertion - Formes, vous ajoutez des formes géométriques. Les icônes se trouvent sous Insertion - Icônes. Ces éléments sont idéaux pour les diagrammes et les illustrations.

Vidéo et audio

Vous pouvez insérer des vidéos et des extraits sonores via Insertion - Vidéo ou Audio. Cela peut rendre une présentation plus vivante, mais utilisez-les avec modération.

Choisir un design et un thème

Un design cohérent donne un aspect professionnel à votre présentation.

Appliquer un thème

Allez dans l'onglet Conception. Vous y voyez une série de thèmes avec différentes couleurs, polices et arrière-plans. Cliquez sur un thème pour l'appliquer à toutes les diapositives.

Variantes de thème

À droite des thèmes se trouvent les variantes. Ce sont des déclinaisons de couleurs du thème choisi.

Modifier l'arrière-plan

Pour plus de contrôle, faites un clic droit sur une diapositive et choisissez Mettre en forme l'arrière-plan. Vous pouvez y définir une couleur unie, un dégradé, une image ou un motif.

Modifier le masque des diapositives

Pour les utilisateurs avancés : via Affichage - Masque des diapositives, vous pouvez modifier les designs de base. Les modifications effectuées ici s'appliquent à toutes les diapositives qui utilisent ce masque.

Transitions entre les diapositives

Les transitions sont des effets visuels qui s'affichent lors du passage d'une diapositive à l'autre.

Ajouter une transition

  1. Sélectionnez une diapositive dans le volet
  2. Allez dans l'onglet Transitions
  3. Cliquez sur un effet de transition pour l'appliquer
  4. Réglez la durée avec l'option Durée

Appliquer la transition à toutes les diapositives

Cliquez sur Appliquer partout pour utiliser la même transition dans toute la présentation. Cela assure une cohérence.

Conseil sur les transitions

Moins, c'est mieux. Choisissez une ou deux transitions discrètes et utilisez-les de manière cohérente. Un usage excessif des effets détourne l'attention de votre message.

Ajouter des animations

Les animations sont des effets appliqués aux éléments d'une diapositive, comme un texte qui apparaît ou des images qui glissent à l'écran.

Ajouter une animation

  1. Sélectionnez l'élément que vous souhaitez animer
  2. Allez dans l'onglet Animations
  3. Choisissez un effet d'animation
  4. Définissez l'ordre et le minutage via le Volet Animation

Types d'animations

  • Ouverture : l'élément apparaît sur la diapositive
  • Emphase : l'élément attire l'attention alors qu'il est visible
  • Fermeture : l'élément disparaît de la diapositive
  • Trajectoires : l'élément se déplace le long d'un chemin défini

Ordre des animations

Ouvrez le Volet Animation pour gérer l'ordre des animations. Faites glisser les éléments pour modifier l'ordre.

Faire la présentation

Maintenant que votre présentation est prête, voyons comment la présenter.

Lancer le diaporama

  • Appuyez sur F5 pour commencer depuis le début
  • Appuyez sur Maj+F5 (Shift+F5) pour commencer à partir de la diapositive actuelle
  • Ou allez dans Diaporama - À partir du début
  • Cliquez ou appuyez sur Espace/Entrée pour passer à la diapositive suivante
  • Appuyez sur Retour arrière (Backspace) ou P pour revenir à la diapositive précédente
  • Tapez un numéro et appuyez sur Entrée pour aller directement à cette diapositive
  • Appuyez sur Échap (Esc) pour arrêter

Mode Présentateur

Si vous disposez d'un second écran, activez le mode Présentateur via Diaporama - Utiliser le mode Présentateur. Vous voyez alors vos notes, un minuteur et un aperçu de la diapositive suivante, tandis que le public ne voit que la présentation.

Conseils pour des présentations efficaces

Conseil 1 : gardez des diapositives simples

Suivez la règle du 6x6 : 6 puces au maximum par diapositive, 6 mots au maximum par puce. Les diapositives soutiennent votre discours, elles ne sont pas le discours lui-même.

Conseil 2 : utilisez de grandes polices

Au moins 24 points pour le texte principal, 36 points ou plus pour les titres. Ainsi, tout le monde dans la salle peut lire.

Conseil 3 : des couleurs contrastées

Veillez à un contraste suffisant entre le texte et l'arrière-plan. Un texte foncé sur un fond clair fonctionne généralement le mieux.

Conseil 4 : entraînez-vous à l'avance

Répétez votre présentation plusieurs fois. Vous connaîtrez ainsi l'ordre et le rythme, et vous vous sentirez plus sûr de vous.

Conseil 5 : faites une sauvegarde

Enregistrez votre présentation à plusieurs endroits : sur l'ordinateur, sur une clé USB et éventuellement dans le cloud. Les problèmes techniques arrivent toujours au mauvais moment.

Enregistrer et partager

Vous pouvez enregistrer et partager votre présentation de différentes manières.

Enregistrer au format PowerPoint

Appuyez sur Ctrl+S ou allez dans Fichier - Enregistrer. Le format par défaut est .pptx.

Enregistrer au format PDF

Allez dans Fichier - Exporter - Créer un document PDF/XPS. Un PDF peut être ouvert par tout le monde, même sans PowerPoint.

Partager par e-mail ou via le cloud

Via Fichier - Partager, vous pouvez envoyer la présentation par e-mail ou l'enregistrer dans OneDrive pour y accéder en ligne.

Questions fréquentes

Comment faire défiler ma présentation automatiquement ?

Allez dans l'onglet Transitions et, pour chaque diapositive, activez l'option Après avec le nombre de secondes souhaité. La présentation avance alors automatiquement sans que vous ayez à cliquer. C'est pratique pour les bornes d'information ou les présentations en boucle lors d'événements.

Puis-je ouvrir des fichiers PowerPoint sans PowerPoint ?

Oui, il existe des alternatives gratuites. Google Slides peut ouvrir des fichiers PowerPoint via Google Drive. LibreOffice Impress est un logiciel de bureau gratuit qui lit les fichiers .pptx. Vous pouvez aussi utiliser PowerPoint gratuitement en ligne via Office.com avec un compte Microsoft.

Comment créer une présentation qui s'affiche de la même façon sur tous les ordinateurs ?

Utilisez des polices standard présentes sur tous les ordinateurs, comme Arial, Calibri ou Times New Roman. Si vous souhaitez utiliser des polices spéciales, vous pouvez les incorporer via Fichier, Options puis Enregistrement, en cochant Incorporer les polices dans le fichier. Exporter au format PDF est encore plus sûr.

Quelle taille maximale pour un fichier PowerPoint envoyé par e-mail ?

La plupart des fournisseurs de messagerie acceptent les pièces jointes jusqu'à 25 MB. Pour réduire la taille de votre fichier, compressez les images via Fichier, puis Options et ensuite Options avancées, en choisissant une résolution plus basse sous Résolution par défaut. Ou utilisez un service comme WeTransfer pour les fichiers plus volumineux.

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