PowerPoint-Präsentation erstellen: Tipps für Einsteiger

PowerPoint-Präsentation erstellen - Tipps für Einsteiger

Eine gute Präsentation kann den Unterschied ausmachen zwischen einem Publikum, das gebannt zuhört, und einem, das gelangweilt wegschaut. Microsoft PowerPoint ist seit Jahrzehnten das meistgenutzte Programm für Präsentationen, und das aus gutem Grund. Es ist leistungsstark genug für Profis, aber auch für Einsteiger leicht zugänglich. In diesem Artikel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine wirkungsvolle Präsentation erstellen.

PowerPoint starten und loslegen

Wenn Sie PowerPoint starten, sehen Sie verschiedene Optionen. Sie können zwischen leeren Präsentationen, Vorlagen oder zuletzt geöffneten Dateien wählen.

Eine neue Präsentation beginnen

Für Ihre erste Präsentation wählen Sie Leere Präsentation. Sie sehen dann eine einzelne Folie mit zwei Textfeldern: eines für den Titel und eines für den Untertitel. Das ist Ihr Ausgangspunkt.

Eine Vorlage verwenden

Vorlagen sind vorab gestaltete Präsentationen, in die Sie nur noch Ihre eigenen Inhalte einfügen müssen. Sie enthalten professionelle Designs mit passenden Farben, Schriftarten und Hintergründen. Für Einsteiger sind Vorlagen eine ausgezeichnete Wahl, weil Sie sich ganz auf den Inhalt konzentrieren können.

Die Grundelemente von PowerPoint

Sehen wir uns zuerst die wichtigsten Bereiche des PowerPoint-Fensters an.

Das Menüband

Oben finden Sie das Menüband mit Registerkarten wie Start, Einfügen, Entwurf, Übergänge und Animationen. Jede Registerkarte enthält zusammengehörige Funktionen.

Die Folienübersicht

Links sehen Sie Miniaturansichten all Ihrer Folien. Hier können Sie Folien auswählen, neu anordnen, kopieren oder löschen.

Der Arbeitsbereich

In der Mitte bearbeiten Sie die aktive Folie. Klicken Sie auf Elemente, um sie auszuwählen und zu bearbeiten.

Der Notizenbereich

Unten können Sie Sprechernotizen hinzufügen, die während der Präsentation nur Sie sehen. Praktisch als Gedächtnisstütze.

Folien hinzufügen und verwalten

Eine Präsentation besteht aus mehreren Folien. Hier erfahren Sie, wie Sie Folien hinzufügen und verwalten.

Eine neue Folie hinzufügen

Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue Folie
• Drücken Sie Strg+M
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Folienübersicht und wählen Sie Neue Folie

Folienlayouts wählen

Beim Hinzufügen einer neuen Folie können Sie ein Layout auswählen. PowerPoint bietet Standardlayouts wie:

• Titelfolie: für den Anfang Ihrer Präsentation
• Titel und Inhalt: das am häufigsten verwendete Layout
• Zwei Inhalte: für Vergleiche oder mehrere Themen
• Nur Titel: für Folien mit vielen Bildern
• Leer: völlige Freiheit

Folien neu anordnen

Ziehen Sie Folien in der Übersicht an eine andere Position, um die Reihenfolge zu ändern. Alternativ verwenden Sie Ausschneiden und Einfügen.

Folien löschen

Wählen Sie eine Folie aus und drücken Sie Entf, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Folie löschen.

Text hinzufügen und formatieren

Text ist die Grundlage der meisten Präsentationen. Lernen Sie, wie Sie Text wirkungsvoll einsetzen.

Text eingeben

Klicken Sie in ein Textfeld und beginnen Sie zu tippen. Die meisten Folienlayouts haben vordefinierte Textfelder für Titel und Aufzählungen.

Text formatieren

Markieren Sie Text und nutzen Sie die Formatierungsoptionen auf der Registerkarte Start:

• Schriftart und Schriftgröße ändern
• Fett, kursiv oder unterstrichen formatieren
• Farbe anpassen
• Ausrichtung wählen

Aufzählungszeichen

Aufzählungen helfen, Informationen übersichtlich darzustellen. PowerPoint erstellt in Inhaltsfeldern automatisch Aufzählungen. Die Art des Aufzählungszeichens ändern Sie über Start - Aufzählungszeichen.

Texthierarchie

Verwenden Sie die Tab-Taste, um Unterebenen in Aufzählungen zu erstellen. Mit Umschalt+Tab gehen Sie eine Ebene zurück. Das hilft Ihnen, Ihre Informationen zu strukturieren.

Bilder und Medien hinzufügen

Visuelle Elemente machen Ihre Präsentation ansprechender und verständlicher.

Bilder einfügen

1. Gehen Sie zu Einfügen - Bilder
2. Wählen Sie Bild einfügen von Dieses Gerät
3. Navigieren Sie zu Ihrem Bild und klicken Sie auf Einfügen
4. Passen Sie die Größe an, indem Sie an den Ecken ziehen

Bilder aus dem Internet

PowerPoint kann über Einfügen - Onlinebilder auch online nach Bildern suchen. Achten Sie dabei auf das Urheberrecht, wenn Sie die Präsentation extern weitergeben.

Formen und Symbole

Über Einfügen - Formen fügen Sie geometrische Formen hinzu. Symbole finden Sie über Einfügen - Symbole. Diese Elemente eignen sich ideal für Diagramme und Illustrationen.

Video und Audio

Sie können Videos und Audioclips über Einfügen - Video oder Audio einfügen. Das kann eine Präsentation lebendiger machen, setzen Sie es aber sparsam ein.

Design und Thema wählen

Ein einheitliches Design lässt Ihre Präsentation professionell wirken.

Ein Design anwenden

Gehen Sie zur Registerkarte Entwurf. Dort sehen Sie eine Reihe von Designs mit unterschiedlichen Farben, Schriftarten und Hintergründen. Klicken Sie auf ein Design, um es auf alle Folien anzuwenden.

Designvarianten

Rechts neben den Designs finden Sie Varianten. Das sind Farbvariationen des gewählten Designs.

Hintergrund anpassen

Für mehr Kontrolle klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Folie und wählen Hintergrund formatieren. Hier können Sie eine einfarbige Füllung, einen Farbverlauf, ein Bild oder ein Muster einstellen.

Folienmaster bearbeiten

Für Fortgeschrittene: Über Ansicht - Folienmaster können Sie die Grundlayouts anpassen. Änderungen hier gelten für alle Folien, die diesen Master verwenden.

Übergänge zwischen Folien

Übergänge sind visuelle Effekte beim Wechsel zwischen Folien.

Einen Übergang hinzufügen

1. Wählen Sie in der Übersicht eine Folie aus
2. Gehen Sie zur Registerkarte Übergänge
3. Klicken Sie auf einen Übergangseffekt, um ihn anzuwenden
4. Legen Sie die Länge mit der Option Dauer fest

Übergang auf alle Folien anwenden

Klicken Sie auf Auf alle anwenden, um denselben Übergang für die gesamte Präsentation zu verwenden. Das sorgt für Einheitlichkeit.

Tipp zu Übergängen

Weniger ist mehr. Wählen Sie einen oder zwei dezente Übergänge und verwenden Sie diese einheitlich. Übertriebener Einsatz von Effekten lenkt von Ihrer Botschaft ab.

Animationen hinzufügen

Animationen sind Effekte für Elemente innerhalb einer Folie, etwa Text, der erscheint, oder Bilder, die hereingleiten.

Eine Animation hinzufügen

1. Wählen Sie das Element aus, das Sie animieren möchten
2. Gehen Sie zur Registerkarte Animationen
3. Wählen Sie einen Animationseffekt
4. Legen Sie Reihenfolge und Zeitsteuerung über den Animationsbereich fest

Arten von Animationen

• Eingang: Das Element erscheint auf der Folie
• Hervorhebung: Das Element erhält Aufmerksamkeit, während es sichtbar ist
• Beenden: Das Element verschwindet von der Folie
• Animationspfade: Das Element bewegt sich entlang eines bestimmten Pfads

Animationsreihenfolge

Öffnen Sie den Animationsbereich, um die Reihenfolge der Animationen zu verwalten. Ziehen Sie Einträge, um die Reihenfolge zu ändern.

Die Präsentation halten

Jetzt, da Ihre Präsentation fertig ist, erfahren Sie, wie Sie sie vorführen.

Bildschirmpräsentation starten

• Drücken Sie F5, um von Beginn an zu starten
• Drücken Sie Umschalt+F5, um ab der aktuellen Folie zu starten
• Oder gehen Sie zu Bildschirmpräsentation - Von Beginn an

Während der Präsentation navigieren

• Klicken Sie oder drücken Sie die Leertaste/Eingabetaste für die nächste Folie
• Drücken Sie die Rücktaste oder P für die vorherige Folie
• Geben Sie eine Nummer ein und drücken Sie die Eingabetaste, um zu dieser Folie zu springen
• Drücken Sie Esc, um die Präsentation zu beenden

Referentenansicht

Wenn Sie einen zweiten Bildschirm haben, aktivieren Sie die Referentenansicht über Bildschirmpräsentation - Referentenansicht verwenden. Sie sehen dann Ihre Notizen, einen Timer und eine Vorschau der nächsten Folie, während das Publikum nur die Präsentation sieht.

Tipps für wirkungsvolle Präsentationen

Tipp 1: Halten Sie Folien einfach

Befolgen Sie die 6x6-Regel: höchstens 6 Aufzählungspunkte pro Folie, höchstens 6 Wörter pro Punkt. Folien unterstützen Ihre Geschichte, sie sind nicht die Geschichte selbst.

Tipp 2: Verwenden Sie große Schriftgrößen

Mindestens 24 Punkt für den Fließtext, 36 Punkt oder größer für Titel. So kann jeder im Raum mitlesen.

Tipp 3: Kontrastreiche Farben

Sorgen Sie für ausreichenden Kontrast zwischen Text und Hintergrund. Dunkler Text auf hellem Hintergrund funktioniert meist am besten.

Tipp 4: Üben Sie vorher

Gehen Sie Ihre Präsentation mehrmals durch. So kennen Sie Reihenfolge und Timing und fühlen sich sicherer.

Tipp 5: Erstellen Sie ein Backup

Speichern Sie Ihre Präsentation an mehreren Orten: auf dem Computer, auf einem USB-Stick und gegebenenfalls in der Cloud. Technische Probleme kommen immer ungelegen.

Speichern und teilen

Ihre Präsentation können Sie auf verschiedene Arten speichern und teilen.

Als PowerPoint-Datei speichern

Drücken Sie Strg+S oder gehen Sie zu Datei - Speichern. Das Standardformat ist .pptx.

Als PDF speichern

Gehen Sie zu Datei - Exportieren - PDF/XPS-Dokument erstellen. Ein PDF kann jeder öffnen, auch ohne PowerPoint.

Per E-Mail oder Cloud teilen

Über Datei - Freigeben können Sie die Präsentation per E-Mail versenden oder in OneDrive speichern, um online darauf zuzugreifen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lasse ich meine Präsentation automatisch ablaufen?

Gehen Sie zur Registerkarte Übergänge und stellen Sie bei jeder Folie die Option Nach mit der gewünschten Anzahl Sekunden ein. Die Präsentation läuft dann automatisch weiter, ohne dass Sie klicken müssen. Das ist praktisch für Infoterminals oder Endlospräsentationen auf Veranstaltungen.

Kann ich PowerPoint-Dateien ohne PowerPoint öffnen?

Ja, es gibt kostenlose Alternativen. Google Präsentationen kann PowerPoint-Dateien über Google Drive öffnen. LibreOffice Impress ist ein kostenloses Desktop-Programm, das .pptx-Dateien liest. Außerdem können Sie PowerPoint mit einem Microsoft-Konto kostenlos online über Office.com nutzen.

Wie erstelle ich eine Präsentation, die auf jedem Computer gleich aussieht?

Verwenden Sie Standardschriftarten, die auf jedem Computer vorhanden sind, etwa Arial, Calibri oder Times New Roman. Wenn Sie besondere Schriftarten verwenden möchten, können Sie diese über Datei, Optionen und dann Speichern einbetten, indem Sie Schriftarten in der Datei einbetten aktivieren. Noch sicherer ist der Export als PDF.

Wie groß darf eine PowerPoint-Datei für den E-Mail-Versand sein?

Die meisten E-Mail-Anbieter akzeptieren Anhänge bis 25 MB. Um Ihre Datei zu verkleinern, komprimieren Sie Bilder über Datei, anschließend Optionen und dann Erweitert, indem Sie bei Standardauflösung eine niedrigere Auflösung wählen. Oder nutzen Sie für größere Dateien einen Dienst wie WeTransfer.