Eigen e-mailadres met je domeinnaam maken
Wil je een professioneel eigen emailadres met je domeinnaam? Denk aan info@jouwbedrijf.nl in plaats van jouwbedrijf@gmail.com. In dit uitgebreide artikel leggen we stap voor stap uit hoe je een eigen emailadres aanmaakt, welke opties er zijn en waarom het essentieel is voor elk bedrijf. Na het lezen weet je precies hoe je een eigen e-mailadres met je domeinnaam kunt maken.
Waarom een eigen emailadres met je domeinnaam?
Een eigen emailadres met je domeinnaam biedt talloze voordelen ten opzichte van een gratis Gmail, Outlook of Yahoo adres:
| Aspect | Eigen emailadres | Gratis e-mail |
|---|---|---|
| Professionaliteit | info@jouwbedrijf.nl | jouwbedrijf2023@gmail.com |
| Vertrouwen | Hoog: herkenbaar domein | Laag: lijkt op hobby |
| Branding | Elke e-mail is je visitekaartje | Gratis dienst promoot zichzelf |
| Controle | Volledige controle over accounts | Afhankelijk van Google/Microsoft |
| Privacy | Geen advertentie-scanning | E-mails worden gescand voor ads |
| Eigen regels | Zelf spamfilters en limieten instellen | Beperkte configuratie |
Wat heb je nodig voor een eigen emailadres?
Om een eigen emailadres aan te maken heb je twee dingen nodig:
- Een domeinnaam zoals jouwbedrijf.nl of jouwnaam.com
- Een hostingpakket met e-mailfunctionaliteit of een losse e-maildienst
Optie 1: E-mail bij je webhosting (aanbevolen)
De eenvoudigste en voordeligste optie is e-mail bij je webhostingpakket. Bij providers zoals Theory7 krijg je onbeperkte e-mailaccounts inbegrepen bij je hostingpakket. Je hebt alles op een plek: website, e-mail en domein.
Optie 2: Google Workspace
Google Workspace (voorheen G Suite) biedt Gmail met je eigen domeinnaam. Je krijgt de vertrouwde Gmail-interface maar dan met een professioneel adres. De kosten zijn 6 tot 12 euro per gebruiker per maand, wat snel oploopt bij meerdere medewerkers.
Optie 3: Microsoft 365
Microsoft 365 biedt Outlook met je eigen domeinnaam, plus Office-apps zoals Word, Excel en Teams. De kosten beginnen bij 5,60 euro per gebruiker per maand. Dit is een goede keuze als je ook de Office-suite nodig hebt.
Vergelijking van de opties
| Aspect | Webhosting e-mail | Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|---|---|
| Prijs per gebruiker | Inbegrepen | 6 tot 12 euro per maand | 5,60 tot 22 euro per maand |
| Opslag per mailbox | Instelbaar | 30 GB tot onbeperkt | 50 GB tot onbeperkt |
| Webmail | Roundcube | Gmail | Outlook Web |
| Agenda en contacten | Beperkt | Volledig | Volledig |
| Extra apps | Nee | Drive, Docs, Sheets | Word, Excel, Teams |
Eigen emailadres aanmaken: stap voor stap
Stap 1: Registreer een domeinnaam
Als je nog geen domeinnaam hebt, registreer er dan een. Kies een domeinnaam die past bij je bedrijf of naam. Voor Nederlandse bedrijven is een .nl-domein de standaard, aangevuld met een .com voor internationaal bereik. Bij Theory7 kun je direct een domeinnaam registreren.
Stap 2: Kies een hostingpakket met e-mail
Neem een webhostingpakket dat e-mailfunctionaliteit bevat. Let op het aantal e-mailaccounts, de opslagruimte per mailbox en de beschikbaarheid van spamfiltering en webmail.
Stap 3: Maak je e-mailaccounts aan
Log in op je hostingpaneel (bijv. DirectAdmin) en ga naar het e-mailbeheer. Hier maak je je eigen e-mailadressen aan:
- Klik op E-mailaccounts of Email Accounts
- Klik op Account aanmaken
- Vul het gewenste adres in (bijv. "info", "contact", "janneke")
- Kies een sterk wachtwoord
- Stel de mailboxgrootte in
- Klik op Aanmaken
Stap 4: Configureer je e-mailclient
Stel je nieuwe e-mailadres in op je apparaten. Gebruik IMAP voor synchronisatie over meerdere apparaten. De servergegevens zijn doorgaans:
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Inkomende server (IMAP) | mail.jouwdomein.nl |
| Poort inkomend | 993 (SSL) |
| Uitgaande server (SMTP) | mail.jouwdomein.nl |
| Poort uitgaand | 465 (SSL) of 587 (STARTTLS) |
| Gebruikersnaam | Je volledige e-mailadres |
Welke eigen emailadressen moet je aanmaken?
Voor een professionele uitstraling raden we aan om minimaal de volgende adressen aan te maken:
| Adres | Gebruik | Prioriteit |
|---|---|---|
| info@jouwdomein.nl | Algemeen contactadres | Essentieel |
| voornaam@jouwdomein.nl | Persoonlijke zakelijke mail | Essentieel |
| support@jouwdomein.nl | Klantenservice | Aanbevolen |
| facturen@jouwdomein.nl | Financiele correspondentie | Aanbevolen |
| noreply@jouwdomein.nl | Automatische berichten | Optioneel |
Eigen emailadres beveiligen met SPF, DKIM en DMARC
Om ervoor te zorgen dat je e-mails niet als spam worden gemarkeerd en om spoofing te voorkomen, moet je drie DNS-records instellen:
SPF-record
Het SPF-record vertelt ontvangende mailservers welke servers namens jouw domein mogen mailen. Zonder SPF-record kan iedereen e-mails versturen die lijken te komen van jouw domeinnaam.
DKIM-record
DKIM voegt een digitale handtekening toe aan elke e-mail. De ontvanger kan deze handtekening verifieren om te bevestigen dat de e-mail daadwerkelijk van jouw server afkomstig is en niet is gewijzigd onderweg.
DMARC-record
DMARC combineert SPF en DKIM en geeft instructies aan ontvangers wat ze moeten doen met e-mails die niet aan de authenticatie-eisen voldoen: niets doen, in quarantaine plaatsen of weigeren.
Veelgestelde vragen over een eigen emailadres
Hoeveel kost een eigen emailadres?
Bij de meeste webhostingproviders zijn e-mailaccounts inbegrepen in het hostingpakket. Je betaalt dus alleen voor je hosting en domeinnaam, niet apart voor je e-mailadressen. Bij Theory7 krijg je onbeperkte e-mailaccounts bij elk hostingpakket.
Kan ik mijn Gmail-mail doorsturen naar mijn eigen emailadres?
Ja, dat kan. In Gmail ga je naar Instellingen, Doorsturen en POP/IMAP en stel je een doorstuuradres in. Je kunt ook in je eigen e-mailaccount een alias instellen zodat je vanuit Gmail kunt versturen met je eigen domeinnaam als afzender.
Wat als ik geen website heb maar wel een eigen emailadres wil?
Je hebt niet per se een website nodig. Je kunt een domeinnaam registreren en alleen e-maildiensten afnemen. Sommige providers bieden losse e-mailpakketten aan. Bij webhostingpakketten is e-mail standaard inbegrepen, dus je kunt het hostingpakket gebruiken voor e-mail zelfs als je nog geen website hebt gebouwd.
Verlies ik mijn e-mails als ik van provider wissel?
Nee, mits je de migratie correct uitvoert. Kopieer je e-mails via IMAP naar je nieuwe provider voordat je de DNS-records wijzigt. Je e-mailadres zelf (bijv. info@jouwdomein.nl) blijft hetzelfde; alleen de server erachter verandert.
Tips voor professioneel e-mailgebruik
- Stel een professionele handtekening in met je naam, functie, bedrijfsnaam en contactgegevens
- Gebruik een SSL-verbinding bij het ophalen en verzenden van e-mail
- Maak regelmatig back-ups van je mailbox, vooral van belangrijke correspondentie
- Gebruik sterke wachtwoorden en wijzig ze periodiek
- Train medewerkers in het herkennen van phishing en social engineering
- Stel autoresponders in voor vakanties en afwezigheid
Een eigen emailadres met je domeinnaam is een van de eenvoudigste manieren om professioneler over te komen en meer vertrouwen te wekken bij klanten en relaties. Het aanmaken is eenvoudig en de kosten zijn laag, vooral als je e-mail combineert met je webhostingpakket.
Klaar om je eigen professionele e-mailadres aan te maken? Bij Theory7 kun je in enkele minuten onbeperkte e-mailaccounts aanmaken bij je eigen domeinnaam. Met uitgebreide spamfiltering, webmail-toegang en eenvoudige configuratie heb je alles wat je nodig hebt voor professionele e-mailcommunicatie.
Eigen emailadres voor verschillende doeleinden
Een eigen emailadres is niet alleen voor bedrijven. Er zijn diverse doeleinden waarvoor een professioneel e-mailadres met eigen domein waardevol is.
Voor freelancers en zzp-ers
Als freelancer of zzp-er maak je een veel betere indruk met een eigen emailadres. Stel je voor dat je een offerte stuurt vanaf jan.jansen@gmail.com versus jan@jansenmedia.nl. Het eigen domein straalt professionaliteit en betrouwbaarheid uit en laat zien dat je serieus bent over je vak.
Voor verenigingen en stichtingen
Verenigingen en stichtingen profiteren ook van eigen e-mailadressen. Met adressen als bestuur@tennisclub.nl, ledenadministratie@tennisclub.nl en penningmeester@tennisclub.nl is de communicatie overzichtelijk georganiseerd en ziet de vereniging er professioneel uit naar leden en sponsors.
Voor persoonlijk gebruik
Zelfs voor persoonlijk gebruik kan een eigen emailadres aantrekkelijk zijn. Met een eigen domeinnaam ben je niet gebonden aan een specifieke e-maildienst. Als je wilt overstappen van Gmail naar een andere dienst, hoef je niet al je contacten te informeren over een nieuw adres. Je eigen domein verhuist gewoon mee.
Eigen emailadres beheren en organiseren
Mappenstructuur opzetten
Een goede mappenstructuur helpt je om je e-mails georganiseerd te houden. Maak mappen aan voor verschillende projecten, klanten of categorieen. Stel filterregels in die binnenkomende e-mails automatisch in de juiste map plaatsen op basis van afzender of onderwerp. Dit bespaart je dagelijks veel tijd bij het sorteren van je inbox.
Autoresponder instellen
Een autoresponder stuurt automatisch een bevestiging naar iedereen die je mailt. Dit is nuttig als afwezigheidsbericht tijdens vakanties maar ook als ontvangstbevestiging bij een algemeen adres als info@. Stel een duidelijk bericht in met de verwachte reactietijd en alternatieve contactmogelijkheden voor dringende zaken.
Spamfiltering optimaliseren
Met een eigen emailadres heb je meer controle over spamfiltering. Configureer SpamAssassin via je hostingpaneel en stel aanvullende filterregels in. Markeer spam consequent zodat het Bayesiaanse filter leert. Bij een goede hostingprovider krijg je ook DKIM en SPF standaard geconfigureerd zodat je eigen e-mails niet als spam worden gemarkeerd bij ontvangers.
Migreren van gratis e-mail naar eigen emailadres
Als je al een gratis e-mailadres gebruikt en wilt overstappen naar een eigen domein, volg dan deze stappen voor een soepele overgang:
- Registreer je domeinnaam en neem een hostingpakket
- Maak je nieuwe e-mailaccounts aan via het hostingpaneel
- Stel email forwarding in op je oude adres naar je nieuwe adres zodat je niets mist tijdens de overgangsperiode
- Update je e-mailadres bij belangrijke diensten zoals je bank, overheid en veelgebruikte websites
- Informeer je contacten over je nieuwe adres via een automatisch bericht of mailing
- Houd je oude adres nog minimaal zes maanden actief met forwarding als vangnet
De overstap naar een eigen emailadres is een investering die zich direct terugbetaalt in een professionelere uitstraling en meer controle over je digitale identiteit. Begin vandaag nog en ervaar zelf het verschil.
Veelgestelde vragen over een eigen emailadres
Hoe snel kan ik een eigen emailadres gebruiken?
Als je al een domeinnaam en hostingpakket hebt, kun je binnen vijf minuten een eigen emailadres aanmaken en gebruiken. Het aanmaken van het account in DirectAdmin duurt slechts een minuut. Vervolgens stel je het adres in op je telefoon en computer met de servergegevens uit je hostingpaneel. Binnen een kwartier ben je volledig operationeel met je nieuwe professionele e-mailadres.
Eigen Emailadres: Professionele Configuratie
Na het aanmaken van je eigen emailadres met een domeinnaam zijn er diverse configuraties die je e-mailcommunicatie naar een professioneel niveau tillen.
E-mailhandtekening instellen
Een professionele e-mailhandtekening versterkt je merkidentiteit bij elk bericht dat je verstuurt. Neem je volledige naam, functietitel, bedrijfsnaam, telefoonnummer en websitelink op. Houd de handtekening beknopt en vermijd te veel afbeeldingen die de berichtgrootte vergroten. Gebruik een consistent ontwerp voor alle medewerkers zodat de bedrijfsidentiteit uniform is in alle communicatie.
Aliassen en distributelijsten
Met een eigen emailadres kun je aliassen aanmaken die allemaal naar dezelfde mailbox verwijzen. Maak een alias voor info@, contact@, facturen@ en support@ die allemaal binnenkomen bij de juiste persoon of afdeling. Distributelijsten sturen berichten door naar meerdere ontvangers tegelijk, ideaal voor teamcommunicatie. Bijvoorbeeld sales@jouwbedrijf.nl stuurt naar alle verkoopmedewerkers.
Vergelijking e-mailtypen
| Type | Voorbeeld | Gebruik | Kosten |
|---|---|---|---|
| Persoonlijke mailbox | jan@bedrijf.nl | Individueel gebruik | Per mailbox |
| Alias | info@ naar jan@ | Meerdere adressen, een inbox | Gratis |
| Distributelijst | team@ naar meerdere | Groepscommunicatie | Gratis |
| Gedeelde mailbox | support@ gedeeld | Teamwerk op een inbox | Soms extra |
Eigen Emailadres: Beveiliging en Betrouwbaarheid
De beveiliging van je eigen emailadres is cruciaal voor de bescherming van je bedrijfscommunicatie en klantgegevens.
DNS-records voor e-mailbeveiliging
Stel de drie essentiële DNS-records in voor betrouwbare e-mailaflevering. SPF specificeert welke servers namens jouw domein mogen mailen. DKIM voegt een cryptografische handtekening toe die de echtheid van je berichten bewijst. DMARC combineert beide en vertelt ontvangende servers wat ze moeten doen met berichten die niet door de verificatie komen. Zonder deze records belanden je e-mails sneller in de spamfolder van ontvangers.
Sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie
Gebruik voor elk e-mailaccount een uniek, sterk wachtwoord van minimaal 12 tekens. Schakel tweefactorauthenticatie (2FA) in als je e-mailprovider dit ondersteunt. Met 2FA is een gestolen wachtwoord niet voldoende om toegang te krijgen tot je e-mail. Gebruik een authenticator-app in plaats van SMS voor de veiligste vorm van 2FA. Train ook je medewerkers in het herkennen van phishing-e-mails die proberen inloggegevens te stelen.
Lees meer over e-mail instellen op je apparaten in ons artikel over email instellen op Android.
Eigen Emailadres: Veelgestelde Vragen en Praktische Tips
Bij het aanmaken en beheren van een eigen emailadres komen veel dezelfde vragen naar voren. Hieronder beantwoorden we de belangrijkste vragen met praktische tips.
Hoeveel e-mailadressen heb ik nodig?
Het aantal benodigde e-mailadressen hangt af van je bedrijfsgrootte en structuur. Een eenmanszaak heeft minimaal twee adressen nodig: een persoonlijk adres en een algemeen info-adres. Voor een bedrijf met meerdere medewerkers heb je een adres per persoon plus gedeelde adressen voor afdelingen. Gebruik aliassen in plaats van aparte mailboxen waar mogelijk, want aliassen zijn gratis en vereisen geen extra opslagruimte.
Wat als ik mijn wachtwoord vergeet?
Bij een eigen domeinnaam e-mail kun je het wachtwoord altijd resetten via je hostingpaneel. Log in op DirectAdmin of cPanel en navigeer naar e-mailbeheer. Selecteer het betreffende account en stel een nieuw wachtwoord in. Gebruik een wachtwoordmanager om al je wachtwoorden veilig op te slaan en te voorkomen dat je ze vergeet. Populaire opties zijn Bitwarden, 1Password en KeePass.
Praktische tips voor je zakelijke e-mail
- Gebruik een consistent naamformaat voor alle medewerkers, bijvoorbeeld voornaam@bedrijf.nl of v.achternaam@bedrijf.nl
- Stel een professionele handtekening in met je naam, functie, telefoonnummer en websitelink
- Configureer automatische antwoorden voor vakanties en afwezigheid om afzenders te informeren
- Maak regelmatige backups van belangrijke e-mailcorrespondentie
- Verwijder oud personeel direct uit het e-mailsysteem en stel een doorverwijzing in naar een collega
- Monitor je opslaggebruik per mailbox en ruim tijdig oude berichten op
Eigen Emailadres: Samenvatting en Essentiële Stappen
Een professioneel eigen emailadres met je domeinnaam is een van de belangrijkste investeringen voor je zakelijke uitstraling. Hier vatten we de essentiële stappen samen.
Van registratie tot dagelijks gebruik in vijf stappen
Stap een: registreer een domeinnaam die past bij je bedrijf en activiteiten. Stap twee: kies een hostingpakket met e-mailondersteuning of een standalone e-mailhosting oplossing. Stap drie: configureer de DNS-records correct, inclusief MX, SPF, DKIM en DMARC voor betrouwbare e-mailaflevering. Stap vier: maak je e-mailaccounts aan en stel ze in op al je apparaten via IMAP voor synchronisatie. Stap vijf: configureer een professionele handtekening, stel spamfilters in en maak backupregels aan.
Beste praktijken voor dagelijks gebruik
Voor een optimale e-mailervaring volg je deze dagelijkse best practices. Verwerk e-mails op vaste momenten in plaats van continu, dit verhoogt je productiviteit. Gebruik mappen en labels om je inbox georganiseerd te houden. Archiveer afgehandelde berichten in plaats van ze in je inbox te laten staan. Stel automatische antwoorden in bij afwezigheid zodat afzenders weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Controleer regelmatig je spamfolder op fout-positieven en train je spamfilter door berichten correct te markeren. Met deze gewoonten haal je het maximale uit je professionele e-mailcommunicatie.
Eigen Emailadres: Professionele Communicatierichtlijnen
Een eigen emailadres met je domeinnaam is slechts het begin van professionele e-mailcommunicatie. Stel een consistente e-mailhandtekening in voor alle medewerkers met bedrijfsnaam, functietitel, telefoonnummer en websitelink. Gebruik categorisatie om inkomende berichten automatisch te sorteren op prioriteit en onderwerp. Stel automatische antwoorden in voor perioden van afwezigheid zodat afzenders weten wanneer ze een reactie kunnen verwachten. Maak gebruik van distributielijsten voor teamcommunicatie zodat berichten naar info, support of sales automatisch bij de juiste medewerkers terechtkomen.
E-mailbeveiliging en authenticatie
Bescherm je eigen emailadres tegen misbruik door SPF, DKIM en DMARC correct te configureren. SPF bepaalt welke servers namens jouw domein e-mail mogen versturen. DKIM voegt een digitale handtekening toe aan uitgaande berichten. DMARC combineert beide en specificeert wat er moet gebeuren met berichten die niet aan de authenticatie voldoen. Deze drie protocollen samen beschermen je reputatie en zorgen ervoor dat je berichten betrouwbaar worden afgeleverd.
Kostenefficient beheer van meerdere e-mailadressen
Wanneer je bedrijf groeit, groeit ook het aantal e-mailadressen dat je moet beheren. Gebruik aliassen voor generieke adressen zoals info en contact die naar een bestaande mailbox doorverwijzen. Stel catch-all in om berichten naar niet-bestaande adressen op te vangen en zo potentiele klantcommunicatie niet te missen. Evalueer regelmatig welke e-mailadressen actief worden gebruikt en verwijder ongebruikte accounts om je overzicht en beveiliging te behouden.
Wil je weten of een domeinnaam nog beschikbaar is? Gebruik onze gratis domeinnaam checker om dit direct te controleren.
