Créer des règles de messagerie : trier vos e-mails

Que sont les règles et les filtres de messagerie ?

Les règles de messagerie, aussi appelées filtres, sont des instructions automatiques que votre logiciel de messagerie exécute à l'arrivée de nouveaux messages. Vous pouvez configurer le déplacement automatique des e-mails de certains expéditeurs vers un dossier, l'ajout d'un libellé, le marquage comme lu, voire leur suppression. En utilisant intelligemment les règles, vous gagnez du temps chaque jour et gardez une boîte de réception claire sans devoir trier à la main.

Les avantages du tri automatique

Configurer des règles de messagerie présente plusieurs avantages qui augmentent votre productivité et réduisent le stress.

Gain de temps

Chaque seconde passée à trier vos e-mails à la main s'additionne. Si vous recevez cinquante e-mails par jour et que chaque e-mail vous prend cinq secondes à trier, vous perdez plus de quatre minutes par jour à cette tâche. Cela représente plus de 25 heures par an rien que pour trier des e-mails.

Garder une vue d'ensemble

En triant automatiquement vos e-mails, votre boîte de réception reste propre et claire. Les newsletters partent dans un dossier séparé, les e-mails internes reçoivent un libellé et les messages importants de clients ou de votre manager ressortent immédiatement.

Ne rien manquer

Avec des règles, vous pouvez marquer automatiquement les e-mails importants ou les déplacer vers un dossier prioritaire. Vous risquez ainsi moins qu'un e-mail crucial soit noyé dans le flux quotidien.

Créer des règles dans Gmail

Gmail utilise le terme « filtres » pour les règles de messagerie. Créer des filtres est simple et flexible.

Méthode 1 : à partir d'un e-mail existant

Ouvrez un e-mail pour lequel vous voulez créer une règle. Cliquez sur les trois points en haut à droite du message. Sélectionnez « Filtrer les messages similaires ». Gmail affiche alors une fenêtre de recherche avec l'adresse e-mail déjà remplie. Vous pouvez ajouter d'autres critères comme l'objet ou des mots du message. Cliquez sur « Créer un filtre ». Choisissez ce qui doit arriver aux e-mails correspondants : appliquer un libellé, archiver, transférer, marquer comme important, etc. Cliquez de nouveau sur « Créer un filtre » pour confirmer.

Méthode 2 : via les paramètres

Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et sélectionnez « Voir tous les paramètres ». Allez dans l'onglet « Filtres et adresses bloquées ». Cliquez sur « Créer un filtre ». Saisissez les critères sur lesquels vous voulez filtrer. Cliquez sur « Créer un filtre » et sélectionnez les actions. Confirmez en cliquant de nouveau sur « Créer un filtre ».

Critères de filtre dans Gmail

Gmail propose plusieurs critères de filtrage :

• De : filtrer sur l'adresse e-mail ou le nom de l'expéditeur
• À : filtrer sur l'adresse du destinataire (pratique si vous avez plusieurs adresses e-mail)
• Objet : filtrer sur des mots de la ligne d'objet
• Contient les mots : filtrer sur le contenu du message
• Ne contient pas : exclure certains mots
• Taille : filtrer sur la taille du fichier
• Contenant une pièce jointe : filtrer les e-mails avec pièces jointes

Actions disponibles dans Gmail

Après avoir défini les critères, vous pouvez choisir parmi plusieurs actions :

• Ignorer la boîte de réception (archiver)
• Marquer comme lu
• Activer le suivi (ajouter une étoile)
• Appliquer le libellé
• Transférer vers une autre adresse
• Supprimer
• Ne jamais envoyer dans le dossier Spam
• Toujours/ne jamais marquer comme important
• Appliquer également le filtre aux e-mails existants

Créer des règles dans Outlook

Outlook offre de nombreuses possibilités pour les règles de messagerie, avec dans certains cas plus d'options que Gmail.

Outlook Desktop (Windows)

Cliquez sur « Fichier », puis sur « Gérer les règles et les alertes ». Cliquez sur « Nouvelle règle ». Vous pouvez partir d'un modèle ou recommencer de zéro. Sélectionnez les conditions que les e-mails doivent remplir. Choisissez l'action à exécuter. Ajoutez éventuellement des exceptions. Donnez un nom à la règle et cliquez sur « Terminer ».

Méthode rapide via le clic droit

Faites un clic droit sur un e-mail dans votre boîte de réception. Sélectionnez « Règles », puis « Créer une règle ». Outlook affiche une boîte de dialogue simplifiée dans laquelle vous pouvez rapidement configurer une règle selon l'expéditeur, l'objet ou le destinataire de l'e-mail. Pour plus d'options, cliquez sur « Options avancées ».

Outlook Web (Office 365)

Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée et cherchez « Règles » dans les paramètres. Cliquez sur « Ajouter une nouvelle règle ». Donnez un nom à votre règle. Définissez une condition (par ex. « De » est égal à une adresse e-mail précise). Choisissez une action (par ex. « Déplacer vers » un dossier précis). Cliquez sur « Enregistrer ».

Actions disponibles dans Outlook

Outlook propose un large éventail d'actions :

• Déplacer vers un dossier
• Copier dans un dossier
• Supprimer
• Transférer à une personne ou en tant que pièce jointe
• Rediriger vers une autre adresse
• Répondre avec un modèle spécifique
• Marquer pour suivi
• Classer avec une catégorie de couleur
• Jouer un son
• Afficher une alerte sur le Bureau

Exemples pratiques de règles de messagerie

Voici quelques règles courantes que vous pouvez appliquer tout de suite.

Ajouter automatiquement un libellé aux newsletters

Créez une règle pour les e-mails qui contiennent « se désabonner » ou « unsubscribe » dans le corps du message. Ces e-mails sont presque toujours des newsletters. Attribuez-leur automatiquement le libellé « Newsletters » et ignorez la boîte de réception, pour qu'ils soient archivés directement.

Marquer les e-mails de votre manager

Créez une règle pour les e-mails provenant de l'adresse de votre manager. Marquez-les automatiquement comme importants et ajoutez une étoile. Ainsi, ils n'échappent jamais à votre attention parmi les autres messages.

Trier les e-mails liés à un projet

Filtrez les e-mails qui contiennent certains noms ou codes de projet dans l'objet ou dans le corps du message. Déplacez-les automatiquement vers le dossier du projet correspondant ou attribuez-leur le bon libellé.

Gérer les notifications des outils

Les notifications automatiques d'outils comme Jira, GitHub, Slack ou de logiciels de gestion de projet peuvent inonder votre boîte de réception. Créez une règle par outil pour déplacer ces e-mails vers des dossiers séparés ou les archiver automatiquement.

Garder les e-mails en copie à part

Les e-mails dans lesquels vous êtes en CC sont souvent envoyés pour information et ne demandent pas d'action immédiate. Filtrez les e-mails dans lesquels vous ne figurez pas dans le champ « À » et donnez-leur une priorité basse ou déplacez-les vers un dossier « CC ».

Conseils avancés pour les règles de messagerie

Avec ces techniques avancées, vous tirez encore plus de vos filtres et de vos règles.

Combinez plusieurs critères

Vous n'êtes pas limité à un seul critère par règle. Combinez par exemple l'expéditeur ET l'objet pour filtrer des e-mails très précis. Dans Gmail, vous pouvez utiliser des opérateurs de recherche comme « OR » pour regrouper plusieurs expéditeurs dans un seul filtre.

Utilisez des caractères génériques et des opérateurs

Dans Gmail, vous pouvez utiliser des opérateurs de recherche dans les filtres. Par exemple, « from:@example.nl » capte tous les e-mails provenant d'adresses qui se terminent par @example.nl. C'est pratique pour filtrer tous les e-mails d'une organisation, quel que soit l'expéditeur.

L'ordre des règles dans Outlook

Dans Outlook, les règles sont exécutées dans l'ordre. Si un e-mail remplit la première règle, les règles suivantes peuvent être ignorées (sauf si vous désactivez « Arrêter de traiter plus de règles »). Réfléchissez bien à l'ordre de vos règles pour un fonctionnement optimal.

Testez vos règles

Après avoir créé une règle, il est judicieux de tester si elle fonctionne correctement. Envoyez-vous un e-mail de test qui remplit les critères et vérifiez que la bonne action est exécutée.

Gérer et entretenir vos règles

Avec le temps, des règles peuvent devenir obsolètes ou entrer en conflit. Un entretien régulier est important.

Évaluez régulièrement

Passez en revue vos règles existantes chaque trimestre. Supprimez les règles liées à des projets terminés ou à des expéditeurs avec qui vous n'avez plus de contact. Votre système de règles reste ainsi efficace.

Documentez les règles complexes

Si vous avez beaucoup de règles ou utilisez des combinaisons complexes, pensez à les documenter quelque part. Vous saurez ainsi plus tard exactement pourquoi une règle existe et ce qu'elle fait.

Pour résumer

Les règles et filtres de messagerie sont des outils puissants pour garder votre boîte de réception sous contrôle. En filtrant intelligemment sur l'expéditeur, l'objet ou le contenu, vous pouvez trier, étiqueter, archiver ou supprimer vos e-mails automatiquement. Commencez par quelques règles simples pour vos e-mails les plus fréquents et élargissez progressivement à mesure que vous comprenez mieux votre flux d'e-mails. Le temps investi dans de bonnes règles est rentabilisé chaque jour en temps gagné et en clarté.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre une règle et un filtre ?

Les deux termes sont utilisés indifféremment. Gmail parle de « filtres », Outlook de « règles ». Les deux font la même chose : exécuter automatiquement des actions sur les e-mails entrants qui remplissent certains critères.

Puis-je aussi appliquer des règles aux e-mails déjà présents dans ma boîte de réception ?

Oui, lorsque vous créez un filtre dans Gmail, vous pouvez cocher « Appliquer également le filtre aux conversations correspondantes ». Dans Outlook, vous pouvez choisir, lors de la création d'une règle, de l'exécuter immédiatement sur le dossier actuel.

Combien de règles de messagerie puis-je créer ?

Gmail autorise 1000 filtres au maximum, ce qui est largement suffisant pour la plupart des utilisateurs. Outlook n'a pas de maximum strict, mais trop de règles peuvent nuire aux performances. Restez clair avec 20 à 50 règles.

Mes règles fonctionnent-elles aussi sur mon téléphone ?

Les règles de Gmail et d'Outlook.com sont exécutées côté serveur : elles fonctionnent donc quel que soit l'appareil que vous utilisez. Les règles créées uniquement dans Outlook Desktop ne fonctionnent que si cet ordinateur est allumé et qu'Outlook est ouvert.