In Roundcube können Sie mehrere Identitäten einrichten, um E-Mails von verschiedenen Adressen zu versenden, jeweils mit einer eigenen Signatur. Das ist unverzichtbar für alle, die mehrere E-Mail-Adressen verwalten oder professionell auftreten möchten. In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie Identitäten und Signaturen konfigurieren.

Was sind Identitäten in Roundcube?

Eine Identität in Roundcube legt fest, wie Ihre E-Mail versendet wird:

  • Anzeigename - Der Name, den Empfänger sehen (z. B. "Jan de Vries")
  • E-Mail-Adresse - Die Absenderadresse
  • Organisation - Optional Firma/Organisation
  • Antwortadresse - Wohin Antworten gehen
  • BCC - Automatische Kopie an eine Adresse
  • Signatur - Text unter jeder E-Mail

Sie können mehrere Identitäten haben und pro E-Mail wählen, welche Sie verwenden.

Warum mehrere Identitäten verwenden?

Geschäftlich vs. privat

Verschiedene Rollen

Abteilungen innerhalb eines Unternehmens

  • Ein Postfach, mehrere Absenderadressen pro Abteilung

Identität in Roundcube hinzufügen

Schritt 1: Einstellungen öffnen

  1. Melden Sie sich bei Roundcube Webmail an
  2. Klicken Sie auf "Einstellungen" (Zahnrad-Symbol, oben rechts)
  3. Wählen Sie im linken Menü "Identitäten"

Schritt 2: Neue Identität anlegen

  1. Klicken Sie auf das "+"-Symbol oder auf "Hinzufügen"
  2. Füllen Sie die Felder aus:

Anzeigename (Pflichtfeld) Der Name, den Empfänger sehen. Zum Beispiel:

  • Jan de Vries
  • Jan de Vries | Theory7 Support
  • Theory7 Verkoop

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld) Die Absenderadresse. Achtung: Sie können nur Adressen verwenden, die Ihr Hosting-Anbieter zulässt. Sie können nicht einfach eine gmail.com-Adresse eintragen.

Organisation (optional) Ihr Firmenname. Erscheint in manchen E-Mail-Programmen neben Ihrem Namen.

Antwortadresse (optional) Wenn Antworten an eine andere Adresse als die Absenderadresse gehen sollen. Praktisch für:

  • Newsletter: von noreply@ versenden, auf support@ empfangen
  • Gemeinsam genutzte Postfächer

BCC (optional) Automatisch eine Kopie an diese Adresse senden. Nützlich für:

  • Die eigene Ablage führen
  • CRM-Systeme, die E-Mails speichern

Schritt 3: Identität speichern

Klicken Sie auf "Speichern", um die Identität zu sichern.

Signatur einrichten

Eine professionelle Signatur enthält Ihre Kontaktdaten und gegebenenfalls rechtliche Hinweise (Disclaimer).

Einfache Signatur (Nur-Text)

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Identitäten
  2. Wählen Sie die Identität aus
  3. Scrollen Sie zu "Signatur"
  4. Geben Sie Ihre Signatur ein, zum Beispiel:
Met vriendelijke groet,

Jan de Vries
Theory7 Support

T: 020 123 4567
E: jan@theory7.net
W: www.theory7.net
  1. Klicken Sie auf "Speichern"

HTML-Signatur (mit Formatierung)

Für eine optisch ansprechendere Signatur:

  1. Aktivieren Sie "HTML-Signatur"
  2. Nutzen Sie die Formatierungswerkzeuge für:
    • Fett, kursiv, unterstrichen
    • Farbe
    • Links
    • Eventuell ein Bild/Logo

Beispiel für eine HTML-Signatur:

Mit freundlichen Grüßen,

Jan de Vries Support Specialist | Theory7 📞 020 123 4567 📧 jan@theory7.net 🌐 www.theory7.net

Logo zur Signatur hinzufügen

  1. Laden Sie Ihr Logo irgendwo online hoch (z. B. auf Ihre Website)
  2. Klicken Sie im HTML-Signatureditor auf "Bild einfügen"
  3. Geben Sie die URL Ihres Logos ein
  4. Legen Sie die Breite fest (max. 200px empfohlen)

Achtung: Bilder in Signaturen können:

  • Von Empfängern blockiert werden
  • Ihre E-Mail größer machen
  • Bei übermäßiger Verwendung als Spam eingestuft werden

Eine textbasierte Signatur ist oft professioneller und zuverlässiger.

Signatur-Einstellungen

Automatisch einfügen

Gehen Sie zu Einstellungen → Nachrichten erstellen:

"Signatur automatisch einfügen

  • Bei neuen Nachrichten: Ja (empfohlen)
  • Bei Antworten: Nach Wahl
  • Bei Weiterleitungen: Nach Wahl

"Signatur platzieren

  • Unter dem zitierten Text (Standard)
  • Über dem zitierten Text (empfohlen für geschäftliche E-Mails)

Trennlinie

Roundcube kann automatisch "-- " (zwei Bindestriche, Leerzeichen) über Ihrer Signatur einfügen. Das ist der Standard-Signaturtrenner für E-Mails, den E-Mail-Programme erkennen.

Gehen Sie zu Einstellungen → Nachrichten erstellen → "Standard-Signaturtrenner hinzufügen"

Identität beim Verfassen auswählen

Wenn Sie mehrere Identitäten haben:

  1. Klicken Sie auf "Verfassen"
  2. Oben sehen Sie ein Aufklappmenü bei "Von:"
  3. Wählen Sie die gewünschte Identität aus
  4. Die zugehörige Signatur wird automatisch eingefügt

Best Practices für Signaturen

Fassen Sie sich kurz

Maximal 5-6 Zeilen. Niemand liest eine Signatur mit 20 Zeilen.

Gut:

Jan de Vries
Theory7 | 020 123 4567
www.theory7.net

Zu viel:

Met vriendelijke groet en een fijne dag gewenst,

Jan de Vries
Support Specialist Grade 3
Theory7 B.V.
Afdeling Customer Success
Hoofdstraat 123
1234 AB Amsterdam
Nederland
Europa
Planeet Aarde

Telefoon: +31 (0)20 123 4567
Fax: +31 (0)20 123 4568
Mobiel: +31 (0)6 123 45 678
E-mail: jan@theory7.net
Website: www.theory7.net
LinkedIn: linkedin.com/in/jdevries
Twitter: @jdevries
[logo]
[banner]
Disclaimer: Deze e-mail is vertrouwelijk...

Wesentliche Informationen

Was mindestens enthalten sein sollte:

  • Ihr Name
  • Ihre Funktion (geschäftlich)
  • Telefonnummer
  • Eventuell Website

Gesetzliche Anforderungen

Bei geschäftlichen E-Mails in den Niederlanden muss Ihre Signatur Folgendes enthalten:

  • Firmenname
  • KvK-Nummer (Handelsregisternummer)
  • Niederlassungsort

Vermeiden Sie

  • Zitate und Sprüche (unprofessionell)
  • Übermäßig viele Farben (wirkt unruhig)
  • Große Bilder (langsames Laden, Spam-Risiko)
  • Social-Media-Symbole (ablenkend, veraltet)
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Probleme lösen

Identität wird nicht akzeptiert

Problem: Sie können keine neue E-Mail-Adresse als Identität hinzufügen.

Ursache: Ihr Hosting-Anbieter erlaubt nur das Versenden von Adressen, die Ihnen tatsächlich gehören.

Lösung: Legen Sie zuerst die E-Mail-Adresse in Ihrem Hosting-Control-Panel an und fügen Sie sie erst danach als Identität in Roundcube hinzu.

Signatur erscheint nicht

Problem: Ihre Signatur wird nicht automatisch eingefügt.

Prüfen:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Nachrichten erstellen
  2. Prüfen Sie, ob "Signatur automatisch einfügen" eingeschaltet ist
  3. Prüfen Sie, ob die richtige Identität eine Signatur hat

HTML-Signatur sieht falsch aus

Problem: Die Formatierung verschwindet oder sieht bei Empfängern anders aus.

Ursache: Nicht alle E-Mail-Programme unterstützen HTML gleich gut.

Lösung: Halten Sie das HTML einfach. Verwenden Sie nur:

  • Fett und kursiv
  • Einfache Farben
  • Kleine Bilder

Vermeiden Sie:

  • Komplexe Tabellen
  • Spezielle Schriftarten
  • Hintergrundfarben

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Identitäten kann ich anlegen? Das hängt von Ihrem Hosting-Anbieter ab. Die meisten erlauben unbegrenzt viele, aber Sie können nur von Adressen versenden, die Ihnen gehören.

Kann ich eine Gmail-Adresse als Identität verwenden? Nur wenn Ihr Hosting-Anbieter dies zulässt (meistens nicht). Die meisten Server blockieren dies, um Spam zu verhindern.

Wird meine Signatur bei der Nachrichtengröße mitgezählt? Ja, eine große Signatur mit Bildern macht Ihre E-Mail größer. Halten Sie sie kompakt.

Kann ich eine andere Signatur für Antworten verwenden? Standardmäßig nicht in Roundcube. Sie können aber die Einfügeposition der Signatur anpassen oder sie manuell bearbeiten.

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