Qu'est-ce que Todoist et pourquoi l'utiliser ?

Todoist est l'une des applications de gestion des tâches les plus populaires au monde, avec plus de 30 millions d'utilisateurs. Cette application puissante mais facile à prendre en main vous aide à organiser clairement toutes vos tâches, vos projets et vos objectifs. Professionnel très occupé, étudiant qui jongle avec de nombreuses échéances ou simplement personne qui veut reprendre le contrôle de ses to-do du quotidien : Todoist offre la solution idéale.

L'application est disponible sur presque toutes les plateformes : Windows, Mac, iOS, Android, et en extension de navigateur. Vos tâches sont donc accessibles partout et à tout moment, synchronisées automatiquement entre tous vos appareils. La version gratuite offre déjà de nombreuses possibilités, tandis que la version Pro ajoute des fonctions supplémentaires pour les utilisateurs avancés.

Bien démarrer avec Todoist

Créer un compte

Commencer avec Todoist est simple. Rendez-vous sur todoist.com et créez un compte gratuit avec votre adresse e-mail, votre compte Google ou votre identifiant Apple. Après l'inscription, vous pouvez utiliser tout de suite l'application web ou télécharger les applications pour votre téléphone et votre ordinateur. L'interface est intuitive et vous pouvez ajouter vos premières tâches en quelques minutes.

Comprendre l'interface

Lorsque vous ouvrez Todoist, vous voyez à gauche un menu de navigation avec les sections principales. « Boîte de réception » est l'endroit où arrivent par défaut les nouvelles tâches. « Aujourd'hui » affiche toutes les tâches prévues pour aujourd'hui. « À venir » donne un aperçu de la semaine à venir. En dessous, vous trouvez vos projets, que vous pouvez créer et organiser vous-même.

Ajouter et gérer des tâches

Créer votre première tâche

Cliquez sur le bouton plus rouge ou appuyez sur « q » pour ajouter rapidement une tâche. Saisissez le nom de la tâche et appuyez sur Entrée. Mais Todoist sait faire bien plus que stocker de simples tâches. Vous pouvez utiliser directement dans le nom de la tâche la reconnaissance intelligente des dates. Saisissez par exemple « Faire les courses demain à 14:00 » et Todoist reconnaît automatiquement la date et l'heure.

Définir des priorités

Toutes les tâches n'ont pas la même importance. Todoist utilise quatre niveaux de priorité, indiqués par des drapeaux de couleur. La priorité 1 (rouge) est la plus urgente, la priorité 4 (sans couleur) la moins urgente. Pour ajouter une priorité, saisissez p1, p2, p3 ou p4 dans le nom de la tâche, ou cliquez sur l'icône du drapeau lorsque vous modifiez une tâche. Les tâches de priorité plus élevée apparaissent en haut de vos listes.

Échéances et rappels

Une gestion des tâches efficace repose sur les échéances. Pour chaque tâche, vous pouvez définir une date d'échéance. Todoist comprend le langage naturel, vous pouvez donc saisir « tous les lundis », « dans 3 jours », « dernier vendredi du mois » ou des dates précises. Pour les tâches à ne pas oublier, vous pouvez définir des rappels qui vous préviennent par notification push ou par e-mail.

Projets et organisation

Créer des projets

Pour les objectifs ou les thèmes plus larges, créez des projets. Cliquez sur « Ajouter un projet » dans le menu de gauche. Donnez un nom au projet et choisissez éventuellement une couleur pour le repérer visuellement. Vous pouvez aussi imbriquer des projets dans d'autres projets pour mieux vous organiser. Par exemple, un projet principal « Travail » avec des sous-projets pour différents clients ou services.

Utiliser les sections

Dans un projet, vous pouvez créer des sections pour regrouper des tâches. C'est pratique, par exemple, pour les phases d'un projet ou les catégories d'un thème. Cliquez sur « Ajouter une section » dans un projet et donnez-lui un nom. Faites glisser les tâches dans la bonne section ou ajoutez-les directement.

Les étiquettes pour plus de flexibilité

En plus des projets, vous pouvez utiliser des étiquettes pour créer des liens transversaux. Une tâche ne peut appartenir qu'à un seul projet, mais elle peut avoir plusieurs étiquettes. Créez des étiquettes pour des contextes comme @maison, @bureau, @téléphone, ou pour des niveaux d'énergie comme @facile ou @concentration. Filtrez ensuite par étiquette pour voir exactement les tâches adaptées à votre situation.

Fonctions avancées

Filtres et vues

La fonction de filtre de Todoist est puissante. Créez des vues personnalisées en combinant plusieurs critères. Par exemple : toutes les tâches de priorité 1 qui arrivent à échéance cette semaine, ou toutes les tâches avec l'étiquette @bureau dans le projet Travail. La syntaxe des filtres est documentée en détail et offre des possibilités infinies pour voir exactement ce dont vous avez besoin.

Tâches récurrentes

Pour les tâches de routine, les échéances récurrentes sont indispensables. Saisissez « tous les jours », « tous les jours ouvrés », « toutes les 2 semaines le lundi » ou même « tous les 3e jeudis du mois ». Lorsque vous cochez une tâche récurrente, l'échéance suivante est définie automatiquement. Idéal pour les rapports hebdomadaires, l'administratif mensuel ou les habitudes quotidiennes.

Collaborer avec d'autres personnes

Todoist facilite la collaboration. Partagez un projet avec des collègues, des membres de votre famille ou des amis. Attribuez des tâches à des personnes précises, ajoutez des commentaires pour donner du contexte et suivez l'avancement. Toutes les personnes qui ont accès au projet partagé voient les mêmes tâches et les mêmes mises à jour en temps réel.

Conseils pour une utilisation efficace

La revue quotidienne

Prenez chaque matin cinq minutes pour consulter votre vue « Aujourd'hui ». Les tâches sont-elles réalistes ? Faut-il déplacer ou prioriser quelque chose ? Cette courte revue vous permet de commencer la journée concentré et de ne pas être surpris par des échéances oubliées.

La planification hebdomadaire

Prévoyez chaque semaine un moment pour anticiper. Consultez la vue « À venir » et vos projets. Ajoutez des tâches pour la semaine suivante, évaluez l'avancement de vos projets et ajustez les priorités si nécessaire. Cette habitude garde votre système à jour et fiable.

Karma et motivation

Todoist propose un élément de gamification appelé Karma. Vous gagnez des points en terminant des tâches et en maintenant des séries. Même si c'est facultatif, beaucoup d'utilisateurs trouvent motivant de voir leur score de productivité augmenter et d'atteindre leurs objectifs.

Intégrations et extensions

Todoist s'intègre à des centaines d'autres applications et services. Connectez-le à votre Google Agenda pour voir vos tâches sous forme d'événements. Reliez-le à Slack pour créer des tâches à partir de messages. Utilisez l'extension de navigateur pour enregistrer des sites web en tant que tâches. Les possibilités sont quasiment infinies et font de Todoist le point central de votre système de productivité.

Todoist et l'e-mail

Une fonction pratique consiste à transférer des e-mails vers Todoist. Chaque projet possède une adresse e-mail unique. Transférez un e-mail à cette adresse et il devient automatiquement une tâche, avec le contenu de l'e-mail en commentaire. Parfait pour traiter les actions à mener qui arrivent dans votre boîte de réception.

Conclusion

Todoist est un excellent choix pour toute personne qui veut reprendre le contrôle de ses tâches et de ses projets. Son mélange de simplicité et de puissance le rend adapté aussi bien aux débutants qu'aux utilisateurs avancés. Commencez par les bases, ajoutez des tâches, organisez-les en projets et explorez progressivement les fonctions plus avancées. Avec une utilisation régulière, Todoist devient votre second cerveau fiable pour tout ce que vous devez retenir et faire.

Questions fréquentes

Todoist est-il gratuit ?

Oui, Todoist propose une version gratuite avec des fonctions de base complètes. Vous pouvez avoir jusqu'à 5 projets actifs et gérer des tâches avec des échéances, des priorités et des étiquettes. La version Pro (4 euro par mois) ajoute les rappels, les filtres et davantage de projets.

Puis-je utiliser Todoist sur plusieurs appareils ?

Tout à fait. Todoist se synchronise automatiquement entre tous vos appareils. Vous pouvez utiliser l'application sur iPhone, Android, Windows, Mac et dans n'importe quel navigateur web. Les modifications sont synchronisées immédiatement, vous avez donc partout accès à votre liste de tâches à jour.

Comment fonctionnent les tâches récurrentes dans Todoist ?

Lorsque vous créez une tâche, saisissez un modèle de répétition comme « tous les jours », « tous les lundis » ou « toutes les 2 semaines ». Todoist le reconnaît automatiquement. Lorsque vous cochez la tâche, l'échéance suivante est définie automatiquement selon ce modèle.

Puis-je collaborer avec d'autres personnes dans Todoist ?

Oui, vous pouvez partager des projets avec d'autres personnes. Invitez des membres de votre équipe par e-mail, attribuez des tâches à des personnes précises et ajoutez des commentaires. Tous les participants voient les mises à jour en temps réel, ce qui facilite la collaboration sur les projets.

Vous cherchez une adresse e-mail ? Voir notre offre.