Qu'est-ce que Microsoft Teams et pourquoi est-il si répandu au travail ?

Microsoft Teams est la plateforme de communication et de collaboration de Microsoft, intégrée à Microsoft 365. Plus de 300 millions de personnes utilisent Teams chaque jour pour discuter, passer des appels vidéo, partager des fichiers et collaborer. Sa forte intégration avec les autres produits Microsoft comme Word, Excel et SharePoint le rend particulièrement populaire auprès des entreprises qui utilisent déjà Microsoft.

Teams réunit dans une seule application les fonctions d'une application de messagerie instantanée, d'un outil de visioconférence et d'une plateforme de gestion de projet. Pour beaucoup de salariés, Teams est devenu l'endroit central où se retrouve toute leur communication professionnelle.

Installer Teams et se connecter

Microsoft Teams est disponible sur ordinateur, sur smartphone et dans le navigateur web. Vous avez besoin d'un compte Microsoft pour utiliser Teams.

Installer l'application de bureau

  1. Rendez-vous sur microsoft.com/teams/download
  2. Cliquez sur « Télécharger Teams »
  3. Ouvrez le fichier d'installation téléchargé
  4. L'installation démarre automatiquement
  5. Connectez-vous avec votre compte professionnel ou scolaire

Installer l'application mobile

  1. Ouvrez l'App Store (iPhone) ou le Play Store (Android)
  2. Recherchez « Microsoft Teams »
  3. Installez l'application
  4. Ouvrez Teams et connectez-vous avec votre compte Microsoft

Utiliser Teams dans le navigateur

Vous pouvez aussi utiliser Teams sans rien installer :

  1. Rendez-vous sur teams.microsoft.com
  2. Connectez-vous avec votre compte Microsoft
  3. Cliquez sur « Continuer sur ce navigateur » ou « Ouvrir Teams »

Découvrir l'interface de Teams

Teams dispose d'une interface claire avec la barre de navigation sur la gauche.

Éléments principaux

  • Activité : toutes les notifications et mentions
  • Conversation : discussions individuelles et de groupe
  • Équipes : vos canaux d'équipe et espaces de collaboration
  • Calendrier : votre agenda avec les réunions
  • Appels : appels téléphoniques et vidéo
  • Fichiers : documents partagés

La différence entre Conversation et Équipes

C'est une distinction importante :

  • Conversation (chat) : pour des échanges rapides et informels avec un ou plusieurs collègues. Comparable à WhatsApp ou aux SMS.
  • Équipes : des espaces de collaboration structurés avec des canaux pour différents sujets, y compris des fichiers et des applications partagés.

Discuter dans Microsoft Teams

La fonction de chat est idéale pour communiquer rapidement avec vos collègues.

Démarrer une nouvelle conversation

  1. Cliquez sur « Conversation » dans la navigation à gauche
  2. Cliquez sur l'icône « Nouvelle conversation » (crayon avec un carré)
  3. Saisissez le nom ou l'adresse e-mail de votre collègue
  4. Sélectionnez la bonne personne parmi les suggestions
  5. Saisissez votre message et appuyez sur Entrée

Créer une conversation de groupe

  1. Démarrez une nouvelle conversation
  2. Ajoutez plusieurs noms dans le champ « À »
  3. Cliquez sur la petite flèche pour ajouter un nom de groupe
  4. Commencez à discuter

Mettre en forme les messages

Teams offre de nombreuses options de mise en forme :

  1. Cliquez sur l'icône de mise en forme (A avec un pinceau) sous la zone de texte
  2. Utilisez la barre d'outils pour le gras, l'italique, les listes à puces, etc.
  3. Ajoutez des tableaux, des liens ou des extraits de code
  4. Marquez les messages comme importants avec le point d'exclamation

Réactions et réponses

Vous pouvez réagir aux messages de plusieurs façons :

  • Réaction emoji : survolez un message et cliquez sur un emoji
  • Répondre : cliquez sur « Répondre » pour démarrer un fil de discussion
  • Citer : sélectionnez du texte, faites un clic droit et choisissez « Citer »

Travailler avec les équipes et les canaux

Les équipes et les canaux constituent la base d'une collaboration structurée.

Une équipe est un groupe

Une « équipe » dans Microsoft Teams est un ensemble de personnes qui travaillent ensemble, par exemple :

  • Votre service (Marketing, Ventes, IT)
  • Un groupe projet
  • Un groupe de travail sur un sujet précis

Les canaux au sein des équipes

Chaque équipe dispose de canaux pour des sujets spécifiques :

  • Général : canal par défaut pour la communication générale
  • Canaux de projet : par exemple « Refonte du site web » ou « Rapport annuel 2024 »
  • Canaux thématiques : comme « Questions » ou « Actualités »

Publier des messages dans un canal

  1. Sélectionnez l'équipe souhaitée dans la navigation
  2. Cliquez sur le canal dans lequel vous voulez publier
  3. Cliquez sur « Démarrer une conversation » ou « Nouvelle conversation »
  4. Saisissez votre message
  5. Ajoutez éventuellement un objet via la barre de mise en forme
  6. Cliquez sur « Envoyer » (petite flèche)

Utiliser les @mentions

Faites en sorte que les bonnes personnes voient votre message :

  • @nom : mentionnez un collègue précis
  • @nomdelequipe : notifiez toute l'équipe
  • @nomducanal : notifiez tous les membres du canal
  • @Général : message à tous les membres de l'équipe

Partager des fichiers et collaborer

Teams permet de partager et de modifier des documents à plusieurs en toute simplicité.

Partager un fichier dans une conversation

  1. Cliquez sur l'icône trombone dans la zone de message
  2. Choisissez « Charger à partir de mon ordinateur »
  3. Sélectionnez le fichier
  4. Ajoutez un message et envoyez

Les fichiers dans les canaux

Chaque canal possède son propre onglet « Fichiers » où les documents partagés sont stockés :

  1. Accédez à un canal
  2. Cliquez sur « Fichiers » en haut
  3. Chargez des fichiers via « Charger »
  4. Ou cliquez sur « Nouveau » pour créer un document Word, Excel ou PowerPoint

Travailler à plusieurs sur des documents

  1. Cliquez sur un document partagé
  2. Il s'ouvre directement dans Teams
  3. Plusieurs personnes peuvent le modifier en même temps
  4. Les modifications sont enregistrées automatiquement
  5. Utilisez la conversation sur le côté pour vous concerter

Réunions vidéo et appels

Teams offre de nombreuses possibilités pour les réunions en ligne.

Lancer un appel vidéo depuis une conversation

  1. Ouvrez une conversation avec un collègue
  2. Cliquez sur l'icône de caméra en haut à droite
  3. L'appel démarre immédiatement

Planifier une réunion

  1. Cliquez sur « Calendrier » dans la navigation
  2. Cliquez sur « Nouvelle réunion »
  3. Ajoutez un titre, les participants et l'heure
  4. Choisissez éventuellement un canal Teams
  5. Cliquez sur « Envoyer »

Réunion maintenant

Lancez immédiatement une réunion dans un canal :

  1. Accédez au canal
  2. Cliquez sur l'icône de caméra « Réunion maintenant »
  3. Donnez un nom à la réunion
  4. Cliquez sur « Rejoindre maintenant »

Fonctions de chat pratiques

Teams propose plusieurs fonctions qui rendent la communication plus efficace.

Enregistrer des messages

  1. Survolez un message
  2. Cliquez sur les trois points
  3. Sélectionnez « Enregistrer ce message »
  4. Retrouvez les messages enregistrés via votre photo de profil > « Enregistré »

Modifier ou supprimer des messages

  1. Survolez votre propre message
  2. Cliquez sur les trois points
  3. Choisissez « Modifier » ou « Supprimer »

Définir votre statut

Indiquez à vos collègues si vous êtes disponible :

  1. Cliquez sur votre photo de profil
  2. Cliquez sur votre statut actuel
  3. Choisissez Disponible, Occupé, Ne pas déranger, etc.
  4. Définissez éventuellement un message de statut

Rechercher des messages

  1. Utilisez la barre de recherche en haut (Ctrl/Cmd + E)
  2. Saisissez votre terme de recherche
  3. Filtrez sur Messages, Personnes ou Fichiers
  4. Utilisez des filtres comme De, Dans, Avec pièce jointe

Gérer les notifications

Évitez les distractions en paramétrant intelligemment vos notifications.

Modifier les paramètres de notification

  1. Cliquez sur les trois points à côté de votre photo de profil
  2. Accédez à « Paramètres »
  3. Sélectionnez « Notifications »
  4. Ajustez les paramètres pour les conversations, les mentions et les réunions

Désactiver les notifications d'une conversation

  1. Faites un clic droit sur la conversation
  2. Sélectionnez « Désactiver les notifications »
  3. Vous ne recevez plus de notifications de cette conversation

Définir un temps de concentration

  1. Passez votre statut sur « Ne pas déranger »
  2. Vous ne recevez que les notifications de vos contacts prioritaires

Microsoft Teams est une plateforme complète pour la communication professionnelle. En maîtrisant les fonctions de chat et en les combinant avec les canaux et les réunions, vous collaborez plus efficacement avec vos collègues.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre Conversation et Équipes ?

Le chat (« Conversation ») sert aux échanges informels et rapides avec des collègues précis, comparable à WhatsApp. Les équipes sont des espaces de collaboration structurés avec des canaux pour différents sujets, y compris des fichiers partagés et l'intégration avec d'autres applications. Utilisez le chat pour les questions courtes et les équipes pour le travail de projet.

Puis-je utiliser Microsoft Teams gratuitement ?

Oui, il existe une version gratuite de Microsoft Teams avec des fonctions de base comme le chat illimité, les appels vidéo jusqu'à 60 minutes et 5 Go de stockage cloud. La version complète avec toutes les fonctions fait partie des abonnements Microsoft 365 dont disposent déjà de nombreuses entreprises.

Comment savoir si quelqu'un a lu mon message ?

Dans les conversations individuelles, Teams affiche des confirmations de lecture. Une petite photo de profil apparaît sous votre message lorsque l'autre personne l'a lu. Cela ne fonctionne pas dans les conversations de groupe et les canaux. Vous pouvez désactiver les confirmations de lecture dans vos paramètres de confidentialité.

Puis-je utiliser Teams sans Microsoft 365 ?

Oui, vous pouvez utiliser la version gratuite de Teams avec un compte Microsoft personnel. Vous pouvez aussi être invité en tant qu'invité dans l'environnement Teams d'une autre entreprise sans avoir vous-même d'abonnement.

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