Partager des fichiers avec ses collègues en toute sécurité

L'importance de partager ses fichiers en toute sécurité

En télétravail, vous partagez régulièrement des fichiers avec vos collègues. Documents, présentations, feuilles de calcul : tout circule sur Internet. Mais toutes les méthodes de partage de fichiers ne se valent pas en matière de sécurité. Ce guide vous explique comment partager vos fichiers en toute sécurité avec vos collègues et quels outils conviennent le mieux pour cela.

Les risques d'un partage de fichiers non sécurisé

Avant d'aborder les méthodes sûres, il est utile de comprendre les risques d'un partage non sécurisé.

Fuites de données

Les fichiers partagés par des canaux non sécurisés peuvent être interceptés. Des informations sensibles de l'entreprise, des données clients ou des rapports financiers peuvent tomber entre de mauvaises mains. Cela peut entraîner une atteinte à la réputation, des amendes et une perte de confiance des clients.

Logiciels malveillants et virus

Les fichiers provenant de sources inconnues peuvent contenir des logiciels malveillants. En partageant des fichiers via des plateformes non sécurisées, vous risquez de propager des logiciels malveillants au sein de votre organisation.

Perte de contrôle

Lorsque vous partagez des fichiers via des comptes e-mail personnels ou des services cloud grand public, vous perdez le contrôle sur les personnes qui y ont accès et sur ce qu'il advient des fichiers.

Utiliser un stockage cloud professionnel

La façon la plus sûre de partager des fichiers est de passer par un stockage cloud professionnel géré par votre organisation.

Microsoft OneDrive et SharePoint

Si votre organisation utilise Microsoft 365, OneDrive et SharePoint sont les outils tout désignés pour partager des fichiers :

• OneDrive : votre espace de stockage professionnel personnel, idéal pour vos propres documents
• SharePoint : documents d'équipe et de service, espaces de travail partagés

Les fichiers stockés sur ces plateformes sont automatiquement chiffrés et relèvent de la politique de sécurité de votre organisation.

Partager depuis OneDrive

Pour partager un fichier en toute sécurité depuis OneDrive :

1. Faites un clic droit sur le fichier
2. Choisissez Partager
3. Sélectionnez les personnes avec qui vous voulez partager (des personnes précises, votre organisation ou toute personne disposant du lien)
4. Choisissez si les destinataires peuvent modifier ou seulement consulter le fichier
5. Facultatif : définissez une date d'expiration pour le lien de partage
6. Envoyez l'invitation ou copiez le lien

Google Drive

Pour les organisations qui utilisent Google Workspace, Google Drive est l'outil standard. Le partage fonctionne de façon similaire :

1. Faites un clic droit sur le fichier et choisissez Partager
2. Ajoutez les adresses e-mail des personnes avec qui vous voulez partager
3. Choisissez le niveau d'accès : Lecteur, Commentateur ou Éditeur
4. Cliquez sur Envoyer

Partager des fichiers par e-mail

L'e-mail est souvent le premier choix pour envoyer des fichiers, mais il y a des points importants à surveiller.

Quand utiliser l'e-mail

L'e-mail convient aux petits fichiers qui ne sont pas extrêmement sensibles. La plupart des systèmes de messagerie professionnels chiffrent le trafic, mais les destinataires peuvent tout de même transférer ou enregistrer les pièces jointes.

Les limites de l'e-mail

L'e-mail présente des limites importantes pour le partage de fichiers :

• La taille des fichiers est limitée (souvent 25 Mo ou moins)
• Aucun contrôle sur ce que les destinataires font de la pièce jointe
• Les versions deviennent confuses quand il existe plusieurs copies
• Il est difficile de retirer l'accès

Alternatives pour les pièces jointes volumineuses

Au lieu d'envoyer de gros fichiers en pièce jointe, mieux vaut envoyer un lien de partage depuis OneDrive ou Google Drive. La plupart des clients de messagerie le proposent automatiquement lorsque vous essayez de joindre un fichier volumineux.

Partager en toute sécurité avec des personnes externes

Partager avec des collègues au sein de votre organisation est une chose, mais comment partager en toute sécurité avec des personnes externes, comme des clients ou des fournisseurs ?

Utilisateurs invités

Microsoft 365 comme Google Workspace prennent en charge les utilisateurs invités. Vous pouvez inviter des personnes externes à consulter des fichiers ou des dossiers précis sans qu'elles aient accès à l'ensemble de votre organisation.

Liens sécurisés

Lorsque vous partagez avec des personnes externes, vous pouvez définir des options de sécurité supplémentaires :

• Mot de passe : accès uniquement avec le bon mot de passe
• Date d'expiration : le lien ne fonctionne que jusqu'à une date donnée
• Bloquer le téléchargement : les destinataires peuvent seulement consulter, pas télécharger
• Lecture seule : aucun droit de modification

Transfert de fichiers sécurisé

Pour les documents très sensibles, il est possible d'utiliser des services spécialisés de transfert de fichiers sécurisé. Votre service informatique peut vous conseiller sur les solutions disponibles au sein de votre organisation.

Collaborer sur des documents partagés

Le stockage cloud moderne offre plus que le simple partage : vous pouvez aussi travailler ensemble en même temps.

Collaboration en temps réel

Dans Microsoft 365 et Google Workspace, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps dans le même document. Vous voyez le curseur des autres et les modifications s'affichent immédiatement. Cela met fin au chaos des multiples versions envoyées par e-mail.

Historique des versions

Le stockage cloud conserve automatiquement un historique des versions. Si quelqu'un supprime quelque chose par erreur ou si vous avez besoin d'une version plus ancienne, vous pouvez la récupérer. C'est bien plus sûr que de partager des fichiers locaux.

Commentaires et tâches

Au lieu d'envoyer vos remarques par e-mail, vous pouvez ajouter des commentaires directement dans le document. Toute la communication reste ainsi attachée au fichier, ce qui évite la confusion.

Ce qu'il ne faut pas faire quand on partage des fichiers

Savoir ce qu'il faut éviter est aussi important que savoir ce qu'il faut faire.

Pas de clés USB pour les fichiers professionnels

Les clés USB se perdent facilement et ne sont généralement pas chiffrées. Si elles tombent entre de mauvaises mains, toutes vos données sont exposées. Utilisez le stockage cloud plutôt que des supports physiques.

Évitez les services cloud grand public

Des services comme Dropbox Personal, WeTransfer ou Google Drive avec un compte personnel ne relèvent pas de la politique de sécurité de votre organisation. Votre service informatique n'a aucun contrôle sur ces données et, en cas de fuite, c'est l'organisation qui est responsable.

Pas de données sensibles sur un Wi-Fi public

Ne partagez pas de fichiers lorsque vous êtes connecté à un réseau Wi-Fi public sans VPN. Ces réseaux ne sont pas sûrs et votre trafic peut être intercepté.

Politique et conformité

Votre organisation a probablement une politique en matière de partage de fichiers.

Connaissez la politique

Interrogez votre responsable ou votre service informatique sur la politique de partage de fichiers. Elle peut contenir des règles sur les niveaux de classification des documents qui peuvent être partagés à l'extérieur, sur les outils approuvés et sur la durée de validité des liens partagés.

Classification des documents

Certaines organisations utilisent des niveaux de classification : public, interne, confidentiel, secret. La classification détermine comment un document peut être partagé et avec qui. Traitez chaque document selon la classification qui lui correspond.

Points à considérer au titre du RGPD

Si vous partagez des fichiers contenant des données personnelles, des règles supplémentaires s'appliquent au titre du RGPD. Ne partagez des données personnelles qu'avec les personnes qui en ont réellement besoin, et uniquement par des canaux sécurisés. Ne conservez pas les liens partagés plus longtemps que nécessaire.

Conseils pour partager en toute sécurité au quotidien

Pour finir, quelques conseils pratiques pour votre travail quotidien.

Réfléchissez avant de partager

Pour chaque fichier, posez-vous ces questions : qui en a vraiment besoin ? Dois-je partager tout le document ou seulement une partie ? Combien de temps l'accès doit-il rester valable ?

Vérifiez régulièrement vos fichiers partagés

Dans OneDrive et Google Drive, vous pouvez voir quels fichiers vous avez partagés. Vérifiez-les périodiquement et retirez les accès qui ne sont plus nécessaires.

Utilisez des noms de fichiers clairs

Un nom de fichier clair aide les destinataires à comprendre ce qu'ils reçoivent et vous aide à gérer vos fichiers partagés. Évitez les noms génériques comme Document1.docx.

Conclusion

Partager ses fichiers en toute sécurité est essentiel en télétravail. En utilisant un stockage cloud professionnel, en choisissant les bons paramètres de partage et en traitant les informations sensibles avec soin, vous protégez à la fois vous-même et votre organisation. Retenez ceci : si vous avez un doute sur la façon la plus sûre de partager quelque chose, demandez à votre service informatique. Il pourra vous aider à faire le bon choix pour votre situation.

Questions fréquentes

Quelle est la façon la plus sûre de partager des fichiers avec des collègues ?

La façon la plus sûre est de passer par un stockage cloud professionnel géré par votre organisation, comme Microsoft OneDrive, SharePoint ou Google Drive avec un compte professionnel. Ces plateformes sont chiffrées et relèvent de la politique de sécurité de votre organisation. Vous pouvez définir précisément qui a accès et retirer cet accès par la suite.

Puis-je utiliser WeTransfer ou Dropbox pour mes fichiers de travail ?

En règle générale, non. Les services cloud grand public ne relèvent pas de la politique de sécurité de votre organisation. Votre service informatique n'a aucun contrôle sur ces données et, en cas de fuite de données, c'est l'organisation qui est responsable. Utilisez toujours les outils approuvés par votre employeur pour partager vos fichiers de travail.

Comment partager des fichiers en toute sécurité avec des personnes extérieures à mon organisation ?

Utilisez la fonction d'utilisateurs invités de Microsoft 365 ou de Google Workspace. Vous pouvez inviter des personnes externes à accéder à des fichiers précis avec des droits limités. Définissez un mot de passe et une date d'expiration pour le lien de partage. N'accordez que l'accès minimal nécessaire et retirez-le lorsqu'il n'est plus utile.

Comment éviter que plusieurs versions d'un document circulent ?

Travaillez dans le cloud au lieu d'envoyer des copies locales par e-mail. Partagez un lien vers le document dans OneDrive ou Google Drive pour que tout le monde travaille dans le même fichier. Le stockage cloud conserve automatiquement l'historique des versions, ce qui vous permet de revenir à des versions antérieures si nécessaire.