Consulter l'agenda partagé de vos collègues

Pourquoi les agendas partagés sont importants

Dans un environnement de travail où le télétravail est devenu la norme, pouvoir consulter les agendas les uns des autres est indispensable. Vous voulez savoir quand vos collègues sont disponibles pour une réunion, quand ils sont en congé ou quand c'est un bon moment pour les appeler. Cet article vous montre comment consulter et utiliser des agendas partagés dans les applications les plus courantes.

Les agendas partagés dans Microsoft Outlook

Microsoft Outlook est l'un des clients de messagerie les plus utilisés en entreprise. Le partage et la consultation des calendriers sont une fonction centrale.

Ouvrir le calendrier d'un collègue

Pour consulter le calendrier d'un collègue dans Outlook :

1. Passez à l'affichage Calendrier en cliquant sur l'icône du calendrier en bas à gauche
2. Dans le ruban, cliquez sur Ouvrir le calendrier, puis sur À partir du carnet d'adresses
3. Recherchez le nom de votre collègue et double-cliquez dessus
4. Le calendrier apparaît à côté du vôtre ou en dessous, selon vos paramètres

Voir la disponibilité

Par défaut, Outlook indique seulement si une personne est disponible, occupée ou absente. Vous ne voyez le détail des rendez-vous que si votre collègue l'a explicitement partagé. Des blocs de couleur indiquent quand une personne est occupée :

• Bleu : Occupé
• Violet hachuré : Provisoire
• Blanc : Disponible
• Rouge : Absent

Utiliser l'Assistant Planification

Pour planifier une réunion, vous pouvez utiliser l'Assistant Planification. Ajoutez tous les participants et vous voyez automatiquement un aperçu de la disponibilité de chacun. Les blocs rouges indiquent les créneaux occupés, les blocs blancs les créneaux libres. Vous trouvez ainsi rapidement un horaire qui convient.

Les agendas partagés dans Google Agenda

Google Agenda est populaire dans les organisations qui utilisent Google Workspace. Le système d'agendas partagés fonctionne un peu différemment de celui d'Outlook.

Ajouter l'agenda d'un collègue

Pour consulter l'agenda d'un collègue :

1. Ouvrez Google Agenda dans votre navigateur
2. À gauche, cliquez sur le signe plus à côté de Autres agendas
3. Choisissez S'abonner à l'agenda
4. Saisissez l'adresse e-mail de votre collègue
5. Si vous y avez accès, l'agenda apparaît dans votre liste

Afficher et masquer un agenda

Dans la colonne de gauche, vous voyez tous les agendas auxquels vous êtes abonné. Cliquez sur le nom pour afficher ou masquer l'agenda. Chaque agenda a sa propre couleur, pour voir facilement à qui appartient chaque rendez-vous.

Demander l'accès

Si vous n'avez pas accès à l'agenda d'un collègue, vous pouvez le demander. Google envoie alors une demande à votre collègue pour qu'il partage son agenda avec vous. En attendant, vous pouvez voir sa disponibilité lorsque vous planifiez un rendez-vous.

Les agendas partagés dans Microsoft Teams

Microsoft Teams est étroitement intégré à Outlook, mais offre aussi ses propres possibilités pour consulter la disponibilité.

La disponibilité dans Teams

À côté du nom de chaque collègue dans Teams, vous voyez une pastille de statut. Vert signifie disponible, jaune signifie absent, rouge signifie occupé ou en réunion. Ce statut est synchronisé automatiquement avec le calendrier Outlook.

Planifier une réunion dans Teams

Pour planifier une réunion dans Teams :

1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de gauche
2. Cliquez sur Nouvelle réunion
3. Ajoutez des participants
4. Cliquez sur Assistant Planification pour voir la disponibilité de chacun

Calendrier de canal

Teams propose aussi des calendriers de canal pour les rendez-vous d'équipe. Quand vous planifiez une réunion dans un canal, elle est visible par tous les membres de l'équipe. C'est pratique pour les réunions d'équipe récurrentes.

Utiliser efficacement le statut de disponibilité

Consulter les agendas va de pair avec la bonne interprétation des statuts de disponibilité.

Définir votre statut manuellement

Parfois, vous voulez modifier votre statut manuellement, par exemple quand vous voulez vous concentrer sans être dérangé. Dans Outlook, Teams et Google, vous pouvez passer votre statut à Ne pas déranger ou Occupé, même si votre agenda est vide.

Respecter le statut

Respectez le statut de vos collègues. Si quelqu'un est Occupé ou en Ne pas déranger, envoyez-lui plutôt un e-mail au lieu de l'appeler, sauf urgence. Cela favorise une ambiance de travail agréable et le respect mutuel.

Statut automatique

La plupart des applications adaptent automatiquement votre statut en fonction de votre agenda. Quand vous êtes en réunion, votre statut passe automatiquement à Occupé. Tenez votre agenda à jour pour que les informations de statut soient exactes.

Mettre en place des agendas d'équipe partagés

En plus des agendas individuels, il existe aussi des agendas partagés d'équipe ou de service.

Créer un agenda partagé

Dans Outlook, vous pouvez créer un calendrier partagé via Fichier, Nouveau, Calendrier. Donnez un nom au calendrier, puis partagez-le avec les collègues concernés. Toutes les personnes qui y ont accès peuvent alors ajouter des rendez-vous.

Utilisation des agendas partagés

Les agendas partagés sont pratiques pour :

• Le planning des congés de l'équipe
• Les échéances et les jalons des projets
• La disponibilité des salles de réunion
• Les événements importants de l'entreprise

Confidentialité et autorisations

Avec des agendas partagés, il est essentiel de réfléchir à la confidentialité.

Que partagez-vous ?

Vous pouvez choisir le niveau de détail que vous partagez :

• Disponibilité uniquement : les autres voient seulement si vous êtes libre ou occupé
• Détails limités : l'objet est visible, mais pas les détails
• Détails complets : toutes les informations du rendez-vous sont visibles

Rendez-vous privés

Pour les rendez-vous personnels, comme une visite chez le médecin, vous pouvez utiliser l'option Privé. Ces rendez-vous apparaissent comme Occupé dans les vues partagées, mais sans autres détails.

Conseils pour bien gérer votre agenda

Pour tirer le meilleur parti des agendas partagés, voici quelques conseils pratiques.

Tenez votre agenda à jour

Un agenda partagé ne fonctionne que si tout le monde le tient à jour. Ajoutez les rendez-vous dès qu'ils sont fixés. Supprimez ou déplacez les rendez-vous qui ont changé. Vos collègues comptent sur ces informations.

Bloquez du temps de concentration

Planifiez délibérément des plages de concentration dans votre agenda pour le travail qui demande de l'attention. Appelez-les Temps de concentration ou Pas de réunions. Vos collègues savent ainsi que vous préférez ne pas être dérangé et planifient leurs réunions à d'autres moments.

Utilisez les rappels

Configurez des rappels pour les rendez-vous importants. La plupart des applications d'agenda envoient des notifications sur votre ordinateur ou votre téléphone. Cela vous aide à ne manquer aucune réunion, surtout en télétravail, où aucun collègue n'est là pour vous appeler au passage.

Conclusion

Savoir consulter des agendas partagés est une compétence fondamentale pour un télétravail efficace. Que vous utilisiez Outlook, Google Agenda ou Teams, les principes de base sont similaires : ajoutez vos collègues, consultez leur disponibilité et respectez le temps de chacun. En tenant bien votre propre agenda à jour et en utilisant intelligemment les fonctions de partage, vous améliorez la collaboration avec votre équipe, même lorsque vous ne travaillez pas physiquement au même endroit.

Questions fréquentes

Comment consulter le calendrier d'un collègue dans Outlook ?

Passez à l'affichage Calendrier dans Outlook, cliquez sur Ouvrir le calendrier dans le ruban et choisissez À partir du carnet d'adresses. Recherchez le nom de votre collègue et double-cliquez dessus. Le calendrier apparaît à côté du vôtre. Par défaut, vous voyez si une personne est disponible ou occupée.

Puis-je voir quels rendez-vous a mon collègue ?

Cela dépend des autorisations que votre collègue a définies. Par défaut, vous voyez seulement si une personne est disponible, occupée ou absente, sans détails. Si votre collègue a partagé tous les détails, vous pouvez aussi voir les titres et les descriptions des rendez-vous.

Comment demander l'accès à l'agenda d'un collègue dans Google Agenda ?

Dans Google Agenda, cliquez sur le signe plus à côté de Autres agendas et choisissez S'abonner à l'agenda. Saisissez l'adresse e-mail de votre collègue. Si vous n'avez pas encore accès, Google envoie automatiquement une demande à votre collègue. En attendant, vous pouvez quand même voir sa disponibilité lorsque vous planifiez des rendez-vous.

Comment planifier une réunion quand tout le monde est disponible ?

Utilisez l'Assistant Planification dans Outlook ou la vue de planification dans Google Agenda. Ajoutez tous les participants et vous voyez automatiquement un aperçu de la disponibilité de chacun. Les blocs blancs sont des créneaux libres. Choisissez un horaire où aucun bloc rouge ou bleu ne se chevauche.