Word-Dokument als PDF speichern: die komplette Anleitung

Ein Word-Dokument als PDF zu speichern ist eine grundlegende Fähigkeit, die jeder beherrschen sollte. Ob Sie ein Bewerbungsschreiben verschicken, einen Bericht mit Kollegen teilen oder ein Dokument in einem universell lesbaren Format aufbewahren möchten: Ein PDF ist oft die beste Wahl. In dieser ausführlichen Anleitung erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie das ganz einfach erledigen.

Warum ein Word-Dokument als PDF speichern?

Bevor wir auf die praktischen Schritte eingehen, ist es wichtig zu verstehen, warum PDF als Dateiformat so beliebt geworden ist.

Vorteile von PDF-Dateien

PDF steht für Portable Document Format, was wörtlich übersetzt 'übertragbares Dokumentformat' bedeutet. Dieses Format wurde von Adobe entwickelt und hat mehrere wichtige Vorteile:

Universelle Lesbarkeit: Ein PDF sieht auf jedem Computer, Tablet oder Smartphone genau gleich aus. Das ist anders als bei Word-Dokumenten, bei denen sich die Formatierung verschieben kann, wenn der Empfänger eine andere Word-Version verwendet oder bestimmte Schriftarten nicht installiert hat.

Sicherheit: PDF-Dateien können mit einem Passwort geschützt werden, sodass nur berechtigte Personen das Dokument öffnen oder bearbeiten können.

Professionelles Erscheinungsbild: Bei offiziellen Dokumenten wie Bewerbungsschreiben, Angeboten oder Verträgen wird oft erwartet, dass Sie ein PDF verschicken. Das wirkt professioneller als eine bearbeitbare Word-Datei.

Kleinere Dateigröße: In vielen Fällen ist ein PDF kleiner als das ursprüngliche Word-Dokument, vor allem bei Dokumenten mit vielen Bildern.

Methode 1: Als PDF speichern über das Menü Datei

Dies ist die am häufigsten genutzte und einfachste Methode, um Ihr Word-Dokument als PDF zu speichern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie in ein PDF umwandeln möchten. Prüfen Sie, ob alle Änderungen gespeichert sind.

Schritt 2: Klicken Sie links oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte Datei. Dadurch öffnet sich ein neuer Bildschirm mit verschiedenen Optionen.

Schritt 3: Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Speichern unter. In neueren Word-Versionen kann dies auch Kopie speichern heißen.

Schritt 4: Wählen Sie den Speicherort, an dem Sie die Datei speichern möchten. Das kann Ihr Computer, OneDrive oder ein anderer Ort sein.

Schritt 5: Jetzt erscheint ein Dialogfenster. Hier sehen Sie unten eine Option namens Dateityp. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü.

Schritt 6: Scrollen Sie durch die Liste und wählen Sie PDF (*.pdf).Schritt 7: Geben Sie Ihrer Datei im FeldDateiname einen eindeutigen Namen.Schritt 8: Klicken Sie auf die SchaltflächeSpeichern. Ihr Dokument wird jetzt als PDF gespeichert!

Methode 2: Als PDF exportieren

Word bietet auch eine spezielle Exportfunktion mit zusätzlichen Optionen zum Erstellen von PDF-Dateien.

Wie funktioniert das Exportieren?Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und klicken Sie in der Menüleiste aufDatei.Schritt 2: Klicken Sie im Menü auf der linken Seite aufExportieren.Schritt 3: Wählen Sie die OptionPDF/XPS-Dokument erstellen.Schritt 4: Klicken Sie auf die große SchaltflächePDF/XPS erstellen.Schritt 5: Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Dateinamen eingeben und den Speicherort wählen können.Schritt 6: Achten Sie unten im Fenster auf die OptionOptimieren für. Hier können Sie wählen zwischen:

-Standard: Beste Qualität, geeignet zum Drucken -Minimale Größe: Kleinere Dateigröße, geeignet für die OnlineveröffentlichungSchritt 7: Klicken Sie aufVeröffentlichen, um das PDF zu erstellen.

Methode 3: Als PDF drucken

Eine dritte Methode ist die Verwendung der Druckfunktion, um ein PDF zu erstellen. Das funktioniert auf praktisch jedem Computer mit Windows 10 oder neuer.

Die Druckmethode erklärtSchritt 1: Öffnen Sie Ihr Dokument in Word.Schritt 2: Drücken Sie die TastenkombinationStrg + P oder gehen Sie zuDatei und klicken Sie aufDrucken.Schritt 3: Bei der Druckerauswahl sehen Sie verschiedene Optionen. Wählen SieMicrosoft Print to PDF oderPDF-Drucker.Schritt 4: Klicken Sie aufDrucken.Schritt 5: Wählen Sie einen Speicherort und einen Dateinamen für Ihr PDF und klicken Sie aufSpeichern.

Diese Methode ist praktisch, weil sie auch in anderen Programmen als Word funktioniert, etwa in Ihrem Webbrowser oder einem Bildbearbeitungsprogramm.

Erweiterte Optionen beim Speichern als PDF

Wenn Sie ein PDF erstellen, stehen verschiedene zusätzliche Optionen zur Verfügung, die Ihnen helfen können, das perfekte Ergebnis zu erzielen.

Qualitätseinstellungen

Beim Exportieren als PDF können Sie für weitere Einstellungen aufOptionen klicken:

-Seitenbereich: Wählen Sie, welche Seiten Sie in das PDF aufnehmen möchten -Textmarken erstellen: Praktisch bei langen Dokumenten mit Inhaltsverzeichnis -Dokumenteigenschaften: Fügt Metadaten wie Autor und Titel hinzu -Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit: Macht das PDF für Screenreader besser lesbar

Tipps für die beste PDF-QualitätPrüfen Sie zuerst Ihr Dokument: Gehen Sie Ihr Dokument durch und prüfen Sie, ob alle Texte, Bilder und Tabellen korrekt formatiert sind, bevor Sie das PDF erstellen.Verwenden Sie Standardschriftarten: Wenn Ihr Dokument überall gleich aussehen soll, verwenden Sie gängige Schriftarten wie Arial, Times New Roman oder Calibri.Komprimieren Sie Bilder: Wenn Ihr PDF zu groß wird, können Sie die Bilder in Word überDatei > Optionen > Erweitert > Bildgröße und -qualität komprimieren.

Häufige Probleme und Lösungen

Manchmal läuft das Speichern als PDF nicht ganz reibungslos. Hier sind einige häufige Probleme und wie Sie sie lösen können.

Die Formatierung sieht anders aus

Wenn Ihr PDF anders aussieht als Ihr Word-Dokument, kann das an speziellen Schriftarten liegen. Versuchen Sie, das Dokument zuerst auf einem PDF-Drucker zu drucken, oder ersetzen Sie die Schriftarten durch Standardschriften.

Das PDF ist zu groß

Große Bilder können Ihr PDF unnötig groß machen. Wählen Sie beim ExportierenMinimale Größe stattStandard oder komprimieren Sie die Bilder in Word, bevor Sie das PDF erstellen.

Sorgen Sie dafür, dass in den Exportoptionen die Option für Hyperlinks aktiviert ist. Gehen Sie beim Exportieren zuOptionen und prüfen Sie, obTextmarken erstellen mit Hyperlinks ausgewählt ist.

PDF öffnen und prüfen

Nachdem Sie Ihr PDF erstellt haben, sollten Sie es prüfen, bevor Sie das Dokument verschicken.

PDF in einem Reader öffnen

Doppelklicken Sie auf Ihre PDF-Datei, um sie zu öffnen. Windows öffnet PDF-Dateien standardmäßig in Microsoft Edge. Sie können auch Adobe Acrobat Reader installieren, um mehr Funktionen zu erhalten.

Prüfen Sie die folgenden Punkte:

  • Sind alle Seiten in der richtigen Reihenfolge?
  • Ist der Text gut lesbar?
  • Sind die Bilder scharf?
  • Funktionieren eventuelle Hyperlinks?

Häufige Fragen

Kann ich ein PDF wieder in Word umwandeln?

Ja, das ist möglich. In neueren Word-Versionen können Sie ein PDF überDatei > Öffnen öffnen, und Word versucht, das Dokument umzuwandeln. Beachten Sie, dass die Formatierung nicht immer perfekt übernommen wird, vor allem bei komplexen Dokumenten mit vielen Bildern oder Tabellen.

Ist es kostenlos, Word-Dokumente als PDF zu speichern?

Absolut! Das Speichern als PDF ist eine Standardfunktion in Microsoft Word und kostet nichts extra. Auch die Funktion Microsoft Print to PDF in Windows ist völlig kostenlos nutzbar.

Kann ich mehrere Word-Dokumente zu einem PDF zusammenfügen?

Das geht nicht direkt in Word, aber Sie können die Word-Dokumente zuerst zu einem Dokument zusammenfügen und dieses dann als PDF speichern. Es gibt auch kostenlose Online-Tools, mit denen Sie mehrere PDF-Dateien zusammenfügen können.

Bleibt mein ursprüngliches Word-Dokument erhalten?

Ja, wenn Sie als PDF speichern, erstellt Word eine Kopie Ihres Dokuments im PDF-Format. Ihre ursprüngliche Word-Datei (.docx) bleibt ganz normal bestehen und kann weiterhin bearbeitet werden. Sie haben dann zwei Dateien: das bearbeitbare Word-Dokument und die PDF-Version.