Visitenkarten scannen und als Kontakte speichern

Visitenkarten digitalisieren: nie wieder Kontakte verlieren

Nach einem Netzwerktreffen oder einer Konferenz kommen Sie mit einem Stapel Visitenkarten nach Hause. Alle Kontaktdaten manuell in Ihr Smartphone einzugeben ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Zum Glück können Sie Visitenkarten mit den richtigen Apps scannen und automatisch in Kontakte umwandeln. In diesem Artikel erfahren Sie die besten Methoden, um Ihre Kontaktverwaltung zu vereinfachen.

Warum Visitenkarten scannen?

Das Scannen von Visitenkarten bietet gegenüber der manuellen Eingabe viele Vorteile. Es spart Zeit: Was normalerweise Minuten dauert, ist mit einem Scan in Sekunden erledigt. Tippfehler werden ausgeschlossen, weil der Text direkt übernommen wird. Außerdem können Sie die gescannten Karten als Referenz speichern, sodass Sie später noch auf das Original zurückgreifen können.

Digitale Kontakte sind auch viel praktischer als Papierkarten. Sie können sie durchsuchen, kategorisieren und mit all Ihren Geräten synchronisieren. Ein Kontakt, den Sie auf Ihrem Smartphone hinzufügen, ist sofort auf Ihrem Tablet und Computer verfügbar. Und Sie laufen nie Gefahr, eine wichtige Karte zu verlieren.

Die besten Apps zum Scannen von Visitenkarten

Microsoft Lens (kostenlos)

Microsoft Lens hat einen speziellen Modus für Visitenkarten. Wählen Sie die Option 'Visitenkarte' und richten Sie Ihre Kamera auf die Karte. Die App erkennt automatisch Name, Firma, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und weitere Daten. Mit einem Tippen fügen Sie den Kontakt zu Ihrem Smartphone hinzu oder exportieren ihn nach Outlook.

Die Integration mit Microsoft-Diensten ist ein großer Vorteil für geschäftliche Nutzer. Kontakte können direkt in Outlook gespeichert werden und sind dadurch auf all Ihren Geräten mit Microsoft 365 verfügbar. Die Erkennung ist genau, auch bei Karten mit ungewöhnlichem Layout.

Google Lens (kostenlos)

Google Lens ist auf vielen Android-Smartphones integriert und als eigene App für iOS verfügbar. Die App kann Text auf Visitenkarten erkennen und bietet die Option, direkt einen Kontakt anzulegen. Auch wenn es keinen speziellen Visitenkartenmodus gibt, funktioniert die Texterkennung hervorragend.

Eine praktische Funktion ist die direkte Integration mit Google Kontakte. Gescannte Informationen können mit wenigen Tippern zu Ihrem Google-Konto hinzugefügt werden, danach synchronisiert sich der Kontakt automatisch mit allen verknüpften Geräten. Die App funktioniert für die grundlegende Erkennung auch offline.

ABBYY Business Card Reader (kostenlos/Premium)

ABBYY ist eine spezialisierte App zum Scannen von Visitenkarten und bietet eine hervorragende Erkennung in mehr als 25 Sprachen. Die App erkennt automatisch die Struktur der Karte und ordnet die Daten den richtigen Feldern zu. Sie können Karten in Gruppen organisieren und in CRM-Systeme exportieren.

Die kostenlose Version begrenzt die Anzahl der Scans, für die meisten Nutzer reicht das aber aus. Die Premium-Version bietet unbegrenztes Scannen und erweiterte Funktionen wie die Stapelverarbeitung mehrerer Karten gleichzeitig.

CamCard (kostenlos/Premium)

CamCard ist seit Jahren eine beliebte Wahl zum Scannen von Visitenkarten. Die App bietet eine hervorragende Erkennung und kann Karten in der Cloud speichern. Eine praktische Funktion ist die Möglichkeit, Karten mit anderen CamCard-Nutzern zu teilen, ideal fürs Networking.

Die App hat außerdem eine Funktion zum Scannen mehrerer Karten gleichzeitig. Legen Sie Ihren Kartenstapel nebeneinander und scannen Sie alle auf einmal. Die Premium-Version bietet unbegrenzten Speicher und die Integration mit Salesforce und anderen CRM-Plattformen.

Evernote Scannable (kostenlos, iOS)

Für Evernote-Nutzer ist Scannable eine logische Wahl. Die App ist speziell für schnelle Dokumentscans entwickelt und erkennt Visitenkarten automatisch. Gescannte Karten werden in Evernote gespeichert, wo Sie sie verschlagworten und organisieren können. Die LinkedIn-Integration hilft dabei, Kontakte mit ihrem Profil zu verknüpfen.

Schritt für Schritt: Visitenkarte scannen

Vorbereitung

Legen Sie die Visitenkarte auf eine flache, kontrastreiche Unterlage. Ein weißer Hintergrund eignet sich gut für dunkle Karten und umgekehrt. Sorgen Sie für ausreichend Licht ohne Spiegelungen, das ist vor allem bei glänzenden Karten wichtig. Vermeiden Sie Schatten, indem Sie Ihr Smartphone nicht zu nah an die Karte halten.

Scannen

Öffnen Sie Ihre Scan-App und wählen Sie, falls verfügbar, den Visitenkartenmodus. Richten Sie die Kamera auf die Karte, bis die App die Ränder erkennt. Halten Sie Ihr Smartphone ruhig und warten Sie, bis der Scan automatisch erstellt wird, oder drücken Sie manuell auf den Auslöser. Drehen Sie die Karte um, wenn auf der Rückseite Informationen stehen, und scannen Sie auch diese Seite.

Prüfen und korrigieren

Nach dem Scannen zeigt die App die erkannten Informationen an. Prüfen Sie, ob alle Daten richtig zugeordnet wurden. Manchmal werden Telefon- und Faxnummern vertauscht oder eine Berufsbezeichnung wird als Teil des Namens erkannt. Korrigieren Sie eventuelle Fehler, bevor Sie den Kontakt speichern.

Speichern und organisieren

Speichern Sie den Kontakt in Ihrem Adressbuch oder CRM-System. Fügen Sie gegebenenfalls Notizen hinzu, wo Sie die Person getroffen haben oder worüber Sie gesprochen haben. Das hilft Ihnen später, sich an den Zusammenhang zu erinnern. Ordnen Sie Kontakte in Gruppen wie 'Konferenz 2024' oder 'Potenzielle Kunden' ein.

Tipps für eine bessere Erkennung

Die Qualität der Erkennung hängt von verschiedenen Faktoren ab. Karten mit Standardlayouts werden am besten erkannt. Kreative Designs mit ungewöhnlichen Schriftarten oder vertikalem Text können problematisch sein. Scannen Sie solche Karten besonders sorgfältig und prüfen Sie die Ergebnisse.

Beidseitig bedruckte Karten erfordern zwei Scans. Achten Sie darauf, beide Seiten zu scannen und die Informationen in einem einzigen Kontakt zusammenzuführen. Manche Apps erkennen automatisch, dass es eine Rückseite gibt, und fordern Sie auf, auch diese zu scannen.

Bei Karten in anderen Sprachen stellen Sie die Erkennungssprache auf die Sprache der Karte ein. Das verbessert die Genauigkeit erheblich, vor allem bei nicht westlichen Sprachen und Namen.

Integration mit CRM und Adressbuch

Die meisten Scan-Apps können Kontakte in Ihr Standard-Adressbuch auf dem iPhone oder Android exportieren. Von dort aus synchronisieren sie sich über iCloud oder Google mit all Ihren Geräten. Für geschäftliche Nutzer ist die Integration mit CRM-Systemen wie Salesforce, HubSpot oder Zoho wertvoll.

Manche Apps bieten eine direkte Integration mit LinkedIn. Das hilft, Kontaktdaten mit zusätzlichen Informationen aus dem LinkedIn-Profil anzureichern. Sie können auch direkt aus der App eine Kontaktanfrage senden.

Datenschutz

Bei der Wahl einer Scan-App ist der Datenschutz ein wichtiger Punkt. Manche Apps verarbeiten Scans in der Cloud, das heißt, Ihre Kontaktdaten werden an externe Server gesendet. Prüfen Sie die Datenschutzerklärung und wählen Sie Apps mit lokaler Verarbeitung, wenn Sie sensible geschäftliche Kontakte scannen.

Auch Überlegungen zur DSGVO sind relevant. Wenn Sie Kontaktdaten anderer digitalisieren und speichern, haben Sie es technisch gesehen mit personenbezogenen Daten zu tun. Achten Sie darauf, die Daten nur für legitime Zwecke zu verwenden, und schützen Sie Ihre Kontaktdatenbank angemessen.

Häufig gestellte Fragen

Welche App eignet sich am besten zum Scannen von Visitenkarten?

Microsoft Lens und CamCard sind hervorragende kostenlose Optionen mit speziellem Visitenkartenmodus. Für geschäftliche Nutzer mit CRM-Integration ist ABBYY Business Card Reader eine gute Wahl. Evernote-Nutzer profitieren von Scannable auf iOS.

Kann ich Visitenkarten in meine iPhone-Kontakte scannen?

Ja, alle wichtigen Scan-Apps können Kontakte in die iPhone-App Kontakte exportieren. Microsoft Lens, Google Lens und CamCard bieten alle diese Funktion. Die Kontakte synchronisieren sich anschließend über iCloud mit all Ihren Apple-Geräten.

Werden beide Seiten einer Visitenkarte gescannt?

Die meisten Apps fordern Sie auf, auch die Rückseite zu scannen, wenn sie eine erkennen. Sie müssen die Karte aber manuell umdrehen und erneut scannen. Die Informationen beider Seiten werden in einem einzigen Kontakt zusammengeführt.

Funktioniert das Scannen auch bei nicht deutschsprachigen Visitenkarten?

Ja, die meisten Apps unterstützen Dutzende Sprachen. Stellen Sie die richtige Sprache ein, um eine bessere Erkennung zu erzielen. Apps wie ABBYY Business Card Reader unterstützen mehr als 25 Sprachen, einschließlich Sprachen mit nicht westlichen Schriften.