Freigegebenen Kalender von Kollegen anzeigen

Warum freigegebene Kalender wichtig sind

In einem Arbeitsumfeld, in dem Homeoffice normal geworden ist, ist es entscheidend, gegenseitig Einblick in die Kalender zu haben. Sie möchten wissen, wann Kollegen für eine Besprechung verfügbar sind, wann sie frei haben oder wann ein guter Zeitpunkt für einen Anruf ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie freigegebene Kalender in den gängigsten Anwendungen anzeigen und nutzen.

Freigegebene Kalender in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist einer der meistgenutzten E-Mail-Clients im geschäftlichen Umfeld. Das Freigeben und Anzeigen von Kalendern ist eine Kernfunktion.

Den Kalender eines Kollegen öffnen

So zeigen Sie den Kalender eines Kollegen in Outlook an:

1. Wechseln Sie in die Kalenderansicht, indem Sie unten links auf das Kalendersymbol klicken
2. Klicken Sie im Menüband auf Kalender öffnen und dann auf Aus Adressbuch öffnen
3. Suchen Sie den Namen Ihres Kollegen und doppelklicken Sie darauf
4. Der Kalender erscheint je nach Ihren Einstellungen neben oder unter Ihrem eigenen

Verfügbarkeit anzeigen

In Outlook sehen Sie standardmäßig nur, ob jemand verfügbar, gebucht oder abwesend ist. Die genauen Details von Terminen sehen Sie nur, wenn der Kollege diese ausdrücklich freigegeben hat. Farbige Blöcke zeigen an, wann jemand belegt ist:

• Blau: Gebucht
• Lila gestreift: Mit Vorbehalt
• Weiß: Frei
• Rot: Abwesend

Den Terminplanungs-Assistenten verwenden

Bei der Planung einer Besprechung können Sie den Terminplanungs-Assistenten verwenden. Fügen Sie alle Teilnehmer hinzu, und Sie sehen automatisch eine Übersicht über die Verfügbarkeit aller. Rote Blöcke zeigen belegte Zeiten, weiße Blöcke freie Zeiten. So finden Sie schnell einen passenden Zeitpunkt.

Freigegebene Kalender in Google Kalender

Google Kalender ist bei Organisationen beliebt, die Google Workspace nutzen. Das System für freigegebene Kalender funktioniert etwas anders als in Outlook.

Den Kalender eines Kollegen hinzufügen

So zeigen Sie den Kalender eines Kollegen an:

1. Öffnen Sie Google Kalender in Ihrem Browser
2. Klicken Sie links auf das Pluszeichen neben Weitere Kalender
3. Wählen Sie Kalender abonnieren
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen ein
5. Wenn Sie Zugriff haben, erscheint der Kalender in Ihrer Liste

Kalender ein- und ausblenden

In der linken Spalte sehen Sie alle Kalender, die Sie abonniert haben. Klicken Sie auf den Namen, um den Kalender ein- oder auszublenden. Jeder Kalender hat eine eigene Farbe, sodass Sie leicht erkennen, wem welcher Termin gehört.

Zugriff anfordern

Wenn Sie keinen Zugriff auf den Kalender eines Kollegen haben, können Sie ihn anfordern. Google sendet dann eine Anfrage an den Kollegen, seinen Kalender mit Ihnen zu teilen. Bis dahin können Sie die Verfügbarkeit bei der Planung eines Termins sehen.

Freigegebene Kalender in Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eng mit Outlook verzahnt, bietet aber auch eigene Möglichkeiten, die Verfügbarkeit anzuzeigen.

Verfügbarkeit in Teams

Neben dem Namen jedes Kollegen sehen Sie in Teams einen Statuspunkt. Grün bedeutet verfügbar, Gelb bedeutet abwesend, Rot bedeutet beschäftigt oder in einer Besprechung. Dies wird automatisch mit dem Outlook-Kalender synchronisiert.

Eine Besprechung über Teams planen

So planen Sie eine Besprechung in Teams:

1. Klicken Sie in der linken Leiste auf Kalender
2. Klicken Sie auf Neue Besprechung
3. Fügen Sie Teilnehmer hinzu
4. Klicken Sie auf Terminplanungs-Assistent, um die Verfügbarkeit aller zu sehen

Kanalkalender

Teams bietet auch Kanalkalender für Teamtermine. Wenn Sie eine Besprechung in einem Kanal planen, ist sie für alle Teammitglieder sichtbar. Das ist praktisch für wiederkehrende Teambesprechungen.

Den Verfügbarkeitsstatus effektiv nutzen

Das Anzeigen von Kalendern geht Hand in Hand mit dem richtigen Deuten des Verfügbarkeitsstatus.

Status manuell festlegen

Manchmal möchten Sie Ihren Status manuell anpassen, zum Beispiel, wenn Sie konzentriert arbeiten möchten, ohne gestört zu werden. In Outlook, Teams und Google können Sie Ihren Status auf Nicht stören oder Beschäftigt setzen, selbst wenn Ihr Kalender leer ist.

Status respektieren

Respektieren Sie den Status Ihrer Kollegen. Wenn jemand auf Beschäftigt oder Nicht stören steht, schicken Sie lieber eine E-Mail, statt anzurufen, es sei denn, es ist dringend. Das fördert ein angenehmes Arbeitsklima und gegenseitigen Respekt.

Automatischer Status

Die meisten Anwendungen passen Ihren Status automatisch anhand Ihres Kalenders an. Wenn Sie in einer Besprechung sind, wird Ihr Status automatisch auf Beschäftigt gesetzt. Halten Sie Ihren Kalender aktuell, damit die Statusinformationen stimmen.

Freigegebene Teamkalender einrichten

Neben persönlichen Kalendern gibt es auch gemeinsame Team- oder Abteilungskalender.

Einen gemeinsamen Kalender erstellen

In Outlook können Sie einen gemeinsamen Kalender über Datei, Neu, Kalender erstellen. Geben Sie dem Kalender einen Namen und geben Sie ihn anschließend für die passenden Kollegen frei. Alle mit Zugriff können dann Termine hinzufügen.

Einsatz gemeinsamer Kalender

Gemeinsame Kalender sind praktisch für:

• Die Urlaubsplanung des Teams
• Deadlines und Meilensteine von Projekten
• Die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen
• Wichtige Firmenveranstaltungen

Datenschutz und Berechtigungen

Bei freigegebenen Kalendern ist es wichtig, über den Datenschutz nachzudenken.

Was geben Sie frei?

Sie können wählen, wie viele Details Sie freigeben:

• Nur Verfügbarkeit: Andere sehen nur, ob Sie frei oder gebucht sind
• Eingeschränkte Details: Der Betreff ist sichtbar, die Details aber nicht
• Alle Details: Alle Informationen des Termins sind sichtbar

Private Termine

Für persönliche Termine wie Arztbesuche können Sie die Option Privat verwenden. Diese Termine werden in freigegebenen Ansichten als Gebucht angezeigt, aber ohne weitere Details.

Tipps für eine effektive Kalenderverwaltung

Damit Sie das Beste aus freigegebenen Kalendern herausholen, folgen hier einige praktische Tipps.

Halten Sie Ihren Kalender aktuell

Ein freigegebener Kalender funktioniert nur, wenn alle ihn pflegen. Tragen Sie Termine sofort ein, wenn sie vereinbart werden. Löschen oder verschieben Sie Termine, die sich geändert haben. Ihre Kollegen verlassen sich auf diese Informationen.

Blocken Sie Fokuszeit

Planen Sie bewusst Fokusblöcke für konzentriertes Arbeiten in Ihrem Kalender ein. Nennen Sie diese Fokuszeit oder Keine Besprechungen. So wissen Kollegen, dass Sie lieber nicht gestört werden möchten, und planen ihre Besprechungen zu anderen Zeiten.

Erinnerungen nutzen

Richten Sie Erinnerungen für wichtige Termine ein. Die meisten Kalenderanwendungen senden Benachrichtigungen an Ihren Computer oder Ihr Handy. So verpassen Sie keine Besprechungen, vor allem im Homeoffice, wo keine Kollegen da sind, die Sie kurz rufen.

Fazit

Freigegebene Kalender anzeigen zu können, ist eine grundlegende Fähigkeit für effektives Arbeiten im Homeoffice. Ob Sie Outlook, Google Kalender oder Teams verwenden, die Grundprinzipien sind ähnlich: Kollegen hinzufügen, ihre Verfügbarkeit ansehen und die Zeit der anderen respektieren. Wenn Sie Ihren eigenen Kalender gut pflegen und die gemeinsamen Funktionen geschickt nutzen, verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team, auch wenn Sie nicht am selben Ort arbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Wie kann ich den Kalender eines Kollegen in Outlook anzeigen?

Wechseln Sie in Outlook in die Kalenderansicht, klicken Sie im Menüband auf Kalender öffnen und wählen Sie Aus Adressbuch öffnen. Suchen Sie den Namen Ihres Kollegen und doppelklicken Sie darauf. Der Kalender erscheint neben Ihrem eigenen. Standardmäßig sehen Sie, ob jemand verfügbar oder gebucht ist.

Kann ich sehen, welche Termine mein Kollege hat?

Das hängt von den Berechtigungen ab, die Ihr Kollege festgelegt hat. Standardmäßig sehen Sie nur, ob jemand verfügbar, gebucht oder abwesend ist, ohne Details. Wenn Ihr Kollege alle Details freigegeben hat, können Sie auch die Titel und Beschreibungen der Termine sehen.

Wie fordere ich in Google Kalender Zugriff auf den Kalender eines Kollegen an?

Klicken Sie in Google Kalender auf das Pluszeichen neben Weitere Kalender und wählen Sie Kalender abonnieren. Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kollegen ein. Wenn Sie noch keinen Zugriff haben, sendet Google automatisch eine Anfrage an Ihren Kollegen. Bis dahin können Sie bei der Planung von Terminen bereits die Verfügbarkeit sehen.

Wie plane ich eine Besprechung, wenn alle verfügbar sind?

Verwenden Sie den Terminplanungs-Assistenten in Outlook oder die Planungsansicht in Google Kalender. Fügen Sie alle Teilnehmer hinzu, und Sie sehen automatisch eine Übersicht über die Verfügbarkeit aller. Weiße Blöcke sind freie Zeiten. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem sich keine roten oder blauen Blöcke überschneiden.