Excel SVERWEIS (VLOOKUP) einfach erklärt

Excel SVERWEIS (VLOOKUP) erklärt: Vom Einsteiger zum Profi

Die Funktion SVERWEIS, auf Englisch als VLOOKUP bekannt, ist eine der meistgenutzten und leistungsstärksten Funktionen in Microsoft Excel. Mit dieser Funktion können Sie automatisch Daten in großen Tabellen nachschlagen, was Ihnen enorm viel Zeit sparen kann. In dieser ausführlichen Anleitung erklären wir Schritt für Schritt, wie SVERWEIS funktioniert und wie Sie die Funktion selbst anwenden.

Was ist SVERWEIS genau?

SVERWEIS steht für senkrechter Verweis. Die Funktion sucht einen Wert in der ersten Spalte einer Tabelle und gibt anschließend einen Wert aus einer anderen Spalte in derselben Zeile zurück. Stellen Sie sich ein Telefonbuch vor: Sie suchen nach dem Namen (erste Spalte) und erhalten die Telefonnummer (andere Spalte) zurück.

Wann verwenden Sie SVERWEIS?

Diese Funktion ist in vielen praktischen Situationen besonders nützlich:

Preislisten durchsuchen: Sie geben eine Artikelnummer ein und Excel sucht automatisch den zugehörigen Preis heraus.

Personaldaten nachschlagen: Geben Sie eine Personalnummer ein und sehen Sie sofort den Namen, die Abteilung oder andere Daten.

Rechnungen erstellen: Verknüpfen Sie Produktnummern automatisch mit Produktbeschreibungen und Preisen.

Berichte zusammenführen: Kombinieren Sie Daten aus verschiedenen Quellen anhand eines gemeinsamen Schlüssels.

Der Aufbau von SVERWEIS

Die Funktion SVERWEIS besteht aus vier Bestandteilen, die wir Argumente nennen. Jedes Argument hat eine bestimmte Aufgabe:

Die vier Argumente erklärt

=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis)

Argument 1, Suchkriterium: Das ist der Wert, den Sie nachschlagen möchten. Das kann eine Zahl, ein Text oder ein Zellbezug sein. Excel sucht diesen Wert in der ersten Spalte Ihrer Tabelle.

Argument 2, Matrix: Das ist der Bereich, in dem Excel suchen soll. Er umfasst die Spalte mit den Suchwerten und die Spalten, aus denen Sie Ergebnisse abrufen möchten.

Argument 3, Spaltenindex: Diese Zahl gibt an, aus welcher Spalte der Matrix Sie das Ergebnis haben möchten. Spalte 1 ist die erste Spalte Ihres Bereichs, Spalte 2 die zweite und so weiter.

Argument 4, Bereich_Verweis: Hier geben Sie FALSCH oder 0 für eine genaue Übereinstimmung ein, oder WAHR oder 1 für eine ungefähre Übereinstimmung. In den meisten Fällen möchten Sie FALSCH verwenden.

Ihre erste SVERWEIS-Formel erstellen

Legen wir mit einem praktischen Beispiel los. Angenommen, Sie haben eine Preisliste mit Produkten.

Schritt 1: Ihre Daten vorbereiten

Erstellen Sie zuerst eine Tabelle mit Ihren Daten. Zum Beispiel:

Achten Sie darauf, dass die Spalte, in der Sie suchen möchten (in diesem Fall Produktnummer), immer die erste Spalte Ihrer Tabelle ist.

Schritt 2: Die Suche einrichten

Legen Sie irgendwo in Ihrem Arbeitsblatt eine Zelle an, in die Sie eine Produktnummer eingeben können (zum Beispiel Zelle F2). In eine andere Zelle (zum Beispiel G2) setzen Sie die Formel.

Schritt 3: Die Formel eingeben

Klicken Sie in die Zelle, in der Sie das Ergebnis sehen möchten, und geben Sie die folgende Formel ein:

=SVERWEIS(F2;A2:C5;2;FALSCH)

Zerlegen wir diese Formel:

• F2: Die Zelle, in die Sie die Produktnummer eingeben
• A2:C5: Der Bereich Ihrer Tabelle mit den Daten
• 2: Sie möchten den Produktnamen (Spalte 2 des Bereichs)
• FALSCH: Sie möchten eine genaue Übereinstimmung

Schritt 4: Testen

Geben Sie nun die Produktnummer 1002 in Zelle F2 ein. Excel sucht diese Nummer und gibt als Ergebnis Monitor zurück.

Praktische Beispiele für SVERWEIS

Um die Funktion wirklich zu verstehen, sehen wir uns noch einige Praxisbeispiele an.

Beispiel 1: Rabattsatz nachschlagen

Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit Kundenstufen und den zugehörigen Rabatten:

Mit der Formel =SVERWEIS("Gold";A2:B5;2;FALSCH) erhalten Sie als Ergebnis 15%.

Beispiel 2: Personaldaten nachschlagen

Sie haben eine Personalliste und möchten schnell die Abteilung eines Mitarbeiters finden:

Die Formel =SVERWEIS("P002";A2:D4;3;FALSCH) liefert als Ergebnis Verwaltung.

Um das Startdatum nachzuschlagen, ändern Sie den Spaltenindex auf 4: =SVERWEIS("P002";A2:D4;4;FALSCH)

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

Bei der Arbeit mit SVERWEIS können Ihnen verschiedene Fehlermeldungen begegnen. Hier erklären wir, was sie bedeuten und wie Sie sie beheben.

Der Fehler #NV

Dieser Fehler bedeutet, dass Excel das Suchkriterium nicht finden kann. Mögliche Ursachen:

Tippfehler: Prüfen Sie, ob das Suchkriterium genau mit dem Wert in der Tabelle übereinstimmt, einschließlich Leerzeichen.

Falscher Bereich: Prüfen Sie, ob Ihre Matrix korrekt ist und die Suchspalte enthält.

Groß- und Kleinschreibung: SVERWEIS unterscheidet nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung, zusätzliche Leerzeichen können aber Probleme verursachen.

Der Fehler #BEZUG!

Dieser Fehler erscheint, wenn der Spaltenindex größer ist als die Anzahl der Spalten in Ihrer Matrix. Wenn Ihr Bereich drei Spalten enthält, kann der Spaltenindex höchstens 3 sein.

Tipps zur Vermeidung von Fehlern

Verwenden Sie absolute Bezüge: Wenn Sie die Formel kopieren, kann sich der Bereich verschieben. Verwenden Sie Dollarzeichen, um das zu verhindern: $A$2:$C$5.

WENNNV verwenden: Fangen Sie den Fehler #NV ab mit: =WENNNV(SVERWEIS(F2;A2:C5;2;FALSCH);"Nicht gefunden")

SVERWEIS mit ungefährer Übereinstimmung

Bisher haben wir FALSCH für genaue Übereinstimmungen verwendet. Es gibt Situationen, in denen WAHR nützlich ist.

Wann eine ungefähre Übereinstimmung verwenden?

Die ungefähre Übereinstimmung eignet sich gut für Nachschlagetabellen mit Bereichen, zum Beispiel Steuerstufen oder Staffelrabatte:

Mit =SVERWEIS(750;A2:B5;2;WAHR) erhalten Sie 10%, weil 750 zwischen 500 und 1000 liegt.

Wichtig: Bei der ungefähren Übereinstimmung muss die erste Spalte aufsteigend sortiert sein!

Alternativen zu SVERWEIS

Auch wenn SVERWEIS sehr nützlich ist, gibt es neuere Funktionen, die einige Einschränkungen aufheben.

XVERWEIS (XLOOKUP)

In neueren Versionen von Excel ist XVERWEIS verfügbar. Diese Funktion kann auch nach links suchen und hat eine integrierte Fehlerbehandlung.

INDEX und VERGLEICH

Diese Kombination von Funktionen ist flexibler als SVERWEIS und kann in jede Richtung suchen. Die Formel ist allerdings komplexer.

Tipps für die effektive Nutzung

Organisieren Sie Ihre Daten: Achten Sie darauf, dass die Suchspalte immer links von den Spalten steht, aus denen Sie Werte abrufen möchten.

Vermeiden Sie Duplikate: SVERWEIS gibt bei mehreren Übereinstimmungen nur das erste Ergebnis zurück.

Dokumentieren Sie Ihre Formeln: Fügen Sie Kommentare hinzu, damit Sie später noch wissen, was die Formel macht.

Testen Sie ausgiebig: Prüfen Sie Ihre Formeln mit verschiedenen Suchwerten, bevor Sie sie produktiv einsetzen.

Häufig gestellte Fragen

Kann SVERWEIS nach links suchen?

Nein, SVERWEIS kann nur Werte aus Spalten rechts von der Suchspalte abrufen. Wenn Sie nach links suchen möchten, verwenden Sie die Kombination INDEX/VERGLEICH oder die neuere Funktion XVERWEIS, die in Excel 365 und Excel 2021 verfügbar ist.

Warum erhalte ich den Fehler #NV, obwohl der Wert in der Tabelle steht?

Das liegt oft an unsichtbaren Leerzeichen oder unterschiedlicher Formatierung. Prüfen Sie, ob vor oder nach dem Text zusätzliche Leerzeichen stehen. Mit der Funktion GLÄTTEN können Sie überflüssige Leerzeichen entfernen. Auch Zahlen, die als Text gespeichert sind, können Probleme verursachen.

Wie mache ich SVERWEIS abhängig von Groß- und Kleinschreibung?

SVERWEIS unterscheidet standardmäßig nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Wenn Sie zwischen Groß- und Kleinbuchstaben unterscheiden möchten, können Sie die Funktionen INDEX und VERGLEICH mit der Funktion IDENTISCH kombinieren oder eine Hilfsspalte mit dem eigentlichen Vergleich erstellen.

Kann ich SVERWEIS mit mehreren Kriterien verwenden?

Nicht direkt, aber es gibt Umwege. Sie können eine Hilfsspalte erstellen, die mehrere Felder kombiniert, oder die Funktionen INDEX/VERGLEICH mit mehreren Bedingungen verwenden. In neueren Excel-Versionen bietet XVERWEIS mit Arrays ebenfalls Möglichkeiten für mehrere Kriterien.