Was sind E-Mail-Regeln und Filter?

E-Mail-Regeln, auch Filter genannt, sind automatische Anweisungen, die Ihr E-Mail-Programm ausführt, sobald neue Nachrichten eingehen. Sie können festlegen, dass E-Mails von bestimmten Absendern automatisch in einen Ordner verschoben werden, ein Label erhalten, als gelesen markiert oder sogar gelöscht werden. Wenn Sie Regeln geschickt einsetzen, sparen Sie täglich Zeit und halten Ihr Postfach übersichtlich, ohne manuell sortieren zu müssen.

Vorteile der automatischen Sortierung

Das Einrichten von E-Mail-Regeln bietet mehrere Vorteile, die Ihre Produktivität steigern und Stress reduzieren.

Zeitersparnis

Jede Sekunde, die Sie mit dem manuellen Sortieren von E-Mails verbringen, summiert sich. Wenn Sie täglich fünfzig E-Mails erhalten und jede E-Mail fünf Sekunden zum Sortieren kostet, sind Sie gut vier Minuten pro Tag mit dieser Aufgabe beschäftigt. Das sind mehr als 25 Stunden pro Jahr, nur für das Sortieren von E-Mails.

Den Überblick behalten

Wenn E-Mails automatisch sortiert werden, bleibt Ihr Posteingang sauber und übersichtlich. Newsletter landen in einem separaten Ordner, interne E-Mails werden mit Labels versehen, und wichtige Nachrichten von Kunden oder Ihrer Führungskraft fallen sofort auf.

Nichts verpassen

Mit Regeln können Sie wichtige E-Mails automatisch markieren oder in einen Prioritätsordner verschieben. So laufen Sie weniger Gefahr, dass eine entscheidende E-Mail im täglichen Nachrichtenstrom untergeht.

Regeln in Gmail erstellen

Gmail verwendet für E-Mail-Regeln den Begriff "Filter". Das Erstellen von Filtern ist einfach und flexibel.

Methode 1: Über eine vorhandene E-Mail

Öffnen Sie eine E-Mail, für die Sie eine Regel erstellen möchten. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Nachricht. Wählen Sie "Ähnliche Nachrichten filtern". Gmail zeigt nun ein Suchfenster, in dem die E-Mail-Adresse bereits eingetragen ist. Sie können zusätzliche Kriterien wie den Betreff oder Wörter in der Nachricht hinzufügen. Klicken Sie auf "Filter erstellen". Wählen Sie, was mit passenden E-Mails geschehen soll: ein Label anwenden, archivieren, weiterleiten, als wichtig markieren usw. Klicken Sie zur Bestätigung erneut auf "Filter erstellen".

Methode 2: Über die Einstellungen

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie "Alle Einstellungen aufrufen". Wechseln Sie zum Tab "Filter und blockierte Adressen". Klicken Sie auf "Neuen Filter erstellen". Geben Sie die Kriterien ein, nach denen Sie filtern möchten. Klicken Sie auf "Filter erstellen" und wählen Sie die Aktionen aus. Bestätigen Sie, indem Sie erneut auf "Filter erstellen" klicken.

Filterkriterien in Gmail

Gmail bietet verschiedene Kriterien, nach denen Sie filtern können:

  • Von: Filtern nach E-Mail-Adresse oder Name des Absenders
  • An: Filtern nach Empfängeradresse (praktisch, wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben)
  • Betreff: Filtern nach Wörtern in der Betreffzeile
  • Enthält die Wörter: Filtern nach dem Inhalt der Nachricht
  • Enthält nicht: Bestimmte Wörter ausschließen
  • Größe: Filtern nach Dateigröße
  • Mit Anhang: E-Mails mit Anhängen filtern

Verfügbare Aktionen in Gmail

Nachdem Sie die Kriterien festgelegt haben, können Sie aus verschiedenen Aktionen wählen:

  • Posteingang überspringen (archivieren)
  • Als gelesen markieren
  • Mit Stern markieren
  • Label anwenden
  • An eine andere Adresse weiterleiten
  • Löschen
  • Nie als Spam einstufen
  • Immer/nie als wichtig markieren
  • Filter auch auf vorhandene E-Mails anwenden

Regeln in Outlook erstellen

Outlook bietet umfangreiche Möglichkeiten für E-Mail-Regeln, in manchen Fällen mit mehr Optionen als Gmail.

Outlook Desktop (Windows)

Klicken Sie auf "Datei" und dann auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Klicken Sie auf "Neue Regel". Sie können aus Vorlagen wählen oder ganz von vorne beginnen. Wählen Sie die Bedingungen aus, die E-Mails erfüllen müssen. Wählen Sie die Aktion, die ausgeführt werden soll. Fügen Sie optional Ausnahmen hinzu. Geben Sie der Regel einen Namen und klicken Sie auf "Fertig stellen".

Schnelle Methode per Rechtsklick

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang. Wählen Sie "Regeln" und dann "Regel erstellen". Outlook zeigt ein vereinfachtes Dialogfenster, in dem Sie schnell eine Regel auf Basis des Absenders, des Betreffs oder des Empfängers der E-Mail einrichten können. Für weitere Optionen klicken Sie auf "Erweiterte Optionen".

Outlook Web (Office 365)

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und suchen Sie in den Einstellungen nach "Regeln". Klicken Sie auf "Neue Regel hinzufügen". Geben Sie Ihrer Regel einen Namen. Legen Sie eine Bedingung fest (z. B. "Von" entspricht einer bestimmten E-Mail-Adresse). Wählen Sie eine Aktion (z. B. "Verschieben in" einen bestimmten Ordner). Klicken Sie auf "Speichern".

Verfügbare Aktionen in Outlook

Outlook bietet einen umfangreichen Satz an Aktionen:

  • In einen Ordner verschieben
  • In einen Ordner kopieren
  • Löschen
  • An eine Person oder als Anlage weiterleiten
  • An eine andere Adresse umleiten
  • Mit einer bestimmten Vorlage antworten
  • Zur Nachverfolgung kennzeichnen
  • Mit einer Farbe kategorisieren
  • Einen Sound abspielen
  • Eine Desktopbenachrichtigung anzeigen

Praktische Beispiele für E-Mail-Regeln

Hier sind einige häufig verwendete Regeln, die Sie sofort anwenden können.

Newsletter automatisch mit Labels versehen

Erstellen Sie eine Regel für E-Mails, die im Nachrichtentext "abmelden" oder "unsubscribe" enthalten. Diese E-Mails sind fast immer Newsletter. Versehen Sie sie automatisch mit dem Label "Newsletter" und überspringen Sie den Posteingang, damit sie direkt archiviert werden.

E-Mails Ihrer Führungskraft markieren

Erstellen Sie eine Regel für E-Mails von der Adresse Ihrer Führungskraft. Markieren Sie diese automatisch als wichtig und fügen Sie einen Stern hinzu. So entgehen sie Ihrer Aufmerksamkeit zwischen anderen Nachrichten nie.

Projektbezogene E-Mails sortieren

Filtern Sie E-Mails, die bestimmte Projektnamen oder Projektcodes im Betreff oder im Nachrichtentext enthalten. Verschieben Sie sie automatisch in den zugehörigen Projektordner oder versehen Sie sie mit dem passenden Label.

Benachrichtigungen von Tools verarbeiten

Automatische Benachrichtigungen von Tools wie Jira, GitHub, Slack oder Projektmanagementsoftware können Ihr Postfach überfluten. Erstellen Sie pro Tool Regeln, die diese E-Mails in separate Ordner verschieben oder automatisch archivieren.

CC-E-Mails getrennt halten

E-Mails, in denen Sie in CC stehen, dienen oft nur zur Information und erfordern nicht sofort eine Aktion. Filtern Sie E-Mails, bei denen Sie nicht im "An"-Feld stehen, und geben Sie ihnen eine niedrige Priorität oder verschieben Sie sie in einen "CC"-Ordner.

Fortgeschrittene Tipps für E-Mail-Regeln

Mit diesen fortgeschrittenen Techniken holen Sie noch mehr aus Ihren Filtern und Regeln heraus.

Mehrere Kriterien kombinieren

Sie müssen sich nicht auf ein Kriterium pro Regel beschränken. Kombinieren Sie zum Beispiel Absender UND Betreff, um ganz bestimmte E-Mails zu filtern. In Gmail können Sie Suchoperatoren wie "OR" verwenden, um mehrere Absender in einem Filter zu erfassen.

Platzhalter und Operatoren verwenden

In Gmail können Sie in Filtern Suchoperatoren verwenden. Zum Beispiel erfasst "from:@example.nl" alle E-Mails von Adressen, die auf @example.nl enden. Das ist praktisch, um alle E-Mails einer Organisation zu filtern, unabhängig davon, wer der konkrete Absender ist.

Reihenfolge der Regeln in Outlook

In Outlook werden Regeln der Reihe nach ausgeführt. Wenn eine E-Mail die erste Regel erfüllt, können nachfolgende Regeln übersprungen werden (es sei denn, Sie deaktivieren "Keine weiteren Regeln anwenden"). Überlegen Sie sich die Reihenfolge Ihrer Regeln gut, damit sie optimal funktionieren.

Testen Sie Ihre Regeln

Nach dem Erstellen einer Regel ist es sinnvoll zu testen, ob sie korrekt funktioniert. Senden Sie sich selbst eine Test-E-Mail, die die Kriterien erfüllt, und prüfen Sie, ob die richtige Aktion ausgeführt wird.

Regeln verwalten und pflegen

Mit der Zeit können Regeln veralten oder miteinander in Konflikt geraten. Regelmäßige Pflege ist wichtig.

Regelmäßig überprüfen

Sehen Sie sich jedes Quartal Ihre bestehenden Regeln an. Löschen Sie Regeln für abgeschlossene Projekte oder für Absender, mit denen Sie keinen Kontakt mehr haben. So bleibt Ihr Regelsystem effizient.

Komplexe Regeln dokumentieren

Wenn Sie viele Regeln haben oder komplexe Kombinationen verwenden, sollten Sie diese irgendwo dokumentieren. So wissen Sie später noch genau, warum eine bestimmte Regel existiert und was sie tut.

Fazit

E-Mail-Regeln und Filter sind leistungsstarke Werkzeuge, um Ihr Postfach im Griff zu behalten. Durch geschicktes Filtern nach Absender, Betreff oder Inhalt können Sie E-Mails automatisch sortieren, mit Labels versehen, archivieren oder löschen. Beginnen Sie mit einigen einfachen Regeln für Ihre häufigsten E-Mails und erweitern Sie diese schrittweise, sobald Sie mehr Einblick in Ihren E-Mail-Verkehr gewinnen. Die Investition in gut eingerichtete Regeln zahlt sich täglich in Zeit und Übersicht aus.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einer Regel und einem Filter?

Die Begriffe werden synonym verwendet. Gmail nennt es 'Filter', Outlook nennt es 'Regeln'. Beide tun dasselbe: automatisch Aktionen für eingehende E-Mails ausführen, die bestimmte Kriterien erfüllen.

Kann ich Regeln auch auf E-Mails anwenden, die sich bereits in meinem Posteingang befinden?

Ja, beim Erstellen eines Filters in Gmail können Sie 'Filter auch auf passende Konversationen anwenden' aktivieren. In Outlook können Sie beim Erstellen einer Regel festlegen, dass sie sofort auf den aktuellen Ordner angewendet wird.

Wie viele E-Mail-Regeln kann ich erstellen?

Gmail erlaubt maximal 1000 Filter, was für die meisten Nutzer mehr als ausreicht. Outlook hat kein festes Maximum, aber zu viele Regeln können die Leistung beeinträchtigen. Halten Sie es mit 20-50 Regeln übersichtlich.

Funktionieren meine Regeln auch auf meinem Smartphone?

Regeln in Gmail und Outlook.com werden serverseitig ausgeführt, sie funktionieren also unabhängig davon, welches Gerät Sie verwenden. Regeln, die nur in Outlook Desktop erstellt wurden, funktionieren nur, wenn dieser Computer eingeschaltet ist und Outlook läuft.

Auf der Suche nach einer E-Mail-Adresse? Sehen Sie sich unser Angebot an.