E-Mail automatisch weiterleiten einrichten

Warum E-Mails automatisch weiterleiten?

Die automatische Weiterleitung von E-Mails ist eine praktische Funktion, mit der eingehende Nachrichten automatisch an eine andere E-Mail-Adresse gesendet werden. Das ist in verschiedenen Situationen nützlich: Sie möchten alle geschäftlichen E-Mails auch an Ihrer persönlichen Adresse empfangen, Sie wechseln zu einer neuen E-Mail-Adresse, möchten aber keine alten Nachrichten verpassen, oder Sie möchten, dass bestimmte E-Mails automatisch bei einem Kollegen landen. In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie die automatische Weiterleitung in beliebten E-Mail-Programmen einrichten.

Wichtige Überlegungen vorab

Bevor Sie die automatische Weiterleitung einrichten, sollten Sie einige wichtige Punkte bedenken.

Datenschutz und Sicherheit

Weitergeleitete E-Mails enthalten möglicherweise vertrauliche Informationen. Sorgen Sie dafür, dass das Zielkonto mit einem starken Passwort und vorzugsweise mit Zwei-Faktor-Authentifizierung gut geschützt ist. Prüfen Sie außerdem, ob das Weiterleiten geschäftlicher E-Mails an ein privates Konto in Ihrer Organisation erlaubt ist.

Speicherlimits

Wenn Sie E-Mails an ein Konto mit begrenztem Speicherplatz weiterleiten, kann dieses schnell volllaufen. Erwägen Sie, nur bestimmte E-Mails statt aller weiterzuleiten, oder sorgen Sie dafür, dass das Zielkonto genügend Platz hat.

Antworten von der richtigen Adresse

Wenn Sie eine weitergeleitete E-Mail aus dem Zielkonto beantworten, wird Ihre Antwort möglicherweise von dieser Adresse statt von der ursprünglichen gesendet. Das kann zu Verwirrung führen. Viele E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit, über Aliase von der ursprünglichen Adresse aus zu antworten.

Automatische Weiterleitung in Gmail

Gmail bietet flexible Optionen für die Weiterleitung von E-Mails, sowohl für alle Nachrichten als auch selektiv über Filter.

Alle E-Mails weiterleiten

Öffnen Sie Gmail und klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol. Wählen Sie "Alle Einstellungen aufrufen". Gehen Sie zum Tab "Weiterleitung und POP/IMAP". Klicken Sie auf "Weiterleitungsadresse hinzufügen". Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie weiterleiten möchten. Gmail sendet eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse. Öffnen Sie die Bestätigungs-E-Mail und klicken Sie auf den Bestätigungslink, oder geben Sie den Code in Gmail ein. Wählen Sie zurück in den Einstellungen "Kopie eingehender Nachrichten weiterleiten an" und wählen Sie Ihre Adresse. Legen Sie fest, was mit der ursprünglichen Nachricht geschehen soll: im Posteingang behalten, archivieren, als gelesen markieren oder löschen. Klicken Sie auf "Änderungen speichern".

Selektiv weiterleiten mit Filtern

Wenn Sie nicht alle E-Mails weiterleiten möchten, sondern nur bestimmte Nachrichten, können Sie Filter verwenden. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und gehen Sie zu "Alle Einstellungen aufrufen". Gehen Sie zu "Filter und blockierte Adressen". Klicken Sie auf "Neuen Filter erstellen". Legen Sie die Kriterien für die E-Mails fest, die Sie weiterleiten möchten (z. B. von einem bestimmten Absender). Klicken Sie auf "Filter erstellen". Aktivieren Sie "Weiterleiten an" und wählen Sie die Weiterleitungsadresse. Klicken Sie zur Bestätigung auf "Filter erstellen".

Gmail-Weiterleitung deaktivieren

Um die Weiterleitung zu beenden, gehen Sie in den Einstellungen zurück zu "Weiterleitung und POP/IMAP" und wählen "Weiterleitung deaktivieren". Vergessen Sie nicht, auf "Änderungen speichern" zu klicken.

Automatische Weiterleitung in Outlook

Outlook bietet verschiedene Methoden zur Weiterleitung von E-Mails, je nachdem, ob Sie die Webversion, die Desktop-App oder ein Microsoft 365-Konto verwenden.

Outlook Web (outlook.com / Office 365)

Melden Sie sich bei outlook.com oder Ihrem Office 365-Webmail an. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie "Alle Outlook-Einstellungen anzeigen". Gehen Sie zu "E-Mail" und dann zu "Weiterleitung". Aktivieren Sie "Weiterleitung aktivieren". Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie weiterleiten möchten. Optional: Aktivieren Sie "Kopie der weitergeleiteten Nachrichten beibehalten", um die ursprünglichen E-Mails auch in Outlook zu behalten. Klicken Sie auf "Speichern".

Outlook Desktop mit Exchange

Wenn Sie ein Exchange-Konto verwenden, wird die Weiterleitung meist über das Webmail oder von der IT-Abteilung eingerichtet. In Outlook Desktop können Sie jedoch Regeln erstellen, um E-Mails weiterzuleiten. Gehen Sie zu "Datei" > "Regeln und Benachrichtigungen verwalten". Klicken Sie auf "Neue Regel". Wählen Sie "Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden". Klicken Sie auf "Weiter", um alle Nachrichten auszuwählen, oder legen Sie Kriterien fest. Wählen Sie bei den Aktionen "diese an eine Person/öffentliche Gruppe weiterleiten". Geben Sie die Weiterleitungsadresse ein. Schließen Sie den Assistenten ab und geben Sie der Regel einen Namen.

Microsoft 365-Verwaltungseinstellungen

In manchen Organisationen ist die automatische Weiterleitung an externe Adressen von der IT-Abteilung blockiert. Das ist eine Sicherheitsmaßnahme, um zu verhindern, dass Unternehmensinformationen nach außen gelangen. Wenn Sie eine Weiterleitung benötigen, diese aber nicht funktioniert, wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung.

Automatische Weiterleitung in anderen E-Mail-Diensten

Auch andere beliebte E-Mail-Dienste unterstützen die automatische Weiterleitung.

Yahoo Mail

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie "Weitere Einstellungen". Gehen Sie zu "Postfächer". Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus. Scrollen Sie zu "Weiterleitung" und geben Sie die Weiterleitungsadresse ein. Bestätigen Sie mit Ihrem Yahoo-Passwort.

Apple iCloud Mail

Melden Sie sich bei icloud.com an und gehen Sie zu Mail. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie "Einstellungen". Gehen Sie zu "Allgemein". Aktivieren Sie "E-Mails weiterleiten an" und geben Sie die Adresse ein. Optional: Behalten Sie eine Kopie in iCloud.

E-Mail über Hosting (cPanel)

Wenn Sie E-Mail über einen Webhosting-Anbieter nutzen, können Sie die Weiterleitung meist über cPanel einrichten. Melden Sie sich bei cPanel an und suchen Sie nach "Forwarders" oder "Weiterleitungen". Klicken Sie auf "Add Forwarder" oder "Weiterleitung hinzufügen". Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und die Weiterleitungsadresse ein. Wählen Sie, ob Sie das Original behalten oder löschen möchten.

Erweiterte Weiterleitungsszenarien

Manchmal haben Sie komplexere Anforderungen an die Weiterleitung. Hier sind einige erweiterte Szenarien.

An mehrere Adressen weiterleiten

In Gmail können Sie direkt nur an eine Adresse weiterleiten, aber Sie können Filter verwenden, um E-Mails anhand von Kriterien an verschiedene Adressen zu senden. In Outlook können Sie Regeln erstellen, die an mehrere Adressen weiterleiten.

Weiterleiten unter Beibehaltung des ursprünglichen Absenders

Standardmäßig zeigt eine weitergeleitete E-Mail Sie als Weiterleitenden an. Wenn der ursprüngliche Absender erhalten bleiben soll, können Sie "Umleiten" (Redirect) statt Weiterleiten verwenden. Das ist in Outlook über Regeln verfügbar.

Vorübergehend weiterleiten

Wenn Sie E-Mails vorübergehend weiterleiten möchten (zum Beispiel während des Urlaubs), vergessen Sie nicht, die Weiterleitung danach wieder zu deaktivieren. Tragen Sie sich eine Erinnerung in Ihren Kalender ein.

Häufige Probleme lösen

Hier finden Sie Lösungen für Probleme, auf die Sie beim Einrichten der Weiterleitung stoßen können.

Bestätigungs-E-Mail kommt nicht an

Prüfen Sie den Spam- oder Junk-E-Mail-Ordner des Zielkontos. Wenn die E-Mail nicht ankommt, warten Sie einige Minuten und versuchen Sie es erneut. Prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse richtig geschrieben ist.

Weiterleitung funktioniert nicht

Wenn die Weiterleitung eingerichtet ist, aber nicht funktioniert, prüfen Sie, ob es keine widersprüchlichen Regeln oder Filter gibt. In Unternehmensumgebungen kann die IT-Abteilung die Weiterleitung an externe Adressen blockiert haben.

Weitergeleitete E-Mail landet im Spam

Fügen Sie die ursprüngliche Weiterleitungsadresse im Zielkonto zu Ihren Kontakten hinzu. Markieren Sie weitergeleitete Nachrichten als "Kein Spam", um die Filter zu trainieren.

Best Practices für die E-Mail-Weiterleitung

Befolgen Sie diese Richtlinien für eine sichere und effektive Nutzung der automatischen Weiterleitung.

Beide Konten absichern

Sowohl Ihr ursprüngliches Konto als auch Ihr Zielkonto sollten gut geschützt sein. Verwenden Sie starke, eindeutige Passwörter und aktivieren Sie nach Möglichkeit die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Betroffene Stellen informieren

Wenn Sie geschäftliche E-Mails weiterleiten, informieren Sie bei Bedarf Ihre IT-Abteilung oder Ihren Vorgesetzten. Transparenz verhindert spätere Probleme.

Regelmäßig kontrollieren

Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die Weiterleitung noch korrekt funktioniert und die E-Mails im Zielkonto ankommen. Technische Änderungen können Weiterleitungseinstellungen stören.

Alternativen in Betracht ziehen

In manchen Fällen ist das Einrichten eines POP/IMAP-Zugangs oder das Hinzufügen Ihres Kontos zu einem E-Mail-Client eine bessere Alternative zur Weiterleitung. So haben Sie Zugriff auf alle E-Mails ohne Duplikate.

Fazit

Die automatische Weiterleitung von E-Mails ist eine leistungsstarke Funktion, die Ihnen hilft, effizienter mit Ihren E-Mails umzugehen. Ob Sie Ihre Nachrichten an einem Ort bündeln, einen Kollegen mitlesen lassen oder E-Mails von einer alten Adresse auffangen möchten: Die Weiterleitung bietet die Lösung. Folgen Sie den Schritten in diesem Artikel, um die Weiterleitung in Ihrem bevorzugten E-Mail-Programm einzurichten, und berücksichtigen Sie die Sicherheits- und Datenschutzaspekte, die wir besprochen haben. Mit den richtigen Einstellungen verpassen Sie nie wieder eine wichtige E-Mail.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich E-Mails gleichzeitig an mehrere Adressen weiterleiten?

In Gmail können Sie standardmäßig nur an eine Adresse weiterleiten, aber Sie können Filter verwenden, um bestimmte E-Mails an verschiedene Adressen zu senden. In Outlook können Sie über Regeln durchaus an mehrere Adressen weiterleiten.

Bleibt die ursprüngliche E-Mail beim Weiterleiten erhalten?

Das lässt sich einstellen. Bei Gmail und Outlook können Sie wählen, ob Sie die ursprüngliche Nachricht nach dem Weiterleiten behalten, archivieren oder löschen möchten. Es empfiehlt sich, eine Kopie zu behalten, falls etwas schiefgeht.

Funktioniert die Weiterleitung auch für E-Mails, die ich bereits erhalten habe?

Nein, die automatische Weiterleitung funktioniert nur für neue eingehende E-Mails. Bereits vorhandene E-Mails in Ihrem Posteingang werden nicht weitergeleitet. Diese müssen Sie manuell weiterleiten oder exportieren.

Kann mein Arbeitgeber sehen, dass ich E-Mails weiterleite?

Wenn Sie ein geschäftliches E-Mail-Konto verwenden, das von Ihrem Arbeitgeber verwaltet wird, kann dieser möglicherweise sehen, dass Weiterleitungsregeln eingerichtet sind. Viele Organisationen überwachen dies aktiv, und manche blockieren die Weiterleitung an externe Adressen, um Datenlecks zu verhindern.