Dateien sicher mit Kollegen teilen

Warum sicheres Teilen von Dateien wichtig ist

Im Homeoffice teilen Sie regelmäßig Dateien mit Kollegen. Dokumente, Präsentationen, Tabellen: Alles wird über das Internet hin und her geschickt. Doch nicht jede Methode zum Teilen von Dateien ist gleich sicher. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Dateien sicher mit Kollegen teilen und welche Tools sich dafür am besten eignen.

Risiken beim unsicheren Teilen von Dateien

Bevor wir auf sichere Methoden eingehen, ist es gut zu verstehen, welche Risiken unsicheres Teilen mit sich bringt.

Datenlecks

Dateien, die über ungesicherte Kanäle geteilt werden, können abgefangen werden. Sensible Unternehmensinformationen, Kundendaten oder Finanzberichte können in falsche Hände geraten. Das kann zu Reputationsschäden, Bußgeldern und dem Verlust des Kundenvertrauens führen.

Malware und Viren

Dateien aus unbekannten Quellen können Malware enthalten. Wenn Sie Dateien über unsichere Plattformen teilen, riskieren Sie, dass sich Schadsoftware innerhalb Ihrer Organisation verbreitet.

Kontrollverlust

Wenn Sie Dateien über private E-Mail-Konten oder Cloud-Dienste für Privatnutzer teilen, verlieren Sie die Kontrolle darüber, wer Zugriff hat und was mit den Dateien geschieht.

Geschäftlichen Cloud-Speicher nutzen

Am sichersten teilen Sie Dateien über geschäftlichen Cloud-Speicher, der von Ihrer Organisation verwaltet wird.

Microsoft OneDrive und SharePoint

Wenn Ihre Organisation Microsoft 365 verwendet, sind OneDrive und SharePoint die geeigneten Tools zum Teilen von Dateien:

• OneDrive: Ihr persönlicher Arbeitsspeicher, ideal für eigene Dokumente
• SharePoint: Team- und Abteilungsdokumente, gemeinsame Arbeitsbereiche

Dateien auf diesen Plattformen sind automatisch verschlüsselt und unterliegen den Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation.

Aus OneDrive teilen

So teilen Sie eine Datei sicher aus OneDrive:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei
2. Wählen Sie Freigeben
3. Wählen Sie aus, mit wem Sie teilen möchten (bestimmte Personen, Ihre Organisation oder alle Personen mit dem Link)
4. Legen Sie fest, ob Empfänger bearbeiten oder nur anzeigen dürfen
5. Optional: Legen Sie ein Ablaufdatum für den Freigabelink fest
6. Senden Sie die Einladung oder kopieren Sie den Link

Google Drive

Für Organisationen, die Google Workspace nutzen, ist Google Drive der Standard. Das Teilen funktioniert ähnlich:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Freigeben
2. Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Personen hinzu, mit denen Sie teilen möchten
3. Wählen Sie die Zugriffsebene: Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter
4. Klicken Sie auf Senden

Dateien per E-Mail teilen

E-Mail ist oft die erste Wahl zum Versenden von Dateien, doch es gibt wichtige Punkte zu beachten.

Wann E-Mail sinnvoll ist

E-Mail eignet sich für kleine Dateien, die nicht extrem sensibel sind. Die meisten geschäftlichen E-Mail-Systeme verschlüsseln den Datenverkehr, aber Anhänge können von Empfängern weitergeleitet oder gespeichert werden.

Einschränkungen von E-Mail

E-Mail hat wichtige Einschränkungen beim Teilen von Dateien:

• Die Dateigröße ist begrenzt (oft 25MB oder weniger)
• Keine Kontrolle darüber, was Empfänger mit dem Anhang tun
• Versionen werden bei mehreren Kopien unübersichtlich
• Zugriff lässt sich nur schwer entziehen

Alternativen für große Anhänge

Statt große Dateien als Anhang zu versenden, schicken Sie besser einen Freigabelink aus OneDrive oder Google Drive. Die meisten E-Mail-Programme bieten dies automatisch an, wenn Sie versuchen, eine große Datei anzuhängen.

Sicher mit externen Partnern teilen

Das Teilen mit Kollegen innerhalb Ihrer Organisation ist das eine, aber wie teilen Sie sicher mit Externen wie Kunden oder Lieferanten?

Gastbenutzer

Sowohl Microsoft 365 als auch Google Workspace unterstützen Gastbenutzer. Sie können Externe einladen, bestimmte Dateien oder Ordner anzusehen, ohne dass diese Zugriff auf Ihre gesamte Organisation erhalten.

Gesicherte Links

Beim Teilen mit Externen können Sie zusätzliche Sicherheitsoptionen festlegen:

• Kennwort: Zugriff nur mit dem richtigen Kennwort
• Ablaufdatum: Der Link funktioniert nur bis zu einem bestimmten Datum
• Download blockieren: Empfänger können nur ansehen, nicht herunterladen
• Nur lesen: Keine Bearbeitungsrechte

Sichere Dateiübertragung

Für sehr sensible Dokumente können spezielle, gesicherte Dateiübertragungsdienste verwendet werden. Ihre IT-Abteilung kann Sie beraten, welche Lösungen in Ihrer Organisation verfügbar sind.

Gemeinsam an geteilten Dokumenten arbeiten

Moderner Cloud-Speicher bietet mehr als nur Teilen: Sie können auch gleichzeitig zusammenarbeiten.

Zusammenarbeit in Echtzeit

In Microsoft 365 und Google Workspace können mehrere Personen gleichzeitig im selben Dokument arbeiten. Sie sehen die Cursor der anderen, und Änderungen erscheinen sofort. Das beseitigt das Chaos mehrerer Versionen, die per E-Mail herumgeschickt werden.

Versionsverlauf

Cloud-Speicher führt automatisch einen Versionsverlauf. Wenn jemand versehentlich etwas löscht oder Sie eine ältere Version benötigen, können Sie diese wiederherstellen. Das ist viel sicherer als das Teilen lokaler Dateien.

Kommentare und Aufgaben

Statt Feedback per E-Mail zu senden, können Sie Kommentare direkt im Dokument platzieren. So bleibt die gesamte Kommunikation bei der Datei, und Verwirrung wird vermieden.

Was Sie beim Teilen von Dateien vermeiden sollten

Genauso wichtig wie zu wissen, was Sie tun sollten, ist zu wissen, was Sie vermeiden müssen.

Keine USB-Sticks für Unternehmensdateien

USB-Sticks gehen leicht verloren und sind meist nicht verschlüsselt. Geraten sie in falsche Hände, liegen all Ihre Daten offen. Nutzen Sie Cloud-Speicher statt physischer Datenträger.

Meiden Sie Cloud-Dienste für Privatnutzer

Dienste wie Dropbox Personal, WeTransfer oder Google Drive mit einem privaten Konto unterliegen nicht den Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation. Ihre IT-Abteilung hat keine Kontrolle über diese Daten, und bei einem Datenleck haftet die Organisation.

Keine sensiblen Daten über öffentliches WLAN

Teilen Sie keine Dateien, wenn Sie ohne VPN mit öffentlichen WLAN-Netzen verbunden sind. Diese Netze sind nicht sicher, und Ihr Datenverkehr kann abgefangen werden.

Richtlinien und Compliance

Ihre Organisation hat wahrscheinlich Richtlinien für das Teilen von Dateien.

Kennen Sie die Richtlinien

Fragen Sie Ihre Vorgesetzten oder Ihre IT-Abteilung nach den Richtlinien für das Teilen von Dateien. Diese können Regeln enthalten, welche Dokumentklassifizierungen extern geteilt werden dürfen, welche Tools freigegeben sind und wie lange geteilte Links gültig bleiben dürfen.

Klassifizierung von Dokumenten

Manche Organisationen arbeiten mit Klassifizierungsstufen: öffentlich, intern, vertraulich, geheim. Die Klassifizierung bestimmt, wie und mit wem ein Dokument geteilt werden darf. Behandeln Sie jedes Dokument gemäß der richtigen Klassifizierung.

DSGVO-Aspekte (AVG/GDPR)

Wenn Sie Dateien teilen, die personenbezogene Daten enthalten, gelten zusätzliche Regeln aus der DSGVO. Teilen Sie personenbezogene Daten nur mit Personen, die diese wirklich benötigen, und über gesicherte Kanäle. Bewahren Sie geteilte Links nicht länger als nötig auf.

Tipps für sicheres Teilen im Alltag

Zum Schluss einige praktische Tipps für Ihre tägliche Arbeit.

Denken Sie nach, bevor Sie teilen

Fragen Sie sich bei jeder Datei: Wer braucht das wirklich? Muss ich das ganze Dokument teilen oder nur einen Teil? Wie lange soll der Zugriff gültig sein?

Prüfen Sie regelmäßig Ihre geteilten Dateien

In OneDrive und Google Drive können Sie sehen, welche Dateien Sie geteilt haben. Prüfen Sie dies regelmäßig und entziehen Sie Zugriffe, die nicht mehr benötigt werden.

Verwenden Sie eindeutige Dateinamen

Ein eindeutiger Dateiname hilft Empfängern zu verstehen, was sie erhalten, und hilft Ihnen, geteilte Dateien zu verwalten. Vermeiden Sie generische Namen wie Document1.docx.

Fazit

Sicheres Teilen von Dateien ist im Homeoffice unverzichtbar. Wenn Sie geschäftlichen Cloud-Speicher nutzen, die richtigen Freigabeeinstellungen wählen und bewusst mit sensiblen Informationen umgehen, schützen Sie sowohl sich selbst als auch Ihre Organisation. Denken Sie daran: Wenn Sie unsicher sind, wie Sie etwas am sichersten teilen, fragen Sie Ihre IT-Abteilung. Sie kann Ihnen helfen, die richtige Wahl für Ihre konkrete Situation zu treffen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die sicherste Methode, Dateien mit Kollegen zu teilen?

Am sichersten ist geschäftlicher Cloud-Speicher, der von Ihrer Organisation verwaltet wird, etwa Microsoft OneDrive, SharePoint oder Google Drive mit einem Arbeitskonto. Diese Plattformen sind verschlüsselt und unterliegen den Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation. Sie können genau festlegen, wer Zugriff hat, und diesen Zugriff auch wieder entziehen.

Darf ich WeTransfer oder Dropbox für Arbeitsdateien verwenden?

Im Allgemeinen nicht. Cloud-Dienste für Privatnutzer unterliegen nicht den Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation. Ihre IT-Abteilung hat keine Kontrolle über diese Daten, und bei einem Datenleck haftet die Organisation. Verwenden Sie für das Teilen von Arbeitsdateien immer die von Ihrem Arbeitgeber freigegebenen Tools.

Wie teile ich Dateien sicher mit Personen außerhalb meiner Organisation?

Nutzen Sie die Gastbenutzer-Funktion in Microsoft 365 oder Google Workspace. Sie können Externe mit eingeschränkten Rechten zu bestimmten Dateien einladen. Legen Sie ein Kennwort und ein Ablaufdatum für den Freigabelink fest. Gewähren Sie nur den minimal nötigen Zugriff und entziehen Sie ihn, sobald er nicht mehr benötigt wird.

Wie verhindere ich, dass mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind?

Arbeiten Sie in der Cloud, statt lokale Kopien per E-Mail zu verschicken. Teilen Sie einen Link zum Dokument in OneDrive oder Google Drive, damit alle in derselben Datei arbeiten. Cloud-Speicher führt automatisch einen Versionsverlauf, sodass Sie bei Bedarf jederzeit zu früheren Versionen zurückkehren können.