Configurer identités et signatures dans Roundcube

Dans Roundcube, vous pouvez configurer plusieurs identités afin d'envoyer des e-mails depuis différentes adresses, chacune avec sa propre signature. C'est essentiel si vous gérez plusieurs adresses e-mail ou si vous souhaitez donner une image professionnelle. Dans cet article, nous vous expliquons étape par étape comment configurer les identités et les signatures.

Que sont les identités dans Roundcube ?

Une identité dans Roundcube détermine la manière dont votre e-mail est envoyé :

• Nom d'affichage: le nom que voient les destinataires (par ex. "Jan de Vries")
• Adresse e-mail: l'adresse de l'expéditeur
• Organisation: entreprise/organisation (facultatif)
• Adresse de réponse: l'adresse à laquelle les réponses sont envoyées
• BCC (Cci): copie automatique à une adresse
• Signature: texte sous chaque e-mail

Vous pouvez avoir plusieurs identités et choisir pour chaque e-mail celle que vous utilisez.

Pourquoi utiliser plusieurs identités ?

Professionnel ou privé

• info@jouwbedrijf.nl pour les e-mails professionnels
• jan@persoonlijk.nl pour le privé

Différents rôles

• support@bedrijf.nl si vous assurez le service client
• verkoop@bedrijf.nl pour les devis
• jan@bedrijf.nl pour la correspondance personnelle

Services au sein d'une entreprise

• Une seule boîte mail, plusieurs adresses d'expéditeur par service

Ajouter une identité dans Roundcube

Étape 1 : ouvrez les paramètres

1. Connectez-vous au webmail Roundcube
2. Cliquez sur "Paramètres" (icône en forme de roue dentée, en haut à droite)
3. Sélectionnez "Identités" dans le menu de gauche

Étape 2 : créez une nouvelle identité

1. Cliquez sur l'icône "+" ou sur "Créer"
2. Remplissez les champs :

Nom d'affichage (obligatoire) Le nom que voient les destinataires. Par exemple :

• Jan de Vries
• Jan de Vries | Theory7 Support
• Theory7 Ventes

Adresse e-mail (obligatoire) L'adresse de l'expéditeur. Attention : vous ne pouvez utiliser que des adresses autorisées par votre hébergeur. Vous ne pouvez pas simplement saisir une adresse gmail.com.

Organisation (facultatif) Le nom de votre entreprise. Il apparaît à côté de votre nom dans certains logiciels de messagerie.

Adresse de réponse (facultatif) Si vous souhaitez que les réponses soient envoyées à une autre adresse que l'adresse de l'expéditeur. Pratique pour :

• Les newsletters : envoyer depuis noreply@, recevoir sur support@
• Les boîtes mail partagées

BCC (Cci) (facultatif) Envoyer automatiquement une copie à cette adresse. Utile pour :

• Garder une trace pour votre comptabilité
• Les systèmes CRM qui enregistrent les e-mails

Étape 3 : enregistrez l'identité

Cliquez sur "Enregistrer" pour conserver l'identité.

Configurer une signature

Une signature professionnelle contient vos coordonnées et éventuellement des mentions légales.

Signature de base (texte brut)

1. Allez dans Paramètres → Identités
2. Sélectionnez l'identité
3. Faites défiler jusqu'à "Signature"
4. Saisissez votre signature, par exemple :

Met vriendelijke groet,

Jan de Vries
Theory7 Support

T: 020 123 4567
E: jan@theory7.net
W: www.theory7.net

5. Cliquez sur "Enregistrer"

Signature HTML (avec mise en forme)

Pour une signature visuellement plus attrayante :

1. Cochez "Signature HTML"
2. Utilisez les outils de mise en forme pour :
   • Gras, italique, souligné
   • Couleur
   • Liens
   • Éventuellement une image/un logo

Exemple de signature HTML :

Cordialement,

Jan de Vries Support Specialist | Theory7 📞 020 123 4567 📧 jan@theory7.net 🌐 www.theory7.net

Ajouter un logo à la signature

1. Mettez votre logo en ligne quelque part (par ex. sur votre site web)
2. Dans l'éditeur de signature HTML, cliquez sur "Insérer une image"
3. Saisissez l'URL de votre logo
4. Définissez la largeur (max 200px recommandé)

Attention : les images dans les signatures peuvent :

• Être bloquées par les destinataires
• Alourdir votre e-mail
• Être considérées comme du spam en cas d'usage excessif

Une signature basée sur du texte est souvent plus professionnelle et plus fiable.

Paramètres de la signature

Insertion automatique

Allez dans Paramètres → Composition des messages :

"Insérer automatiquement la signature

• Pour les nouveaux messages : oui (recommandé)
• Pour les réponses : au choix
• Pour les transferts : au choix

"Position de la signature

• Sous le texte cité (par défaut)
• Au-dessus du texte cité (recommandé pour un usage professionnel)

Ligne de séparation

Roundcube peut placer automatiquement "-- " (deux tirets, un espace) au-dessus de votre signature. C'est le séparateur de signature e-mail standard que reconnaissent les logiciels de messagerie.

Allez dans Paramètres → Composition des messages → "Ajouter le séparateur de signature standard"

Choisir l'identité lors de la rédaction

Si vous avez plusieurs identités :

1. Cliquez sur "Écrire"
2. En haut, vous voyez une liste déroulante à côté de "De :"
3. Sélectionnez l'identité souhaitée
4. La signature correspondante est insérée automatiquement

Bonnes pratiques pour les signatures

Restez concis

5-6 lignes maximum. Personne ne lit une signature de 20 lignes.

Bien :

Jan de Vries
Theory7 | 020 123 4567
www.theory7.net

Trop long :

Met vriendelijke groet en een fijne dag gewenst,

Jan de Vries
Support Specialist Grade 3
Theory7 B.V.
Afdeling Customer Success
Hoofdstraat 123
1234 AB Amsterdam
Nederland
Europa
Planeet Aarde

Telefoon: +31 (0)20 123 4567
Fax: +31 (0)20 123 4568
Mobiel: +31 (0)6 123 45 678
E-mail: jan@theory7.net
Website: www.theory7.net
LinkedIn: linkedin.com/in/jdevries
Twitter: @jdevries
[logo]
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Disclaimer: Deze e-mail is vertrouwelijk...

Informations essentielles

Ce qui doit y figurer au minimum :

• Votre nom
• Votre fonction (professionnel)
• Votre numéro de téléphone
• Éventuellement votre site web

Obligations légales

Pour les e-mails professionnels aux Pays-Bas, votre signature doit contenir :

• Le nom de l'entreprise
• Le numéro KvK (registre de la Chambre de commerce néerlandaise)
• Le lieu d'établissement

À éviter

• Les citations et les maximes (peu professionnel)
• Les couleurs excessives (aspect désordonné)
• Les grandes images (chargement lent, risque de spam)
• Les icônes de réseaux sociaux (distrayantes, démodées)

Résolution des problèmes

L'identité n'est pas acceptée

Problème : vous ne pouvez pas ajouter une nouvelle adresse e-mail comme identité.

Cause : votre hébergeur vous autorise uniquement à envoyer depuis des adresses qui vous appartiennent réellement.

Solution : créez d'abord l'adresse e-mail dans le panneau de contrôle de votre hébergement, puis ajoutez-la seulement ensuite comme identité dans Roundcube.

La signature n'apparaît pas

Problème : votre signature n'est pas ajoutée automatiquement.

Vérification :

1. Allez dans Paramètres → Composition des messages
2. Vérifiez que "Insérer automatiquement la signature" est activé
3. Vérifiez que l'identité concernée possède bien une signature

La signature HTML ne s'affiche pas correctement

Problème : la mise en forme disparaît ou s'affiche différemment chez les destinataires.

Cause : tous les logiciels de messagerie ne prennent pas en charge le HTML aussi bien.

Solution : gardez un HTML simple. Utilisez uniquement :

• Le gras et l'italique
• Des couleurs simples
• De petites images

Évitez :

• Les tableaux complexes
• Les polices spéciales
• Les couleurs d'arrière-plan

Questions fréquentes

Combien d'identités puis-je créer ? Cela dépend de votre hébergeur. La plupart autorisent un nombre illimité, mais vous ne pouvez envoyer que depuis des adresses qui vous appartiennent.

Puis-je utiliser une adresse Gmail comme identité ? Seulement si votre hébergeur l'autorise (généralement pas). La plupart des serveurs le bloquent pour éviter le spam.

Ma signature est-elle prise en compte dans la taille du message ? Oui, une grande signature avec des images alourdit votre e-mail. Gardez-la compacte.

Puis-je utiliser une autre signature pour les réponses ? Pas par défaut dans Roundcube. Vous pouvez toutefois modifier la position d'insertion de la signature ou la modifier manuellement.