En Roundcube puedes configurar varias identidades para enviar correo desde distintas direcciones, cada una con su propia firma. Esto es esencial si gestionas varias direcciones de correo electrónico o quieres dar una imagen profesional. En este artículo explicamos paso a paso cómo configurar identidades y firmas.

¿Qué son las identidades en Roundcube?

Una identidad en Roundcube determina cómo se envía tu correo:

  • Nombre para mostrar - El nombre que ven los destinatarios (p. ej., "Jan de Vries")
  • Correo electrónico - La dirección del remitente
  • Organización - Empresa u organización, opcional
  • Responder a - Adónde llegan las respuestas
  • Cco - Copia automática a una dirección
  • Firma - Texto debajo de cada correo

Puedes tener varias identidades y elegir cuál usar en cada correo.

¿Por qué usar varias identidades?

Trabajo y vida privada

  • info@example.nl para el correo profesional
  • jan@example.com para el correo privado

Distintas funciones

  • support@example.nl si te ocupas de la atención al cliente
  • verkoop@example.nl para los presupuestos
  • jan@example.nl para la correspondencia personal

Departamentos de una empresa

  • Un buzón, varias direcciones de remitente por departamento

Añadir una identidad en Roundcube

Paso 1: abre la configuración

  1. Inicia sesión en el webmail Roundcube
  2. Haz clic en "Configuración" (icono de la rueda dentada, arriba a la derecha)
  3. Selecciona "Identidades" en el menú de la izquierda

Paso 2: crea una identidad nueva

  1. Haz clic en el icono "+" o en "Añadir"
  2. Rellena los campos:

Nombre para mostrar (obligatorio) El nombre que ven los destinatarios. Por ejemplo:

  • Jan de Vries
  • Jan de Vries | Theory7 Support
  • Theory7 Verkoop

Correo electrónico (obligatorio) La dirección del remitente. Ten en cuenta que solo puedes usar las direcciones que permite tu proveedor de hosting. No puedes poner sin más una dirección de gmail.com.

Organización (opcional) El nombre de tu empresa. Aparece en algunos programas de correo junto a tu nombre.

Responder a (opcional) Si quieres que las respuestas lleguen a una dirección distinta de la del remitente. Útil para:

  • Boletines: envía desde noreply@ y recibe en support@
  • Buzones compartidos

Cco (opcional) Envía automáticamente una copia a esta dirección. Útil para:

  • Llevar la administración
  • Sistemas CRM que guardan el correo

Paso 3: guarda la identidad

Haz clic en "Guardar" para conservar la identidad.

Configurar la firma

Una firma profesional incluye tus datos de contacto y, si procede, los avisos legales.

Firma básica (texto sin formato)

  1. Ve a Configuración → Identidades
  2. Selecciona la identidad
  3. Desplázate hasta "Firma"
  4. Escribe tu firma, por ejemplo:
Un saludo,

Jan de Vries
Theory7 Support

T: 020 123 4567
E: jan@theory7.net
W: www.theory7.net
  1. Haz clic en "Guardar"

Firma HTML (con formato)

Para una firma visualmente más atractiva:

  1. Marca "Firma HTML"
  2. Usa las herramientas de formato para:
    • Negrita, cursiva, subrayado
    • Color
    • Enlaces
    • Si quieres, una imagen o un logotipo

Ejemplo de firma HTML:

Un saludo,

Jan de Vries Support Specialist | Theory7 📞 020 123 4567 📧 jan@theory7.net 🌐 www.theory7.net

Añadir un logotipo a la firma

  1. Sube tu logotipo a algún sitio en internet (p. ej., tu web)
  2. En el editor de firmas HTML, haz clic en "Insertar imagen"
  3. Introduce la URL de tu logotipo
  4. Define el ancho (se recomienda un máximo de 200px)

Ten en cuenta: las imágenes en las firmas pueden:

  • Quedar bloqueadas por los destinatarios
  • Hacer que tu correo ocupe más
  • Considerarse spam si se usan en exceso

Una firma basada en texto suele ser más profesional y fiable.

Ajustes de la firma

Insertar automáticamente

Ve a Configuración → Redacción de mensajes:

"Añadir firma automáticamente

  • En los mensajes nuevos: Sí (recomendado)
  • En las respuestas: A tu elección
  • En los reenvíos: A tu elección

"Colocar la firma

  • Debajo del texto citado (predeterminado)
  • Encima del texto citado (recomendado para uso profesional)

Línea separadora

Roundcube puede poner automáticamente "-- " (dos guiones y un espacio) encima de tu firma. Es el separador de firma estándar que reconocen los programas de correo.

Ve a Configuración → Redacción de mensajes → "Añadir el separador estándar de firma"

Elegir la identidad al redactar

Si tienes varias identidades:

  1. Haz clic en "Redactar"
  2. Arriba verás un desplegable junto a "De:"
  3. Selecciona la identidad que quieras
  4. La firma correspondiente se inserta automáticamente

Buenas prácticas para las firmas

Sé breve

Un máximo de 5-6 líneas. Nadie lee una firma de 20 líneas.

Bien:

Jan de Vries
Theory7 | 020 123 4567
www.theory7.net

Demasiado:

Un saludo y que tengas un buen día,

Jan de Vries
Support Specialist Grade 3
Theory7 B.V.
Departamento Customer Success
Hoofdstraat 123
1234 AB Amsterdam
Países Bajos
Europa
Planeta Tierra

Teléfono: +31 (0)20 123 4567
Fax: +31 (0)20 123 4568
Móvil: +31 (0)6 123 45 678
Correo electrónico: jan@theory7.net
Web: www.theory7.net
LinkedIn: linkedin.com/in/jdevries
Twitter: @jdevries
[logo]
[banner]
Aviso legal: Este correo es confidencial...

Información esencial

Lo que debe incluir como mínimo:

  • Tu nombre
  • Tu cargo (en el ámbito profesional)
  • Número de teléfono
  • Si quieres, tu web

Requisitos legales

Para el correo profesional en los Países Bajos, tu firma debe incluir:

  • Nombre de la empresa
  • Número de la KvK (Cámara de Comercio neerlandesa)
  • Lugar de establecimiento

Evita

  • Citas y frases célebres (poco profesionales)
  • Exceso de colores (da sensación de desorden)
  • Imágenes grandes (carga lenta, riesgo de spam)
  • Iconos de redes sociales (distraen, anticuados)
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Solución de problemas

La identidad no se acepta

Problema: no puedes añadir una nueva dirección de correo electrónico como identidad.

Causa: tu proveedor de hosting solo te permite enviar desde direcciones que realmente te pertenecen.

Solución: crea primero la dirección de correo electrónico en el panel de control de tu hosting y añádela después como identidad en Roundcube.

La firma no aparece

Problema: tu firma no se añade automáticamente.

Comprueba:

  1. Ve a Configuración → Redacción de mensajes
  2. Comprueba que "Añadir firma automáticamente" esté activado
  3. Comprueba que la identidad correcta tenga una firma

La firma HTML se ve mal

Problema: el formato desaparece o se ve distinto para los destinatarios.

Causa: no todos los programas de correo admiten HTML por igual.

Solución: mantén un HTML sencillo. Usa solo:

  • Negrita y cursiva
  • Colores sencillos
  • Imágenes pequeñas

Evita:

  • Tablas complejas
  • Fuentes especiales
  • Colores de fondo

Preguntas frecuentes

¿Cuántas identidades puedo crear? Depende de tu proveedor de hosting. La mayoría permite un número ilimitado, pero solo puedes enviar desde direcciones que te pertenecen.

¿Puedo usar una dirección de Gmail como identidad? Solo si tu proveedor de hosting lo permite (normalmente no). La mayoría de los servidores lo bloquean para evitar el spam.

¿Mi firma cuenta para el tamaño del mensaje? Sí, una firma grande con imágenes hace que tu correo ocupe más. Mantenla compacta.

¿Puedo usar otra firma para las respuestas? No de forma predeterminada en Roundcube. Eso sí, puedes cambiar la posición en la que se inserta la firma o editarla manualmente.

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