Una de las cosas más importantes que debes hacer antes de irte de vacaciones o de ausentarte de la oficina es configurar un asistente automático de ausencia, también conocido como correo Out of Office (OOO). Así, quienes te envíen un correo electrónico sabrán que ahora mismo no estás y cuándo vuelves. En este artículo te mostramos cómo configurar un mensaje de fuera de la oficina en distintos clientes de correo.

Outlook

Si usas Outlook, sigue estos pasos para configurar un mensaje de fuera de la oficina: 1. Haz clic en «Archivo» en la barra de menús superior y selecciona «Respuestas automáticas» (en algunas versiones de Outlook puede llamarse «Fuera de la oficina»). 2. Selecciona «Enviar respuestas automáticas» e introduce la fecha de inicio y de fin de tu ausencia. 3. Escribe un mensaje adecuado para tu aviso de fuera de la oficina, indicando por ejemplo cuándo volverás y si seguirás revisando el correo durante tu ausencia. 4. Haz clic en «Aceptar» para guardar la configuración.

Gmail

Si usas Gmail, sigue estos pasos para configurar un mensaje de fuera de la oficina: 1. Haz clic en el icono de la rueda dentada en la esquina superior derecha de tu bandeja de entrada de Gmail y selecciona «Ajustes». 2. Desplázate hacia abajo hasta la sección «Respuesta automática» y selecciona «Respuesta automática activada». 3. Introduce la fecha de inicio y de fin de tu ausencia y escribe un mensaje adecuado para tu aviso de fuera de la oficina. 4. Haz clic en «Guardar cambios» para guardar la configuración.

Apple Mail

Si usas Apple Mail, sigue estos pasos para configurar un mensaje de fuera de la oficina: 1. Haz clic en «Mail» en la barra de menús superior y selecciona «Preferencias». 2. Haz clic en la pestaña «Reglas» y selecciona «Añadir regla». 3. Escribe un nombre adecuado para la regla, como «Fuera de la oficina». 4. Establece la condición en «Todos los mensajes». 5. Indica como acción «Responder al mensaje». 6. Escribe tu mensaje de fuera de la oficina e indica la fecha de inicio y de fin de tu ausencia. 7. Haz clic en «Aceptar» para guardar la configuración.

Consejos para redactar un mensaje de fuera de la oficina

  • Sé breve: a la gente no le apetece leer mensajes largos. - Sé concreto: di cuándo volverás y si seguirás revisando el correo durante tu ausencia. - Remite a otras personas: si tienes compañeros que pueden ayudar al destinatario durante tu ausencia, remítelo a ellos. - Incluye los datos de contacto importantes: por si es urgente y alguien necesita localizarte, indica el número de un compañero o un teléfono en el que puedan encontrarte. - Adapta tu lenguaje: ajústalo al destinatario de tu mensaje de fuera de la oficina y no uses jerga técnica ni términos incomprensibles. - Usa el humor: si encaja con la cultura de tu organización, un poco de humor en tu mensaje de fuera de la oficina no hace ningún daño y puede dar a la gente una impresión positiva de ti.

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¿Cuándo debes configurar un mensaje de fuera de la oficina?

Configurar un mensaje de fuera de la oficina no solo es importante cuando te vas de vacaciones, sino también cuando te ausentas por otros motivos, como una enfermedad prolongada o una reunión familiar. Al configurar este mensaje demuestras que eres profesional y fiable, porque informas a la gente de tu ausencia y le aseguras que responderás a sus correos lo antes posible.