Guardar un documento de Word como PDF: la guía completa

Guardar un documento de Word como PDF es una habilidad esencial que todo el mundo debería dominar. Tanto si envías una carta de presentación como si compartes un informe con tus compañeros o quieres conservar un documento en un formato de lectura universal, un PDF suele ser la mejor opción. En esta guía detallada te explicamos paso a paso cómo hacerlo de forma sencilla.

¿Por qué guardar un documento de Word como PDF?

Antes de entrar en los pasos prácticos, conviene entender por qué el PDF se ha convertido en un formato de archivo tan popular.

Ventajas de los archivos PDF

PDF significa Portable Document Format, que traducido literalmente es 'formato de documento portátil'. Este formato lo desarrolló Adobe y tiene varias ventajas importantes:

Lectura universal: un PDF se ve exactamente igual en cualquier ordenador, tableta o smartphone. Esto no ocurre con los documentos de Word, cuyo formato puede descolocarse si el destinatario usa otra versión de Word o no tiene instaladas determinadas fuentes.

Seguridad: los archivos PDF se pueden proteger con una contraseña, de modo que solo las personas autorizadas puedan abrir o editar el documento.

Aspecto profesional: en documentos oficiales como cartas de presentación, presupuestos o contratos, a menudo se espera que envíes un PDF. Da una imagen más profesional que un archivo de Word editable.

Archivos más pequeños: en muchos casos, un PDF ocupa menos que el documento de Word original, sobre todo en documentos con muchas imágenes.

Método 1: guardar como PDF desde el menú Archivo

Este es el método más utilizado y sencillo para guardar tu documento de Word como PDF.

Instrucciones paso a paso

Paso 1: abre el documento de Word que quieres convertir a PDF. Comprueba que todos los cambios estén guardados.

Paso 2: haz clic en la pestaña Archivo, en la parte superior izquierda de la pantalla. Se abre una pantalla nueva con varias opciones.

Paso 3: en el menú de la izquierda, haz clic en Guardar como. En las versiones más recientes de Word, también puede llamarse Guardar una copia.

Paso 4: elige la ubicación donde quieres guardar el archivo. Puede ser tu ordenador, OneDrive u otra ubicación.

Paso 5: aparece un cuadro de diálogo. En la parte inferior verás una opción llamada Guardar como tipo o Tipo. Haz clic en el menú desplegable.

Paso 6: desplázate por la lista y selecciona PDF (*.pdf).Paso 7: pon a tu archivo un nombre claro en el campoNombre de archivo.Paso 8: haz clic en el botónGuardar. Tu documento se guarda ahora como PDF.

Método 2: exportar a PDF

Word ofrece también una función de exportación específica, con opciones adicionales para crear archivos PDF.

¿Cómo funciona la exportación?Paso 1: abre tu documento de Word y haz clic enArchivo en la barra de menús.Paso 2: haz clic enExportar en el menú de la izquierda.Paso 3: selecciona la opciónCrear documento PDF/XPS.Paso 4: haz clic en el botón grandeCrear PDF/XPS.Paso 5: se abre una ventana nueva donde puedes escribir el nombre del archivo y elegir dónde guardarlo.Paso 6: fíjate en la opciónOptimizar para, en la parte inferior de la ventana. Aquí puedes elegir entre:

-Estándar: la mejor calidad, adecuada para imprimir -Tamaño mínimo: archivo más pequeño, adecuado para publicar en líneaPaso 7: haz clic enPublicar para crear el PDF.

Método 3: imprimir a PDF

Un tercer método consiste en usar la función de impresión para crear un PDF. Funciona en prácticamente cualquier ordenador con Windows 10 o posterior.

El método de impresión, explicadoPaso 1: abre tu documento en Word.Paso 2: pulsa la combinación de teclasCtrl + P o ve aArchivo y haz clic enImprimir.Paso 3: en la selección de impresora verás varias opciones. SeleccionaMicrosoft Print to PDF oImpresora PDF.Paso 4: haz clic enImprimir.Paso 5: elige una ubicación y un nombre de archivo para tu PDF y haz clic enGuardar.

Este método resulta práctico porque también funciona desde otros programas distintos de Word, como tu navegador web o un programa de imágenes.

Opciones avanzadas al guardar como PDF

Al crear un PDF, hay varias opciones adicionales que te pueden ayudar a conseguir el resultado perfecto.

Ajustes de calidad

Al exportar a PDF, puedes hacer clic enOpciones para ver más ajustes:

-Intervalo de páginas: elige qué páginas quieres incluir en el PDF -Crear marcadores: útil para documentos largos con índice -Propiedades del documento: añade metadatos como el autor y el título -Etiquetas PDF para accesibilidad: hace que el PDF se lea mejor con lectores de pantalla

Consejos para obtener la mejor calidad de PDFRevisa primero tu documento: repasa el documento y comprueba que todo el texto, las imágenes y las tablas tengan el formato correcto antes de crear el PDF.Usa fuentes estándar: si quieres que tu documento se vea igual en todas partes, utiliza fuentes habituales como Arial, Times New Roman o Calibri.Comprime las imágenes: si tu PDF queda demasiado grande, puedes comprimir las imágenes en Word desdeArchivo > Opciones > Avanzadas > Tamaño y calidad de la imagen.

Problemas frecuentes y soluciones

A veces, guardar como PDF no sale del todo bien. Estos son algunos problemas frecuentes y cómo puedes resolverlos.

El formato se ve distinto

Si tu PDF se ve distinto de tu documento de Word, puede deberse a fuentes especiales. Prueba primero a imprimir el documento en una impresora PDF, o sustituye las fuentes por otras estándar.

El PDF es demasiado grande

Las imágenes grandes pueden hacer que tu PDF ocupe más de lo necesario. Al exportar, eligeTamaño mínimo en lugar deEstándar, o comprime las imágenes en Word antes de crear el PDF.

Los hipervínculos no funcionan

Asegúrate de que la opción de hipervínculos esté marcada en las opciones de exportación. Ve aOpciones al exportar y comprueba queCrear marcadores con hipervínculos esté seleccionado.

Abrir y comprobar el PDF

Después de crear tu PDF, conviene comprobarlo antes de enviar el documento.

Abrir el PDF en un lector

Haz doble clic en tu archivo PDF para abrirlo. Windows abre los archivos PDF de forma predeterminada en Microsoft Edge. También puedes instalar Adobe Acrobat Reader para disponer de más funciones.

Comprueba los siguientes puntos:

  • ¿Están todas las páginas en el orden correcto?
  • ¿Se lee bien el texto?
  • ¿Se ven nítidas las imágenes?
  • ¿Funcionan los hipervínculos, si los hay?

Preguntas frecuentes

¿Puedo volver a convertir un PDF a Word?

Sí, es posible. En las versiones más recientes de Word puedes abrir un PDF desdeArchivo > Abrir y Word intentará convertir el documento. Ten en cuenta que el formato no siempre se conserva a la perfección, sobre todo en documentos complejos con muchas imágenes o tablas.

¿Es gratis guardar documentos de Word como PDF?

Por supuesto. Guardar como PDF es una función estándar de Microsoft Word y no tiene ningún coste adicional. La función Microsoft Print to PDF de Windows también se puede usar de forma totalmente gratuita.

¿Puedo combinar varios documentos de Word en un solo PDF?

No se puede hacer directamente en Word, pero sí puedes combinar primero los documentos de Word en uno solo y guardarlo después como PDF. También hay herramientas en línea gratuitas con las que puedes unir varios archivos PDF.

¿Se conserva mi documento original de Word?

Sí, al guardar como PDF, Word crea una copia de tu documento en formato PDF. Tu archivo original de Word (.docx) sigue existiendo y lo puedes seguir editando. Así tendrás dos archivos: el documento de Word editable y la versión en PDF.