Excel para principiantes: conceptos básicos explicados

Microsoft Excel es uno de los programas más usados del mundo. Tanto si quieres llevar el presupuesto de casa como crear una lista de socios o hacer cálculos, Excel te lo pone fácil. En esta guía aprenderás los conceptos básicos de Excel, paso a paso.

¿Qué es Excel?

Excel es un programa de hojas de cálculo. Trabajas con una gran cuadrícula de celdas, organizada en filas (numeradas 1, 2, 3...) y columnas (con las letras A, B, C...). En cada celda puedes introducir texto, números o fórmulas.

¿Para qué se usa Excel?

• Presupuesto doméstico o resumen de gastos
• Listas (contactos, inventario, la compra)
• Cálculos y análisis
• Crear gráficos y diagramas
• Ordenar y filtrar datos
• Planificación y horarios

Abrir Excel y crear un archivo nuevo

1. Abre Excel (busca "Excel" en el menú Inicio)
2. Haz clic en "Libro en blanco" para crear un archivo nuevo
3. Ahora ves una cuadrícula vacía de celdas

Introducir datos

Escribir texto y números

1. Haz clic en una celda (por ejemplo, A1)
2. Escribe tu texto o número
3. Pulsa Intro para ir a la celda de abajo
4. O pulsa Tab para ir a la celda de la derecha

Modificar datos

• Cambiar: Haz doble clic en una celda para editar el contenido
• Eliminar: Selecciona la celda y pulsa Supr
• Deshacer: Pulsa Ctrl+Z para deshacer tu última acción

Seleccionar celdas

• Una celda: Haz clic en ella
• Varias celdas: Haz clic y arrastra, o mantén pulsada la tecla Mayús y haz clic
• Toda una fila: Haz clic en el número de fila, a la izquierda
• Toda una columna: Haz clic en la letra de columna, arriba
• Todo: Haz clic en el cuadradito de la esquina superior izquierda (entre la A y el 1)

Cálculos básicos con fórmulas

La fuerza de Excel está en las fórmulas. Una fórmula siempre empieza por el signo =.

Fórmulas sencillas de cálculo

Calcular con celdas

En lugar de números, también puedes usar referencias de celda. Ejemplo:

1. Escribe en la celda A1: 100
2. Escribe en la celda A2: 25
3. Escribe en la celda A3: =A1+A2
4. La celda A3 muestra ahora 125

La ventaja: si cambias A1 o A2, A3 se actualiza automáticamente.

Funciones útiles

Excel incluye funciones para los cálculos más habituales.

SUMA: sumar números

Suma todos los números de un rango:

=SUMA(A1:A10)

Esto suma todos los números de las celdas A1 a A10, ambas incluidas.

PROMEDIO: calcular la media

=PROMEDIO(B1:B20)

MIN y MAX: valor más bajo y más alto

=MIN(C1:C50)
=MAX(C1:C50)

CONTAR: contar celdas

=CONTAR(D1:D100)

Cuenta cuántas celdas contienen números.

Ajustar columnas y filas

Cambiar el ancho de columna

• A mano: Arrastra el borde entre dos letras de columna
• Automáticamente: Haz doble clic en el borde y la columna se ajusta al contenido

Insertar filas o columnas

1. Haz clic con el botón derecho en un número de fila o una letra de columna
2. Elige "Insertar"
3. Se añade una fila o columna nueva

Eliminar filas o columnas

1. Haz clic con el botón derecho en el número de fila o la letra de columna
2. Elige "Eliminar"

Aplicar formato

Con el formato, tu hoja de cálculo queda más clara:

Fuente y tamaño

1. Selecciona las celdas a las que quieres dar formato
2. Usa los botones de la barra de herramientas para:
   • Negrita (Ctrl+N)
   • Cursiva (Ctrl+K)
   • Subrayado (Ctrl+S)
   • Ajustar el tamaño de fuente

Colores de celda

1. Selecciona las celdas
2. Haz clic en el icono del bote de pintura para el color de fondo
3. Haz clic en la A con una línea de color para el color del texto

Añadir bordes

1. Selecciona el rango
2. Haz clic en el icono de bordes de la barra de herramientas
3. Elige el tipo de borde que quieras

Ordenar datos

Ordena tus datos alfabéticamente o de menor a mayor:

1. Haz clic en cualquier punto de tus datos
2. Ve a la pestaña "Datos"
3. Haz clic en "Ordenar"
4. Elige la columna por la que quieres ordenar
5. Elige "De A a Z" o "De Z a A"

Guardar el archivo

Guardar en tu ordenador

1. Pulsa Ctrl+G o haz clic en "Archivo" > "Guardar como"
2. Elige una ubicación (por ejemplo, Documentos)
3. Ponle un nombre al archivo
4. Haz clic en "Guardar"

Consejo: Guarda con frecuencia mientras trabajas (Ctrl+G).

Formatos de archivo

• .xlsx: formato estándar de Excel (recomendado)
• .xls: formato antiguo de Excel (para versiones anteriores)
• .csv: archivo de texto con valores separados por comas
• .pdf: para compartir sin que otras personas puedan editar

Métodos abreviados útiles

Alternativas gratuitas a Excel

¿No tienes Microsoft Office? Hay alternativas gratuitas:

• Hojas de cálculo de Google: gratis en línea a través de Google Drive
• LibreOffice Calc: se puede descargar gratis
• Excel Online: versión básica gratuita a través de Microsoft 365 en línea

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