Crear un gráfico en Excel: visualizar datos

Las cifras de una tabla pueden resultar abrumadoras. Un gráfico, en cambio, cuenta una historia de un vistazo. Con Microsoft Excel puedes crear fácilmente gráficos profesionales a partir de tus datos. Aquí aprenderás paso a paso a crear distintos tipos de gráficos y a adaptarlos a lo que necesitas.

¿Por qué usar gráficos?

Los gráficos convierten las cifras áridas en información visual. Te ayudan a:

  • Reconocer tendencias a lo largo del tiempo
  • Hacer comparaciones entre categorías
  • Detectar de inmediato los valores atípicos
  • Presentar datos complejos de forma comprensible
  • Convencer a tu público con imágenes claras

Un gráfico bien elegido comunica en segundos lo que una tabla de números tardaría minutos en transmitir.

Preparación: estructurar tus datos

Antes de crear un gráfico, tus datos deben estar bien estructurados.

La estructura ideal

  • La columna A contiene las categorías o etiquetas (por ejemplo, meses, nombres de productos, regiones)
  • Las columnas siguientes contienen los valores numéricos
  • La primera fila contiene los encabezados de columna
  • No hay filas ni columnas vacías en los datos

Ejemplo de datos correctos

Una tabla con cifras de ventas mensuales podría tener este aspecto:

Mes Ventas
Enero 12500
Febrero 14200
Marzo 15800
Abril 13900

Esta estructura es perfecta para un gráfico.

Crear tu primer gráfico

Vamos a crear un gráfico paso a paso.

Paso 1: selecciona tus datos

Haz clic y arrastra para seleccionar todos los datos que quieres mostrar en el gráfico, incluidas la fila de encabezados y las etiquetas de categoría. En nuestro ejemplo, selecciona desde la celda A1 hasta la B13.

Paso 2: ve a Insertar

Haz clic en la pestaña Insertar de la cinta de opciones, en la parte superior.

Paso 3: elige un tipo de gráfico

En el grupo Gráficos verás iconos para distintos tipos de gráficos. Los principales son:

  • Gráfico de columnas: barras verticales
  • Gráfico de barras: barras horizontales
  • Gráfico de líneas: puntos unidos por líneas
  • Gráfico circular: gráfico de tarta para mostrar proporciones
  • Gráfico de dispersión: puntos sueltos para correlaciones

Haz clic en el tipo que quieras y selecciona una variante concreta.

Paso 4: aparece el gráfico

Excel coloca el gráfico directamente en tu hoja de cálculo. Puedes arrastrarlo hasta la posición que prefieras y cambiar su tamaño arrastrando las esquinas.

Elegir el tipo de gráfico adecuado

Cada tipo de gráfico tiene sus puntos fuertes. Elige con criterio.

Gráfico de columnas

Úsalo para comparar valores entre categorías. Es ideal para cifras de ventas por producto, puntuaciones por departamento o visitantes por ubicación. Las barras verticales hacen que las comparaciones sean intuitivas.

Gráfico de líneas

Perfecto para tendencias a lo largo del tiempo. Facturación mensual, temperaturas diarias, crecimiento anual: todo aquello cuya evolución quieras ver. La línea une los puntos y hace visible la tendencia.

Gráfico circular

Úsalo para mostrar las proporciones de un todo. La cuota de mercado de los competidores, el reparto de tu presupuesto o la composición de tu base de socios. Atención: solo funciona bien con un máximo de 6-7 categorías.

Gráfico de barras

Es parecido al gráfico de columnas, pero con barras horizontales. Resulta útil cuando los nombres de las categorías son largos o cuando tienes muchas categorías.

Gráfico combinado

Combina dos tipos de gráfico, por ejemplo, columnas con una línea. Resulta útil para mostrar distintos tipos de datos en un mismo gráfico, como unidades vendidas (columnas) y porcentaje de beneficio (línea).

Personalizar el gráfico

Un gráfico estándar es solo el principio. Ahora vamos a mejorarlo.

Cambiar el título del gráfico

Haz clic en el título y escribe uno nuevo y descriptivo. Un buen título indica de inmediato lo que muestra el gráfico, por ejemplo, "Evolución mensual de las ventas 2024".

Añadir títulos de ejes

Haz clic en el gráfico y luego en el signo más (+) que aparece. Marca Títulos de ejes. Ahora puedes añadir títulos al eje horizontal y al vertical, como "Mes" y "Facturación en euros".

Añadir etiquetas de datos

Con el mismo signo más puedes activar Etiquetas de datos. Así aparecen los valores exactos junto a cada columna o punto. Resulta útil cuando la precisión es importante.

Mover o eliminar la leyenda

La leyenda explica qué significa cada color. Haz clic en ella para moverla, o elimínala desde el menú del signo más si no hace falta (por ejemplo, con una sola serie de datos).

Personalizar colores y estilos

Da a tu gráfico un aspecto profesional o personal.

Estilos de gráfico

Haz clic en el gráfico y ve a la pestaña Diseño de gráfico. Aquí encontrarás estilos prediseñados. Haz clic en un estilo para aplicarlo de inmediato.

Cambiar los colores

En la pestaña Diseño de gráfico también encontrarás el botón Cambiar colores. Elige una combinación de colores que encaje con tu documento o con la identidad corporativa de tu empresa.

Personalizar elementos individuales

Haz clic en un elemento concreto (por ejemplo, una columna) y después haz clic derecho y elige Formato. Así podrás ajustar el color de relleno, el borde y otras propiedades.

Cambiar las fuentes

Selecciona el texto del gráfico y usa las opciones de fuente habituales de la pestaña Inicio.

Añadir o cambiar datos

Tu gráfico está vinculado a los datos de origen. Los cambios en la tabla se aplican automáticamente al gráfico.

Añadir datos nuevos

Si añades datos justo debajo de tu tabla, es posible que Excel los incluya automáticamente. Si no es así, ajusta el rango de datos:

  1. Haz clic derecho en el gráfico
  2. Elige Seleccionar datos
  3. Ajusta el rango para incluir los datos nuevos
  4. Haz clic en Aceptar

Añadir series de datos

¿Quieres añadir una segunda serie de datos, por ejemplo, para comparar ventas y costes?

  1. Añade la nueva columna a tu tabla de origen
  2. Haz clic derecho en el gráfico
  3. Elige Seleccionar datos
  4. Haz clic en Agregar y selecciona la nueva serie

Opciones avanzadas

Si quieres ir más allá, Excel ofrece opciones adicionales.

Eje secundario

Si tienes dos series de datos con escalas muy distintas (por ejemplo, cantidades de 1-100 e importes de 10.000-50.000), puedes añadir un eje secundario:

  1. Haz clic derecho en la serie de datos
  2. Elige Dar formato a serie de datos
  3. Selecciona Eje secundario

Ahora el gráfico tiene dos ejes verticales con sus propias escalas.

Añadir una línea de tendencia

Una línea de tendencia muestra la dirección general de tus datos:

  1. Haz clic en una serie de datos
  2. Haz clic en el signo más
  3. Marca Línea de tendencia
  4. Elige el tipo (el lineal es el más habitual)

La línea de tendencia ayuda a predecir la evolución futura.

Barras de error

En presentaciones científicas o estadísticas puedes añadir barras de error que muestren la incertidumbre o la variación.

Usar el gráfico

Tu gráfico está listo. Ahora puedes aprovecharlo de varias maneras.

Copiar a Word o PowerPoint

Haz clic en el gráfico y pulsa Ctrl+C. Ve a Word o PowerPoint y pulsa Ctrl+V. Puedes elegir si el gráfico sigue vinculado a Excel o si se pega como imagen.

Guardar como imagen

Haz clic derecho en el gráfico y elige Guardar como imagen. Elige un formato (PNG para la web, EMF para alta calidad) y una ubicación.

Imprimir

¿Quieres imprimir solo el gráfico? Selecciona el gráfico y ve a Imprimir. Excel imprime entonces solo el gráfico en una página.

Consejos para crear gráficos convincentes

Consejo 1: empieza el eje Y en cero

Un eje Y que no empieza en cero puede exagerar las diferencias y resultar engañoso. Empieza en cero para ofrecer una imagen honesta, salvo que tengas motivos concretos para no hacerlo.

Consejo 2: evita los efectos 3D

Los gráficos en 3D parecen espectaculares, pero dificultan la estimación correcta de los valores. Quédate con el 2D para ganar claridad.

Consejo 3: limita el número de series de datos

Más de 4-5 series en un gráfico resultan confusas. Divide los datos complejos en varios gráficos.

Consejo 4: elige colores lógicos

Usa tonos rojos para lo negativo y verdes para lo positivo. Mantén los colores coherentes en toda tu presentación.

Consejo 5: añade contexto

Un gráfico sin contexto no sirve de nada. Añade un título claro, títulos de ejes y, si hace falta, anotaciones que expliquen lo que ve el lector.

Preguntas frecuentes

¿Cómo creo un gráfico con dos tipos de datos distintos, como facturación y porcentaje?

Primero crea un gráfico con las dos series de datos. Después haz clic derecho en la serie que necesite otra escala y elige Dar formato a serie de datos. Selecciona Eje secundario. Ahora tienes dos ejes Y. También puedes cambiar el tipo de gráfico de cada serie con clic derecho y Cambiar tipo de gráfico de series para crear un gráfico combinado.

¿Por qué no cambia mi gráfico cuando modifico los datos?

Comprueba primero si los datos nuevos están dentro del rango de origen seleccionado. Haz clic derecho en el gráfico y elige Seleccionar datos para comprobar y ajustar el rango. Si el gráfico no reacciona en absoluto, es posible que se haya pegado como imagen y no como gráfico vinculado.

¿Puedo crear un gráfico con datos de distintas hojas de cálculo?

Sí, pero requiere pasos adicionales. Primero crea el gráfico con los datos de una hoja. Después haz clic derecho y elige Seleccionar datos. En Agregar puedes indicar un rango de otra hoja escribiendo el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación y el rango de celdas, por ejemplo, Hoja2!A1:B12.

¿Cómo consigo que el gráfico ocupe su propia página al imprimir?

Selecciona el gráfico, haz clic derecho y elige Mover gráfico. Selecciona Hoja nueva y ponle un nombre. El gráfico queda ahora en su propia pestaña y se imprime automáticamente a página completa. Es ideal para informes en los que el gráfico debe ocupar una página entera.