¿Qué es Calendly?

Calendly es una herramienta de planificación online que automatiza la programación de citas. En lugar de intercambiar correos sin fin sobre las horas disponibles, compartes un enlace de Calendly. Las demás personas eligen el momento que les viene bien entre tus franjas horarias disponibles. Calendly comprueba tu calendario, evita las reservas dobles y envía confirmaciones y recordatorios automáticamente.

La herramienta es ideal para profesionales que programan citas con regularidad: consultores, coaches, vendedores y reclutadores, pero también para el uso personal, como quedar con amigos o familiares. El plan gratuito ofrece la funcionalidad básica, mientras que los planes de pago añaden funciones adicionales para equipos y empresas.

Configurar tu cuenta de Calendly

Registrarte e iniciar sesión

Ve a calendly.com y crea una cuenta con tu dirección de correo electrónico o tu cuenta de Google o Microsoft. La vinculación con Google o Microsoft resulta práctica porque permite integrar el calendario directamente. Después del registro, Calendly te guía por un breve asistente de configuración.

Conectar el calendario

Conecta tu calendario para que Calendly conozca tu disponibilidad. Se admiten Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 e iCloud Calendar. Calendly detecta cuándo estás ocupado y solo muestra los momentos libres a quienes quieren reservar. Puedes conectar varios calendarios si combinas calendarios distintos.

Configurar la disponibilidad

Indica cuándo estás disponible para citas. Define qué días y en qué horario trabajas. Puedes establecer una disponibilidad distinta para distintos tipos de cita. Añade también bloqueos de tiempo para la comida, la preparación u otras interrupciones recurrentes. Calendly respeta estos ajustes y solo muestra las franjas disponibles.

Crear tipos de evento

¿Qué son los tipos de evento?

Los tipos de evento son las clases de cita que ofreces. Cada tipo de evento tiene sus propios ajustes: duración, ubicación, disponibilidad y descripción. Por ejemplo, puedes configurar una «reunión de presentación de 30 minutos» y una «consulta de 60 minutos» como tipos de evento separados, cada uno con sus propias condiciones.

Crear un tipo de evento

Haz clic en 'Create' y elige el tipo: uno a uno, grupo o colectivo. Para la mayoría de los usuarios, uno a uno es el punto de partida. Dale al tipo de evento un nombre que deje claro de qué se trata. Establece la duración, desde 15 minutos hasta varias horas. Añade una descripción que explique de qué trata la cita.

Opciones de ubicación

Decide dónde tendrá lugar la cita. Entre las opciones están: videoconferencia de Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, llamada telefónica, ubicación física o una ubicación personalizada. En las videollamadas, Calendly se integra directamente con el servicio y crea automáticamente una reunión. En las llamadas telefónicas puedes elegir quién llama a quién.

Añadir preguntas

Configura campos que deben rellenar quienes reservan al crear una cita. Los campos estándar son nombre y correo electrónico, pero puedes añadir tus propias preguntas: número de teléfono, nombre de la empresa, tema de la cita u otra información relevante. Esto te ayuda a preparar la cita.

Ajustes avanzados

Tiempo de margen y límites

Añade un tiempo de margen antes o después de las citas, o en ambos momentos. Así tienes espacio para repasar lo tratado, desplazarte o simplemente hacer una pausa. También puedes establecer límites diarios: por ejemplo, un máximo de tres citas al día. Estos ajustes evitan los días sobrecargados y protegen tu tiempo productivo.

Antelación mínima

Establece un tiempo mínimo de antelación. Si indicas que las citas deben crearse con al menos 24 h de antelación, nadie podrá programar una cita de última hora para dentro de una hora. Así tienes tiempo para prepararte y evitas sorpresas en tu calendario.

Recordatorios y seguimientos

Calendly puede enviar recordatorios automáticos a quienes reservan: un día antes, una hora antes o en los momentos que elijas. También puedes configurar correos de seguimiento automáticos que se envían después de la cita. Esto reduce las ausencias y mejora la comunicación sin trabajo manual.

Compartir tu enlace de Calendly

El enlace personal

Cada usuario de Calendly tiene una URL personal (calendly.com/jouwnaam) con un resumen de todos los tipos de evento activos. Comparte este enlace en tu sitio web o en tu firma de correo electrónico, o envíaselo directamente a otras personas. Ellas eligen el tipo de cita que quieren y seleccionan un momento disponible.

Enlaces a tipos de evento concretos

Cada tipo de evento tiene también su propio enlace directo. Si sabes que alguien necesita un tipo de cita concreto, puedes compartir ese enlace directo. Así el destinatario se ahorra un paso y llega directamente a la reserva del tipo de cita adecuado.

Opciones de inserción

También puedes insertar Calendly en tu sitio web. Elige entre varias opciones: un widget integrado, un widget emergente o un enlace de texto emergente. De este modo, los visitantes permanecen en tu sitio mientras reservan, lo que resulta más profesional que redirigirlos a una página externa.

Aprovechar las integraciones

Integraciones de videollamadas

Conecta Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Cuando alguien crea una cita, se genera automáticamente un enlace de videoconferencia y se añade a la confirmación. Ya no tienes que crear reuniones a mano; todo queda listo para la cita.

CRM y otras integraciones

Los planes de pago admiten integraciones con sistemas CRM como Salesforce y HubSpot. Las citas pueden crearse automáticamente como contactos o eventos. Las conexiones con Zapier también abren miles de posibilidades de automatización con otras aplicaciones y servicios.

Integraciones de pago

Para consultores y coaches que cobran por su tiempo, Calendly se integra con servicios de pago como Stripe y PayPal. Quienes reservan pagan directamente al programar la cita. No hacen falta facturas ni recordatorios aparte; el pago forma parte del proceso de reserva.

Funciones para equipos

Calendly para equipos

Los planes de pago para equipos ofrecen funciones para varios usuarios. Crea tipos de evento de equipo en los que las citas se reparten automáticamente entre los miembros. Round-robin distribuye las citas de forma equitativa, o bien puedes combinar la disponibilidad para que quienes reservan elijan entre todas las franjas disponibles de todo el equipo.

Eventos colectivos

Para las citas que requieren a varios miembros del equipo, los eventos colectivos ofrecen la solución. Calendly encuentra automáticamente los momentos en los que todas las personas necesarias están disponibles. Es ideal para entrevistas con varios entrevistadores o reuniones con varias partes interesadas.

Consejos para un uso eficaz

Transmitir profesionalidad

Personaliza tu página de Calendly con tu foto, tu logotipo y los colores de tu marca. Escribe descripciones claras para tus tipos de evento. Una página de Calendly profesional refuerza tu imagen y da confianza a quienes quieren quedar contigo.

Limitar la disponibilidad

No ofrezcas toda la semana como disponible. Reserva tiempo para el trabajo concentrado, la administración y los imprevistos. Al limitar la disponibilidad de forma consciente, proteges tu productividad y sigues siendo accesible para las citas.

Optimizar los flujos de trabajo

Combina Calendly con otras automatizaciones. Envía automáticamente información relevante después de una primera reunión. Añade los contactos nuevos directamente a tu lista de correo. Con Zapier o con integraciones nativas puedes crear flujos de trabajo completos en torno al momento de la cita.

Conclusión

Calendly transforma la programación de citas de una tarea que consume tiempo en un proceso automatizado. Al dejar que otras personas elijan entre tus momentos disponibles, eliminas el intercambio interminable de correos. Con integraciones de videollamadas, recordatorios automáticos y opciones de pago, Calendly es una solución completa para cualquiera que gestione citas de forma profesional.

Preguntas frecuentes

¿Se puede usar Calendly gratis?

Sí, Calendly tiene un plan gratuito con la funcionalidad básica: un tipo de evento activo, reservas ilimitadas e integración con el calendario. Los planes de pago añaden varios tipos de evento, funciones para equipos, integraciones y opciones avanzadas. Para un uso básico individual, el plan gratuito suele ser suficiente.

¿Pueden otras personas ver todo mi calendario?

No, Calendly solo muestra las franjas horarias disponibles. Los detalles de tus citas y compromisos actuales no son visibles. Quienes reservan solo ven cuándo has indicado que estás disponible y qué momentos no están ocupados por otras obligaciones.

¿Funciona Calendly con mi app de calendario?

Calendly se integra con Google Calendar, Microsoft Outlook/Office 365 e iCloud Calendar. La integración funciona en ambos sentidos: Calendly lee tus citas existentes y añade directamente las reservas nuevas a tu calendario. También es posible combinar la disponibilidad de varios calendarios.

¿Puedo cobrar a través de Calendly?

Sí, con los planes de pago puedes conectar Stripe o PayPal. Estableces un precio para los tipos de evento y quienes reservan pagan directamente al programar la cita. Es ideal para consultores, coaches y otras personas que trabajan por sesión. El pago debe completarse antes de que se confirme la reserva.

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