Cómo usar Todoist: gestión de tareas para principiantes

¿Qué es Todoist y por qué usarlo?

Todoist es una de las aplicaciones de gestión de tareas más populares del mundo, con más de 30 millones de usuarios. Esta aplicación potente pero fácil de usar te ayuda a organizar con claridad todas tus tareas, proyectos y objetivos. Tanto si eres un profesional muy ocupado como un estudiante con muchas fechas de entrega o simplemente alguien que quiere tener bajo control sus tareas diarias, Todoist ofrece la solución perfecta.

La aplicación está disponible en casi todas las plataformas: Windows, Mac, iOS, Android y como extensión del navegador. Esto significa que tus tareas están siempre accesibles desde cualquier lugar, sincronizadas automáticamente entre todos tus dispositivos. La versión gratuita ya ofrece amplias posibilidades, mientras que la versión Pro añade funciones adicionales para usuarios avanzados.

Primeros pasos con Todoist

Crear una cuenta

Empezar con Todoist es sencillo. Ve a todoist.com y crea una cuenta gratuita con tu dirección de correo electrónico, tu cuenta de Google o tu ID de Apple. Tras registrarte, puedes usar directamente la aplicación web o descargar las aplicaciones para el móvil y el ordenador. La interfaz es intuitiva y en pocos minutos puedes añadir tus primeras tareas.

Entender la interfaz

Cuando abres Todoist, ves a la izquierda un menú de navegación con las secciones importantes. 'Bandeja de entrada' es donde van a parar por defecto las tareas nuevas. 'Hoy' muestra todas las tareas planificadas para hoy. 'Próximo' ofrece un resumen de la semana siguiente. Debajo encontrarás tus proyectos, que puedes crear y organizar a tu gusto.

Añadir y gestionar tareas

Crear tu primera tarea

Haz clic en el botón rojo con el signo más o pulsa 'q' para añadir rápidamente una tarea. Escribe el nombre de la tarea y pulsa Intro. Pero Todoist puede hacer mucho más que guardar tareas sencillas. Puedes usar el reconocimiento inteligente de fechas directamente en el nombre de la tarea. Escribe, por ejemplo, 'Hacer la compra mañana a las 14:00' y Todoist reconocerá automáticamente la fecha y la hora.

Establecer prioridades

No todas las tareas son igual de importantes. Todoist utiliza cuatro niveles de prioridad, indicados con banderas de colores. La prioridad 1 (rojo) es la más urgente y la prioridad 4 (sin color), la que menos. Para añadir una prioridad, escribe p1, p2, p3 o p4 en el nombre de la tarea, o haz clic en el icono de la bandera al editar una tarea. Las tareas con mayor prioridad aparecen en la parte superior de tus listas.

Fechas límite y recordatorios

Una gestión eficaz de las tareas gira en torno a las fechas límite. Puedes establecer una fecha de vencimiento en cada tarea. Todoist entiende el lenguaje natural, así que puedes escribir: 'cada lunes', 'en 3 días', 'último viernes del mes' o fechas concretas. Para las tareas que no puedes olvidar, puedes configurar recordatorios que te avisen por notificación push o por correo electrónico.

Proyectos y organización

Crear proyectos

Para objetivos o temas más amplios, crea proyectos. Haz clic en 'Añadir proyecto' en el menú de la izquierda. Ponle un nombre al proyecto y, si quieres, elige un color para reconocerlo visualmente. También puedes anidar proyectos dentro de otros para organizarlos mejor. Por ejemplo, un proyecto principal 'Trabajo' con subproyectos para distintos clientes o departamentos.

Usar secciones

Dentro de los proyectos puedes crear secciones para agrupar tareas. Es útil, por ejemplo, para las fases de un proyecto o las categorías de un tema. Haz clic en 'Añadir sección' dentro de un proyecto y ponle un nombre. Arrastra las tareas a la sección correcta o añádelas directamente.

Etiquetas para mayor flexibilidad

Además de los proyectos, puedes usar etiquetas para relacionar tareas de distintos ámbitos. Una tarea solo puede estar en un proyecto, pero puede tener varias etiquetas. Crea etiquetas para contextos como @casa, @oficina, @telefono, o para niveles de energía como @facil o @concentracion. Después filtra por etiquetas para ver justo las tareas adecuadas para tu situación.

Funciones avanzadas

Filtros y vistas

La función de filtros de Todoist es potente. Crea vistas personalizadas con combinaciones de criterios. Por ejemplo: todas las tareas con prioridad 1 que vencen esta semana, o todas las tareas con la etiqueta @oficina en el proyecto Trabajo. La sintaxis de los filtros está ampliamente documentada y ofrece infinitas posibilidades para ver exactamente lo que necesitas.

Tareas recurrentes

Para las tareas rutinarias, las fechas límite recurrentes son imprescindibles. Escribe 'cada día', 'de lunes a viernes', 'cada 2 semanas los lunes' o incluso 'cada tercer jueves del mes'. Cuando marcas como completada una tarea recurrente, la siguiente fecha límite se establece automáticamente. Perfecto para informes semanales, administración mensual o hábitos diarios.

Colaborar con otras personas

Todoist facilita la colaboración. Comparte un proyecto con compañeros, familiares o amigos. Asigna tareas a personas concretas, añade comentarios para dar contexto y haz un seguimiento del progreso. Todos los que tienen acceso al proyecto compartido ven las mismas tareas y actualizaciones en tiempo real.

Consejos para un uso eficaz

La revisión diaria

Dedica cinco minutos cada mañana a revisar tu vista 'Hoy'. ¿Son realistas las tareas? ¿Hay algo que mover o priorizar? Esta breve revisión hace que empieces el día con la mente centrada y que no te sorprendan fechas límite olvidadas.

La planificación semanal

Reserva un momento cada semana para mirar hacia adelante. Revisa la vista 'Próximo' y tus proyectos. Añade tareas para la semana siguiente, evalúa el avance de los proyectos y ajusta las prioridades donde haga falta. Este hábito mantiene tu sistema actualizado y fiable.

Karma y motivación

Todoist tiene un elemento de gamificación llamado Karma. Ganas puntos al completar tareas y mantener rachas. Aunque es opcional, a muchos usuarios les resulta motivador ver crecer su puntuación de productividad y alcanzar objetivos.

Integraciones y extensiones

Todoist se integra con cientos de aplicaciones y servicios. Conéctalo con tu Google Calendar para ver las tareas como eventos. Conéctalo con Slack para crear tareas a partir de mensajes. Usa la extensión del navegador para guardar sitios web como tareas. Las posibilidades son casi infinitas y convierten a Todoist en el centro de tu sistema de productividad.

Todoist y el correo electrónico

Una función práctica es reenviar correos electrónicos a Todoist. Cada proyecto tiene una dirección de correo electrónico única. Reenvía un correo a esa dirección y se convierte automáticamente en una tarea, con el contenido del correo como nota. Perfecto para procesar los puntos de acción de tu bandeja de entrada.

Conclusión

Todoist es una opción excelente para cualquiera que quiera tener bajo control sus tareas y proyectos. Su combinación de sencillez y potencia lo hace adecuado tanto para principiantes como para usuarios avanzados. Empieza por lo básico, añade tareas, organízalas en proyectos y descubre poco a poco las funciones más avanzadas. Con un uso constante, Todoist se convertirá en tu fiable segundo cerebro para todo lo que tienes que recordar y hacer.

Preguntas frecuentes

¿Todoist se puede usar gratis?

Sí, Todoist tiene una versión gratuita con amplias funciones básicas. Puedes tener hasta 5 proyectos activos y gestionar tareas con fechas límite, prioridades y etiquetas. La versión Pro (4 euro al mes) añade recordatorios, filtros y más proyectos.

¿Puedo usar Todoist en varios dispositivos?

Por supuesto. Todoist se sincroniza automáticamente entre todos los dispositivos. Puedes usar la aplicación en iPhone, Android, Windows, Mac y en cualquier navegador web. Los cambios se sincronizan al instante para que tengas acceso a tu lista de tareas actualizada desde cualquier lugar.

¿Cómo funcionan las tareas recurrentes en Todoist?

Al crear una tarea, escribe un patrón de repetición como 'cada día', 'cada lunes' o 'cada 2 semanas'. Todoist lo reconoce automáticamente. Cuando marcas la tarea como completada, la siguiente fecha límite se establece automáticamente según el patrón.

¿Puedo colaborar con otras personas en Todoist?

Sí, puedes compartir proyectos con otras personas. Invita a los miembros del equipo por correo electrónico, asigna tareas a personas concretas y añade comentarios. Todos los participantes ven las actualizaciones en tiempo real, lo que facilita la colaboración en los proyectos.