Cómo usar Google Docs: procesador de textos online

Cómo usar Google Docs - La guía completa para principiantes

Google Docs es un procesador de textos online y gratuito con el que puedes crear, editar y compartir documentos sin tener que instalar ningún software. Tanto si quieres escribir una carta o redactar un informe como trabajar con otras personas en un documento, Google Docs lo hace posible. En esta guía detallada aprenderás paso a paso a sacar el máximo partido a Google Docs.

¿Qué es Google Docs?

Google Docs forma parte de Google Workspace, el conjunto de programas de oficina gratuitos de Google. Funciona por completo en tu navegador web, lo que significa que no tienes que descargar ni instalar ningún programa. Todos tus documentos se guardan automáticamente en Google Drive, el almacenamiento en la nube de Google. Esto tiene grandes ventajas: puedes abrir tus documentos desde cualquier ordenador o teléfono y nunca más perderás trabajo por un fallo del ordenador.

Ventajas de Google Docs

• Uso gratuito - Solo necesitas una cuenta de Google
• Guardado automático - Tu trabajo se guarda de forma continua
• Accesible desde cualquier lugar - Funciona en ordenador, tableta y teléfono
• Colaboración - Trabaja con otras personas en el mismo documento a la vez
• Sin instalación - Funciona directamente en tu navegador

Primeros pasos con Google Docs

Crear una cuenta de Google

Antes de poder usar Google Docs, necesitas una cuenta de Google. Si ya tienes una dirección de Gmail, puedes saltarte este paso. ¿Todavía no tienes cuenta? Entonces ve a accounts.google.com y haz clic en "Crear una cuenta". Sigue los pasos para configurar tu cuenta.

Abrir Google Docs

Hay varias formas de abrir Google Docs:

1. Desde el navegador - Ve a docs.google.com
2. Desde Google Drive - Abre drive.google.com y haz clic en "Nuevo" y después en "Documentos de Google"
3. Desde Google - Busca "Google Docs" y haz clic en el primer resultado

Al abrir Google Docs, verás una vista general de tus documentos recientes y la opción de empezar un documento nuevo.

Crear un documento nuevo

Crear un documento nuevo es muy sencillo. Haz clic en el botón grande con el signo más y la palabra "En blanco" debajo, o elige una de las plantillas disponibles. Google Docs ofrece plantillas para cartas, currículums, informes y mucho más.

Trabajar con plantillas

Las plantillas son documentos con un formato ya aplicado que te ahorran tiempo. Las encontrarás en la parte superior de la página de inicio de Google Docs, en "Galería de plantillas". Haz clic en una plantilla para abrirla y adaptarla a lo que necesites. El formato ya está hecho: solo tienes que sustituir el texto.

Escribir texto y darle formato

Al abrir un documento nuevo, puedes empezar a escribir de inmediato. El cursor parpadea en el documento a la espera de lo que escribas.

Aplicar el formato básico

La barra de herramientas de la parte superior incluye todas las opciones de formato que necesitas:

• Negrita - Selecciona el texto y haz clic en la B o pulsa Ctrl+B
• Cursiva - Selecciona el texto y haz clic en la I o pulsa Ctrl+I
• Subrayado - Selecciona el texto y haz clic en la U o pulsa Ctrl+U
• Tamaño de fuente - Elige un tamaño en el menú desplegable
• Fuente - Selecciona otra fuente de la lista

Títulos y párrafos

Para que un documento esté bien estructurado, usa títulos. Selecciona el texto que quieres usar como título y, en el menú desplegable "Texto normal", elige un estilo de título como Título 1, Título 2 o Título 3. Así tu documento queda más claro y profesional.

Crear listas

Puedes crear fácilmente listas con viñetas o con números. Haz clic en el icono de lista de la barra de herramientas o usa las combinaciones de teclas. Las listas con viñetas son prácticas para elementos sueltos, y las numeradas para pasos o clasificaciones.

Insertar imágenes y tablas

Añadir imágenes

Para insertar una imagen, ve al menú "Insertar" y después a "Imagen". Puedes elegir entre varias fuentes:

• Subir desde el ordenador
• Buscar en la Web
• Elegir desde Google Drive
• Por URL
• Usar la cámara

Después de insertar una imagen, puedes ampliarla, reducirla y moverla haciendo clic en ella y arrastrando las esquinas.

Crear tablas

Las tablas son prácticas para organizar la información. Ve a "Insertar" y después a "Tabla". Elige el número de filas y columnas que necesitas. Más adelante siempre puedes añadir o eliminar filas o columnas haciendo clic con el botón derecho en la tabla.

Compartir documentos y colaborar

Una de las funciones más potentes de Google Docs es la posibilidad de colaborar en documentos.

Compartir un documento

Haz clic en el botón azul "Compartir" de la parte superior derecha. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona con la que quieres compartirlo. Elige qué permisos tendrá esa persona:

• Editor - Puede modificar el documento
• Comentador - Solo puede añadir comentarios
• Lector - Solo puede ver el documento

Colaborar en tiempo real

Cuando varias personas trabajan a la vez en un documento, cada cursor se ve en un color distinto. Los cambios aparecen de inmediato en tu pantalla. Esto hace que colaborar en un proyecto de grupo o redactar un documento en común sea muy eficiente.

Añadir comentarios

Puedes añadir comentarios a partes concretas del texto. Selecciona el texto, haz clic con el botón derecho y elige "Comentar". Es práctico para dar tu opinión sin modificar el texto original.

Descargar e imprimir documentos

Descargar en distintos formatos

Aunque Google Docs funciona online, también puedes descargar tus documentos. Ve a "Archivo" y después a "Descargar". Puedes elegir entre formatos como:

• Microsoft Word (.docx)
• Documento PDF (.pdf)
• Texto sin formato (.txt)
• Formato OpenDocument (.odt)

Imprimir

Para imprimir, ve a "Archivo" y después a "Imprimir", o pulsa Ctrl+P. Antes de imprimir, puedes ajustar la configuración de impresión, como el tamaño del papel, los márgenes y la orientación.

Trucos y consejos prácticos

Usar combinaciones de teclas

Las combinaciones de teclas hacen tu trabajo más eficiente:

• Ctrl+C - Copiar
• Ctrl+V - Pegar
• Ctrl+Z - Deshacer
• Ctrl+S - Guardar (se hace automáticamente, pero también funciona)
• Ctrl+F - Buscar en el documento

Ver el historial de versiones

Google Docs conserva todas las versiones anteriores de tu documento. Ve a "Archivo" y después a "Historial de versiones" para ver o restaurar versiones antiguas. Resulta muy práctico si has borrado algo por error.

Trabajar sin conexión

También puedes usar Google Docs sin conexión a internet. Instala la extensión Google Docs Offline para Chrome y activa el acceso sin conexión en los ajustes. Tus cambios se sincronizan automáticamente en cuanto vuelvas a estar conectado.

Preguntas frecuentes

¿Google Docs es realmente gratis del todo?

Sí, Google Docs se puede usar de forma totalmente gratuita. Solo necesitas una cuenta gratuita de Google. No hay costes ocultos ni funciones premium por las que tengas que pagar. La única limitación es el espacio de almacenamiento en Google Drive, pero también de eso recibes 15 GB gratis.

¿Puedo usar Google Docs en mi teléfono o tableta?

Por supuesto. Google Docs tiene apps tanto para Android como para iOS. Descarga la app de Google Docs desde Play Store o App Store. La app es gratuita y ofrece prácticamente las mismas funciones que la versión web. Tus documentos se sincronizan automáticamente entre todos tus dispositivos.

¿Mis documentos están seguros en Google Docs?

Google se toma la seguridad muy en serio. Tus documentos se guardan y se envían cifrados. Solo pueden acceder a tus documentos las personas con las que los compartas expresamente. También puedes configurar la verificación en dos pasos para proteger aún más tu cuenta de Google.

¿Cuál es la diferencia entre Google Docs y Microsoft Word?

La mayor diferencia es que Google Docs funciona totalmente online y es gratuito, mientras que Microsoft Word es un software que tienes que comprar o por el que tienes que pagar una suscripción. Google Docs es ideal para la colaboración y la accesibilidad. Microsoft Word ofrece opciones de formato más avanzadas. Para la mayoría de las tareas cotidianas, Google Docs cumple de sobra.