Ver el calendario compartido de tus compañeros

Por qué son importantes los calendarios compartidos

En un entorno de trabajo en el que el teletrabajo se ha vuelto normal, poder consultar los calendarios de los demás es esencial. Quieres saber cuándo están disponibles tus compañeros para una reunión, cuándo libran o cuándo es un buen momento para llamar. Aquí aprendes a ver y usar calendarios compartidos en las aplicaciones más habituales.

Calendarios compartidos en Microsoft Outlook

Microsoft Outlook es uno de los clientes de correo más usados en entornos profesionales. Compartir y ver calendarios es una de sus funciones principales.

Abrir el calendario de un compañero

Para ver el calendario de un compañero en Outlook:

1. Ve a la vista Calendario haciendo clic en el icono de calendario de la parte inferior izquierda
2. En la cinta, haz clic en Abrir calendario y después en De la libreta de direcciones
3. Busca el nombre de tu compañero y haz doble clic en él
4. El calendario aparece junto al tuyo o debajo, según tus ajustes

Ver la disponibilidad

En Outlook, de forma predeterminada, solo ves si alguien está disponible, ocupado o ausente. Los detalles exactos de las citas solo los ves si tu compañero los ha compartido de forma expresa. Los bloques de color indican cuándo alguien está ocupado:

• Azul: Ocupado
• Morado con rayas: Provisional
• Blanco: Libre
• Rojo: Ausente

Usar el Asistente para programación

Al planificar una reunión puedes usar el Asistente para programación. Añade a todos los participantes y verás automáticamente un resumen de la disponibilidad de cada uno. Los bloques rojos muestran los momentos ocupados y los blancos, los libres. Esto te ayuda a encontrar rápido una hora adecuada.

Calendarios compartidos en Google Calendar

Google Calendar es popular en las organizaciones que usan Google Workspace. Su sistema de calendarios compartidos funciona de forma algo distinta al de Outlook.

Añadir el calendario de un compañero

Para ver el calendario de un compañero:

1. Abre Google Calendar en tu navegador
2. A la izquierda, haz clic en el signo más junto a Otros calendarios
3. Elige Suscribirse a un calendario
4. Introduce la dirección de correo electrónico de tu compañero
5. Si tienes acceso, el calendario aparece en tu lista

Mostrar y ocultar calendarios

En la columna izquierda ves todos los calendarios a los que estás suscrito. Haz clic en el nombre para mostrar u ocultar el calendario. Cada calendario tiene su propio color, para que veas fácilmente de quién es cada cita.

Solicitar acceso

Si no tienes acceso al calendario de un compañero, puedes solicitarlo. Google enviará entonces una petición a tu compañero para que comparta su calendario contigo. Hasta entonces, podrás ver la disponibilidad al planificar una cita.

Calendarios compartidos en Microsoft Teams

Microsoft Teams se integra estrechamente con Outlook, pero también ofrece opciones propias para ver la disponibilidad.

Disponibilidad en Teams

Junto al nombre de cada compañero en Teams ves un punto de estado. El verde significa disponible, el amarillo significa ausente y el rojo significa ocupado o en una reunión. Esto se sincroniza automáticamente con el calendario de Outlook.

Planificar una reunión desde Teams

Al planificar una reunión en Teams:

1. Haz clic en Calendario en la barra izquierda
2. Haz clic en Nueva reunión
3. Añade a los participantes
4. Haz clic en Asistente para programación para ver la disponibilidad de cada uno

Calendario del canal

Teams también tiene calendarios de canal para las citas del equipo. Cuando planificas una reunión en un canal, es visible para todos los miembros del equipo. Esto resulta práctico para las reuniones de equipo periódicas.

Usar bien el estado de disponibilidad

Ver calendarios va de la mano de interpretar los estados de disponibilidad.

Cambiar el estado manualmente

A veces quieres cambiar tu estado a mano. Por ejemplo, cuando quieres trabajar concentrado sin que te molesten. En Outlook, Teams y Google puedes cambiar tu estado a No molestar u Ocupado, aunque tu calendario esté vacío.

Respetar el estado

Respeta el estado de tus compañeros. Si alguien aparece como Ocupado o No molestar, envíale un correo en lugar de llamar, salvo que sea urgente. Esto favorece un ambiente de trabajo agradable y el respeto mutuo.

Estado automático

La mayoría de las aplicaciones cambian tu estado automáticamente según tu calendario. Cuando estás en una reunión, tu estado pasa automáticamente a Ocupado. Mantén tu calendario al día para que la información de estado sea precisa.

Crear calendarios compartidos de equipo

Además de los calendarios individuales, también hay calendarios compartidos de equipo o de departamento.

Crear un calendario compartido

En Outlook puedes crear un calendario compartido desde Archivo, Nuevo, Calendario. Ponle un nombre y compártelo después con los compañeros adecuados. Todas las personas con acceso pueden añadir citas.

Uso de los calendarios compartidos

Los calendarios compartidos son prácticos para:

• La planificación de las vacaciones del equipo
• Plazos e hitos de los proyectos
• La disponibilidad de las salas de reuniones
• Eventos importantes de la empresa

Privacidad y permisos

Con los calendarios compartidos conviene pensar en la privacidad.

¿Qué compartes?

Puedes elegir cuánto detalle compartes:

• Solo disponibilidad: los demás solo ven si estás libre u ocupado
• Detalles limitados: se ve el asunto, pero no los detalles
• Detalles completos: se ve toda la información de la cita

Citas privadas

Para citas personales, como las visitas al médico, puedes usar la opción Privado. Estas citas aparecen como Ocupado en las vistas compartidas, pero sin más detalles.

Consejos para gestionar bien el calendario

Para sacar el máximo partido a los calendarios compartidos, aquí tienes algunos consejos prácticos.

Mantén tu calendario al día

Un calendario compartido solo funciona si todo el mundo lo mantiene actualizado. Añade las citas en cuanto se acuerden. Elimina o mueve las citas que hayan cambiado. Tus compañeros confían en esta información.

Bloquea tiempo de concentración

Reserva a propósito bloques en tu calendario para el trabajo concentrado. Llámalos Tiempo de concentración o Sin reuniones. Así tus compañeros saben que prefieres que no te molesten y planifican sus reuniones en otros momentos.

Usa recordatorios

Configura recordatorios para las citas importantes. La mayoría de las aplicaciones de calendario envían notificaciones a tu ordenador o tu móvil. Esto te ayuda a no perderte ninguna reunión, sobre todo al teletrabajar, cuando no tienes compañeros que te avisen.

Conclusión

Poder ver calendarios compartidos es una habilidad fundamental para teletrabajar bien. Tanto si usas Outlook como Google Calendar o Teams, los principios básicos son parecidos: añade a tus compañeros, consulta su disponibilidad y respeta el tiempo de los demás. Si mantienes bien tu propio calendario y aprovechas las funciones compartidas, mejorarás la colaboración con tu equipo, también cuando no estás físicamente en el mismo lugar que ellos.

Preguntas frecuentes

¿Cómo puedo ver el calendario de un compañero en Outlook?

Ve a la vista Calendario de Outlook, haz clic en Abrir calendario en la cinta y elige De la libreta de direcciones. Busca el nombre de tu compañero y haz doble clic en él. El calendario aparece junto al tuyo. De forma predeterminada, ves si alguien está disponible u ocupado.

¿Puedo ver qué citas tiene mi compañero?

Depende de los permisos que haya configurado tu compañero. De forma predeterminada, solo ves si alguien está disponible, ocupado o ausente, sin detalles. Si tu compañero ha compartido los detalles completos, también puedes ver los títulos y las descripciones de las citas.

¿Cómo solicito acceso al calendario de un compañero en Google Calendar?

En Google Calendar, haz clic en el signo más junto a Otros calendarios y elige Suscribirse a un calendario. Introduce la dirección de correo electrónico de tu compañero. Si aún no tienes acceso, Google envía automáticamente una petición a tu compañero. Hasta entonces, sí puedes ver la disponibilidad al planificar citas.

¿Cómo planifico una reunión cuando todos están disponibles?

Usa el Asistente para programación de Outlook o la vista de planificación de Google Calendar. Añade a todos los participantes y verás automáticamente un resumen de la disponibilidad de cada uno. Los bloques blancos son momentos libres. Elige una hora en la que no se solapen bloques rojos ni azules.