Cómo hacer un PowerPoint: consejos para principiantes

Cómo hacer una presentación de PowerPoint: consejos para principiantes

Una buena presentación puede marcar la diferencia entre un público que escucha con interés y otro que aparta la mirada aburrido. Microsoft PowerPoint lleva décadas siendo el programa más utilizado para hacer presentaciones, y con razón. Es lo bastante potente para profesionales, pero también accesible para principiantes. En este artículo aprenderás paso a paso a crear una presentación eficaz.

Abrir PowerPoint y empezar

Cuando abres PowerPoint, aparecen varias opciones. Puedes elegir entre presentaciones en blanco, plantillas o archivos abiertos recientemente.

Empezar una presentación nueva

Para tu primera presentación, elige Presentación en blanco. Verás una sola diapositiva con dos cuadros de texto: uno para el título y otro para el subtítulo. Este es tu punto de partida.

Usar una plantilla

Las plantillas son presentaciones ya diseñadas en las que solo tienes que añadir tu propio contenido. Incluyen diseños profesionales con colores, fuentes y fondos a juego. Para principiantes, las plantillas son una opción excelente porque te permiten centrarte en el contenido.

Las partes básicas de PowerPoint

Empecemos por ver las partes más importantes de la pantalla de PowerPoint.

La cinta de opciones

En la parte superior está la cinta de opciones, con pestañas como Inicio, Insertar, Diseño, Transiciones y Animaciones. Cada pestaña agrupa funciones relacionadas.

El panel de diapositivas

A la izquierda ves las miniaturas de todas tus diapositivas. Aquí puedes seleccionar, reordenar, copiar o eliminar diapositivas.

El área de trabajo

En el centro editas la diapositiva activa. Haz clic en los elementos para seleccionarlos y editarlos.

El área de notas

En la parte inferior puedes añadir notas del orador que solo tú ves durante la presentación. Son muy útiles como recordatorio.

Añadir y gestionar diapositivas

Una presentación consta de varias diapositivas. Aquí aprenderás a añadirlas y gestionarlas.

Añadir una diapositiva nueva

Hay varias formas:

• Haz clic en Nueva diapositiva en la pestaña Inicio
• Pulsa Ctrl+M
• Haz clic con el botón derecho en el panel de diapositivas y elige Nueva diapositiva

Elegir el diseño de la diapositiva

Al añadir una diapositiva nueva, puedes elegir un diseño. PowerPoint ofrece diseños estándar como:

• Diapositiva de título: para el inicio de tu presentación
• Título y objetos: el diseño más utilizado
• Dos objetos: para comparaciones o varios temas
• Solo el título: para diapositivas con muchas imágenes
• En blanco: libertad total

Reordenar diapositivas

Arrastra las diapositivas en el panel a otra posición para cambiar el orden. También puedes cortar y pegar.

Eliminar diapositivas

Selecciona una diapositiva y pulsa Supr, o haz clic con el botón derecho y elige Eliminar diapositiva.

Añadir texto y darle formato

El texto es la base de la mayoría de las presentaciones. Aprende a usarlo con eficacia.

Escribir texto

Haz clic en un cuadro de texto y empieza a escribir. La mayoría de los diseños de diapositiva tienen cuadros de texto predefinidos para títulos y listas.

Dar formato al texto

Selecciona el texto y usa las opciones de formato de la pestaña Inicio:

• Cambiar la fuente y el tamaño
• Aplicar negrita, cursiva o subrayado
• Ajustar el color
• Elegir la alineación

Viñetas

Las listas ayudan a presentar la información de forma clara. PowerPoint crea listas automáticamente en los cuadros de contenido. Puedes cambiar el tipo de viñeta en Inicio - Viñetas.

Jerarquía del texto

Usa la tecla Tab para crear subniveles en las listas. Mayús+Tab sube un nivel. Esto te ayuda a estructurar la información.

Añadir imágenes y contenido multimedia

Los elementos visuales hacen que tu presentación sea más atractiva y fácil de entender.

Insertar imágenes

1. Ve a Insertar - Imágenes
2. Elige insertar la imagen desde Este dispositivo
3. Busca tu imagen y haz clic en Insertar
4. Ajusta el tamaño arrastrando las esquinas

Imágenes de internet

PowerPoint también puede buscar imágenes en la red desde Insertar - Imágenes en línea. Ten en cuenta los derechos de autor si compartes la presentación fuera de tu organización.

Formas e iconos

Desde Insertar - Formas puedes añadir formas geométricas. Los iconos están en Insertar - Iconos. Estos elementos son ideales para diagramas e ilustraciones.

Vídeo y audio

Puedes insertar vídeos y fragmentos de sonido desde Insertar - Vídeo o Audio. Esto puede animar una presentación, pero úsalo con moderación.

Elegir el diseño y el tema

Un diseño coherente da un aspecto profesional a tu presentación.

Aplicar un tema

Ve a la pestaña Diseño. Verás una serie de temas con distintos colores, fuentes y fondos. Haz clic en un tema para aplicarlo a todas las diapositivas.

Variantes de tema

A la derecha de los temas están las variantes. Son variaciones de color del tema elegido.

Personalizar el fondo

Para tener más control, haz clic con el botón derecho en una diapositiva y elige Formato del fondo. Aquí puedes configurar un color sólido, un degradado, una imagen o una trama.

Editar el patrón de diapositivas

Para usuarios avanzados: desde Vista - Patrón de diapositivas puedes modificar los diseños básicos. Los cambios que hagas aquí se aplican a todas las diapositivas que usen ese patrón.

Transiciones entre diapositivas

Las transiciones son efectos visuales que aparecen al cambiar de diapositiva.

Añadir una transición

1. Selecciona una diapositiva en el panel
2. Ve a la pestaña Transiciones
3. Haz clic en un efecto de transición para aplicarlo
4. Ajusta el tiempo con la opción Duración

Aplicar una transición a todas las diapositivas

Haz clic en Aplicar a todas para usar la misma transición en toda la presentación. Esto le da coherencia.

Consejo sobre las transiciones

Menos es más. Elige una o dos transiciones sutiles y úsalas de forma coherente. El exceso de efectos distrae de tu mensaje.

Añadir animaciones

Las animaciones son efectos para los elementos de una diapositiva, como un texto que aparece o una imagen que entra deslizándose.

Añadir una animación

1. Selecciona el elemento que quieres animar
2. Ve a la pestaña Animaciones
3. Elige un efecto de animación
4. Ajusta el orden y los tiempos en el Panel de animación

Tipos de animaciones

• Entrada: el elemento aparece en la diapositiva
• Énfasis: el elemento llama la atención mientras está visible
• Salir: el elemento desaparece de la diapositiva
• Trayectorias de animación: el elemento se mueve por una trayectoria determinada

Orden de las animaciones

Abre el Panel de animación para gestionar el orden de las animaciones. Arrastra los elementos para cambiar el orden.

Hacer la presentación

Ahora que tu presentación está lista, vas a aprender a presentarla.

Iniciar la presentación con diapositivas

• Pulsa F5 para empezar desde el principio
• Pulsa Mayús+F5 para empezar desde la diapositiva actual
• O ve a Presentación con diapositivas - Desde el principio

Navegar durante la presentación

• Haz clic o pulsa Espacio/Intro para pasar a la diapositiva siguiente
• Pulsa Retroceso o P para volver a la diapositiva anterior
• Escribe un número y pulsa Intro para saltar a esa diapositiva
• Pulsa Esc para terminar

Vista del moderador

Si tienes una segunda pantalla, activa la Vista del moderador desde Presentación con diapositivas - Usar vista del moderador. Verás tus notas, un temporizador y una vista previa de la diapositiva siguiente, mientras el público solo ve la presentación.

Consejos para presentaciones eficaces

Consejo 1: Mantén las diapositivas sencillas

Sigue la regla 6x6: un máximo de 6 puntos por diapositiva y un máximo de 6 palabras por punto. Las diapositivas apoyan tu historia, no son la historia en sí.

Consejo 2: Usa fuentes grandes

Un mínimo de 24 puntos para el texto principal y 36 puntos o más para los títulos. Así todos los asistentes de la sala podrán leerlo.

Consejo 3: Colores con contraste

Procura que haya suficiente contraste entre el texto y el fondo. El texto oscuro sobre un fondo claro suele funcionar mejor.

Consejo 4: Ensaya antes

Repasa tu presentación varias veces. Así conocerás el orden y los tiempos, y te sentirás más seguro.

Consejo 5: Haz una copia de seguridad

Guarda tu presentación en varios lugares: el ordenador, una memoria USB y, si quieres, la nube. Los problemas técnicos siempre llegan en mal momento.

Guardar y compartir

Puedes guardar y compartir tu presentación de varias formas.

Guardar como archivo de PowerPoint

Pulsa Ctrl+G (Ctrl+S si tu PowerPoint está en inglés) o ve a Archivo - Guardar. El formato predeterminado es .pptx.

Guardar como PDF

Ve a Archivo - Exportar - Crear documento PDF/XPS. Cualquiera puede abrir un PDF, incluso sin PowerPoint.

Compartir por correo electrónico o en la nube

Desde Archivo - Compartir puedes enviar la presentación por correo electrónico o guardarla en OneDrive para acceder a ella en línea.

Preguntas frecuentes

¿Cómo hago que mi presentación se reproduzca automáticamente?

Ve a la pestaña Transiciones y configura en cada diapositiva la opción Después de con el número de segundos que quieras. La presentación avanzará automáticamente sin que tengas que hacer clic. Es muy útil para quioscos informativos o presentaciones continuas en eventos.

¿Puedo abrir archivos de PowerPoint sin PowerPoint?

Sí, hay alternativas gratuitas. Google Slides puede abrir archivos de PowerPoint a través de Google Drive. LibreOffice Impress es un programa de escritorio gratuito que lee archivos .pptx. También puedes usar PowerPoint gratis en línea en Office.com con una cuenta de Microsoft.

¿Cómo hago una presentación que se vea igual en cualquier ordenador?

Usa fuentes estándar disponibles en todos los ordenadores, como Arial, Calibri o Times New Roman. Si quieres usar fuentes especiales, puedes incrustarlas desde Archivo, Opciones y luego Guardar, marcando Incrustar fuentes en el archivo. Aún más seguro es exportar a PDF.

¿Qué tamaño puede tener un archivo de PowerPoint para enviarlo por correo electrónico?

La mayoría de los proveedores de correo electrónico aceptan adjuntos de hasta 25 MB. Para reducir tu archivo, comprime las imágenes desde Archivo, después Opciones y luego Avanzadas, eligiendo una resolución más baja en Resolución predeterminada. O usa un servicio como WeTransfer para archivos más grandes.