Fórmulas básicas de Excel: SUMA, PROMEDIO y más

Fórmulas básicas de Excel: SUMA, PROMEDIO y más

Excel se ha convertido en un programa imprescindible para todo el que trabaja con números y datos. Tanto si llevas tu presupuesto doméstico como si gestionas un registro de socios o elaboras informes de empresa, con las fórmulas adecuadas Excel será tu mejor aliado. En este artículo explicamos paso a paso las fórmulas básicas más importantes, para que puedas empezar a usarlas enseguida.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula en Excel es una instrucción que le dice al programa qué tiene que calcular. Toda fórmula empieza con un signo igual (=) seguido del cálculo que quieres realizar. Excel hace el cálculo automáticamente y muestra el resultado en la celda.

Lo mejor de las fórmulas es que se actualizan automáticamente cuando cambias los datos de origen. ¿Cambias un número de tu tabla? Excel ajusta al instante todos los cálculos relacionados. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también evita errores de cálculo.

La fórmula SUMA: sumar números

La fórmula SUMA es probablemente la más utilizada en Excel. Con ella sumas números sin tener que hacerlo a mano.

¿Cómo funciona la fórmula SUMA?

La sintaxis básica es: =SUMA(rango)

Supongamos que tienes en las celdas A1 a A10 diez números que quieres sumar. En lugar de escribir =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10, usa simplemente: =SUMA(A1:A10)

Ejemplo práctico

Llevas tus gastos mensuales en una columna. En la celda A1 hay 250 euro de la compra, en A2 hay 80 euro de gasolina, en A3 hay 45 euro de seguros, y así hasta A12. Para calcular el total:

1. Haz clic en la celda donde quieres ver el total
2. Escribe =SUMA(A1:A12)
3. Pulsa Intro

Excel muestra ahora automáticamente el total de todos tus gastos.

Consejos para la fórmula SUMA

También puedes sumar varios rangos: =SUMA(A1:A10;C1:C10) suma las dos columnas. Ten en cuenta que en la versión en español de Excel se usa el punto y coma (;) como separador, no la coma.

La fórmula PROMEDIO: calcular la media

¿Quieres saber cuál es la media de una serie de números? La fórmula PROMEDIO lo hace en un momento.

¿Cómo funciona la fórmula PROMEDIO?

La sintaxis es: =PROMEDIO(rango)

Esta fórmula suma todos los números del rango y divide el total entre la cantidad de números. Las celdas vacías se ignoran automáticamente.

Ejemplo práctico

Supongamos que has anotado la temperatura de la última semana en las celdas B1 a B7: 18, 21, 19, 22, 20, 23, 21 grados. Para calcular la temperatura media:

1. Selecciona una celda vacía
2. Escribe =PROMEDIO(B1:B7)
3. Pulsa Intro

El resultado es 20,57 grados: la temperatura media de esa semana.

Las fórmulas MIN y MAX: el valor más bajo y el más alto

A veces quieres saber cuál es el valor más bajo o más alto de una serie. Ahí es donde resultan útiles MIN y MAX.

MIN: encontrar el valor más bajo

La fórmula =MIN(A1:A20) devuelve el valor más pequeño del rango de A1 a A20. Resulta práctica, por ejemplo, para encontrar el precio más barato o la puntuación más baja.

MAX: encontrar el valor más alto

La fórmula =MAX(A1:A20) hace lo contrario y devuelve el valor más alto. Es ideal para identificar el mejor rendimiento o el importe más alto.

Ejemplo práctico

Comparas precios de varias tiendas online. En la columna C están los precios: 29,95 - 34,50 - 27,99 - 31,00 - 28,50.

• =MIN(C1:C5) devuelve 27,99: el precio más bajo
• =MAX(C1:C5) devuelve 34,50: el precio más alto

La fórmula CONTAR: contar celdas

La fórmula CONTAR cuenta cuántas celdas de un rango contienen números. Ten en cuenta que esta fórmula solo cuenta las celdas con valores numéricos, no con texto.

Variantes de la fórmula CONTAR

• =CONTAR(rango): cuenta las celdas con números
• =CONTARA(rango): cuenta todas las celdas que no están vacías, incluido el texto
• =CONTAR.BLANCO(rango): cuenta solo las celdas vacías

Ejemplo práctico

Tienes una lista de asistencia en la que los asistentes reciben un 1. Con =CONTAR(D1:D50) ves al instante cuántas personas asistieron.

La fórmula SI: cálculos condicionales

La fórmula SI es algo más avanzada, pero enormemente útil. Con ella puedes hacer que Excel tome una decisión en función de una condición.

¿Cómo funciona la fórmula SI?

La sintaxis es: =SI(condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Ejemplo práctico

Quieres determinar automáticamente si una nota es un aprobado o un suspenso. La nota está en la celda E1.

=SI(E1>=5,5;"Aprobado";"Suspenso")

Si la nota es 5,5 o superior, Excel muestra "Aprobado". Si no, muestra "Suspenso".

Otro ejemplo

Haces un descuento a los clientes que gastan más de 100 euro. El importe está en F1.

=SI(F1>100;F1*0,9;F1)

En los pedidos de más de 100 euro se aplica un 10% de descuento; si no, el importe no cambia.

REDONDEAR: redondear números

En los cálculos financieros sueles obtener números largos con muchos decimales. La fórmula REDONDEAR los deja bien presentados.

¿Cómo funciona REDONDEAR?

La sintaxis es: =REDONDEAR(número;núm_decimales)

Ejemplo práctico

Tienes un cálculo que da 34,7856, pero quieres redondearlo a 2 decimales:

=REDONDEAR(34,7856;2) devuelve 34,79

¿Quieres redondear a números enteros? Usa entonces 0 como segundo argumento:

=REDONDEAR(34,7856;0) devuelve 35

Consejos útiles para trabajar con fórmulas

Consejo 1: usa el asistente para funciones

¿No sabes exactamente cómo funciona una fórmula? Haz clic en el símbolo fx situado junto a la barra de fórmulas. Excel te ayudará paso a paso a introducir los datos correctos.

Consejo 2: copiar fórmulas

¿Has creado una fórmula que quieres usar en varias celdas? Arrastra el pequeño cuadrado de la esquina inferior derecha de la celda hacia abajo o hacia un lado. Excel ajusta automáticamente las referencias de celda.

Consejo 3: entender los mensajes de error

• #¡VALOR! significa que la fórmula contiene texto donde se espera un número
• #¡DIV/0! significa que estás dividiendo entre cero
• #¿NOMBRE? significa que Excel no reconoce la fórmula (quizá por un error de escritura)

Consejo 4: referencias absolutas

¿Quieres que una referencia de celda no cambie al copiarla? Pon signos de dólar delante de la letra y del número: $A$1 siempre hace referencia a la celda A1, sin importar dónde copies la fórmula.

La práctica hace al maestro

El mejor consejo que podemos darte es este: practicar, practicar y practicar. Crea un archivo de prácticas y experimenta con las distintas fórmulas. No puedes romper nada y aprenderás más rápido probando por ti mismo.

Empieza con fórmulas sencillas como SUMA y PROMEDIO. En cuanto las domines, puedes seguir con fórmulas algo más complejas como SI. Antes de que te des cuenta, serás un experto en Excel capaz de ayudar a los demás.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no funciona mi fórmula y solo veo el texto?

Comprueba que tu fórmula empieza con un signo igual (=). Sin este signo, Excel cree que estás escribiendo texto normal. Escribe, por ejemplo, =SUMA(A1:A10) y no SUMA(A1:A10). Comprueba también que la celda no tenga formato de texto: puedes cambiarlo en Formato de celdas.

¿Puedo combinar fórmulas en una celda?

Sí, claro que se puede. Puedes anidar unas fórmulas dentro de otras. Por ejemplo, =REDONDEAR(PROMEDIO(A1:A10);2) calcula primero la media y después la redondea a 2 decimales. Empieza con combinaciones sencillas y ve aumentando poco a poco.

¿Cuál es la diferencia entre una fórmula y una función?

Una función es una fórmula programada de antemano que tiene un nombre, como SUMA o PROMEDIO. Una fórmula es cualquier cálculo que haces en Excel, incluidos los cálculos sencillos como =A1+B1. Las funciones simplifican los cálculos complejos porque no tienes que escribir tú mismo todo el cálculo.

¿Cómo puedo ver qué fórmulas hay en mi hoja de cálculo?

Pulsa Ctrl+` (el acento grave, a la izquierda de la tecla 1) para que se vean todas las fórmulas de tu hoja de cálculo. Vuelve a pulsar la misma combinación de teclas para regresar a la vista normal con los resultados.