Crear reglas de correo: clasificación automática

¿Qué son las reglas y los filtros de correo?

Las reglas de correo, también llamadas filtros, son instrucciones automáticas que tu programa de correo ejecuta cuando llegan mensajes nuevos. Puedes configurar que los mensajes de determinados remitentes se muevan automáticamente a una carpeta, reciban una etiqueta, se marquen como leídos o incluso se eliminen. Si usas bien las reglas, ahorras tiempo cada día y mantienes ordenada tu bandeja de entrada sin tener que clasificar nada a mano.

Ventajas de la clasificación automática

Configurar reglas de correo tiene varias ventajas que aumentan tu productividad y reducen el estrés.

Ahorro de tiempo

Cada segundo que dedicas a clasificar el correo a mano se va sumando. Si recibes cincuenta mensajes al día y clasificar cada uno te lleva cinco segundos, pierdes algo más de cuatro minutos diarios en esta tarea. Eso son más de 25 horas al año solo clasificando correo.

Mantener el orden

Al clasificar los mensajes automáticamente, tu bandeja de entrada se mantiene limpia y ordenada. Los boletines van a una carpeta aparte, los mensajes internos reciben una etiqueta y los mensajes importantes de clientes o de tu responsable destacan de inmediato.

No perderte nada

Con las reglas puedes marcar automáticamente los mensajes importantes o moverlos a una carpeta prioritaria. Así corres menos riesgo de que un mensaje crucial se pierda en el flujo diario.

Crear reglas en Gmail

Gmail usa el término "filtros" para las reglas de correo. Crear filtros es sencillo y flexible.

Método 1: desde un mensaje existente

Abre el mensaje para el que quieres crear una regla. Haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha del mensaje. Selecciona "Filtrar mensajes como este". Gmail muestra ahora una ventana de búsqueda con la dirección de correo ya rellenada. Puedes añadir más criterios, como el asunto o palabras del mensaje. Haz clic en "Crear filtro". Elige qué debe ocurrir con los mensajes que coincidan: aplicar una etiqueta, archivar, reenviar, marcar como importante, etc. Haz clic de nuevo en "Crear filtro" para confirmar.

Método 2: desde los ajustes

Haz clic en el icono de la rueda dentada y selecciona "Ver todos los ajustes". Ve a la pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas". Haz clic en "Crear un filtro". Rellena los criterios por los que quieres filtrar. Haz clic en "Crear filtro" y selecciona las acciones. Confirma haciendo clic de nuevo en "Crear filtro".

Criterios de filtrado en Gmail

Gmail ofrece varios criterios por los que puedes filtrar:

• De: filtra por la dirección de correo o el nombre del remitente
• Para: filtra por la dirección del destinatario (útil si tienes varias direcciones de correo)
• Asunto: filtra por palabras de la línea de asunto
• Contiene las palabras: filtra por el contenido del mensaje
• No contiene: excluye determinadas palabras
• Tamaño: filtra por el tamaño del archivo
• Tiene archivos adjuntos: filtra los mensajes con archivos adjuntos

Acciones disponibles en Gmail

Después de configurar los criterios, puedes elegir entre varias acciones:

• Omitir Recibidos (archivar)
• Marcar como leído
• Destacar
• Aplicar la etiqueta
• Reenviar a otra dirección
• Eliminar
• No enviar nunca a Spam
• Marcar siempre o no marcar nunca como importante
• Aplicar también el filtro a los mensajes existentes

Crear reglas en Outlook

Outlook ofrece amplias posibilidades para las reglas de correo, en algunos casos con más opciones que Gmail.

Outlook de escritorio (Windows)

Haz clic en "Archivo" y después en "Administrar reglas y alertas". Haz clic en "Nueva regla". Puedes elegir una plantilla o empezar desde cero. Selecciona las condiciones que deben cumplir los mensajes. Elige la acción que debe ejecutarse. Si quieres, añade excepciones. Ponle un nombre a la regla y haz clic en "Finalizar".

Método rápido con el botón derecho del ratón

Haz clic con el botón derecho en un mensaje de tu bandeja de entrada. Selecciona "Reglas" y después "Crear regla". Outlook muestra un cuadro de diálogo simplificado en el que puedes configurar rápidamente una regla según el remitente, el asunto o el destinatario del mensaje. Para ver más opciones, haz clic en "Opciones avanzadas".

Outlook en la web (Office 365)

Haz clic en el icono de la rueda dentada y busca "Reglas" en la configuración. Haz clic en "Agregar nueva regla". Ponle un nombre a tu regla. Establece una condición (por ejemplo, "De" igual a una dirección de correo concreta). Elige una acción (por ejemplo, "Mover a" una carpeta específica). Haz clic en "Guardar".

Acciones disponibles en Outlook

Outlook ofrece un amplio conjunto de acciones:

• Mover a una carpeta
• Copiar a una carpeta
• Eliminar
• Reenviar a una persona o como archivo adjunto
• Redirigir a otra dirección
• Responder con una plantilla específica
• Marcar para seguimiento
• Asignar una categoría de color
• Reproducir un sonido
• Mostrar una alerta de escritorio

Ejemplos prácticos de reglas de correo

Estas son algunas reglas muy habituales que puedes aplicar de inmediato.

Etiquetar boletines automáticamente

Crea una regla para los mensajes que contengan "darse de baja" o "unsubscribe" en el cuerpo. Estos mensajes son casi siempre boletines. Ponles automáticamente la etiqueta "Boletines" y omite la bandeja de entrada para que se archiven directamente.

Marcar los mensajes de tu responsable

Crea una regla para los mensajes procedentes de la dirección de tu responsable. Márcalos automáticamente como importantes y añádeles una estrella. Así nunca se te pasarán por alto entre otros mensajes.

Clasificar los mensajes de proyectos

Filtra los mensajes que contengan determinados nombres o códigos de proyecto en el asunto o en el cuerpo. Muévelos automáticamente a la carpeta del proyecto correspondiente o ponles la etiqueta adecuada.

Gestionar las notificaciones de herramientas

Los avisos automáticos de herramientas como Jira, GitHub, Slack o software de gestión de proyectos pueden inundar tu bandeja de entrada. Crea reglas por herramienta que muevan estos mensajes a carpetas separadas o los archiven automáticamente.

Mantener aparte los mensajes en CC

Los mensajes en los que estás en CC suelen ser informativos y no requieren una acción inmediata. Filtra los mensajes en los que no estás en el campo "Para" y dales una prioridad baja o muévelos a una carpeta "CC".

Consejos avanzados para las reglas de correo

Con estas técnicas avanzadas sacarás aún más partido a tus filtros y reglas.

Combina varios criterios

No tienes que limitarte a un solo criterio por regla. Combina, por ejemplo, remitente Y asunto para filtrar mensajes muy concretos. En Gmail puedes usar operadores de búsqueda como "OR" para incluir varios remitentes en un mismo filtro.

Usa comodines y operadores

En Gmail puedes usar operadores de búsqueda en los filtros. Por ejemplo, "from:@example.nl" recoge todos los mensajes de direcciones que terminan en @example.nl. Esto resulta útil para filtrar todo el correo de una organización, sea quien sea el remitente concreto.

Orden de las reglas en Outlook

En Outlook, las reglas se ejecutan por orden. Si un mensaje cumple la primera regla, las siguientes pueden omitirse (salvo que desactives "Detener el procesamiento de más reglas"). Piensa bien en qué orden pones tus reglas para que funcionen de forma óptima.

Prueba tus reglas

Después de crear una regla, conviene comprobar si funciona correctamente. Envíate un mensaje de prueba que cumpla los criterios y comprueba si se ejecuta la acción correcta.

Administrar y mantener las reglas

Con el tiempo, las reglas pueden quedarse obsoletas o entrar en conflicto. Por eso es importante revisarlas con regularidad.

Evalúa periódicamente

Revisa tus reglas actuales cada trimestre. Elimina las reglas de proyectos que hayan terminado o de remitentes con los que ya no tengas contacto. Así tu sistema de reglas sigue siendo eficiente.

Documenta las reglas complejas

Si tienes muchas reglas o usas combinaciones complejas, plantéate documentarlas en algún sitio. Así más adelante sabrás exactamente por qué existe una regla determinada y qué hace.

Conclusión

Las reglas y los filtros de correo son herramientas potentes para mantener tu bandeja de entrada bajo control. Si filtras con criterio por remitente, asunto o contenido, puedes clasificar, etiquetar, archivar o eliminar mensajes automáticamente. Empieza con unas pocas reglas sencillas para los mensajes más frecuentes y ve ampliándolas a medida que conozcas mejor tu flujo de correo. El esfuerzo de configurar buenas reglas se recupera cada día en tiempo y en orden.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una regla y un filtro?

Los términos se usan indistintamente. Gmail los llama 'filtros' y Outlook, 'reglas'. Ambos hacen lo mismo: ejecutar acciones automáticamente en los mensajes entrantes que cumplen determinados criterios.

¿Puedo aplicar reglas también a los mensajes que ya están en mi bandeja de entrada?

Sí, al crear un filtro en Gmail puedes marcar 'Aplicar también el filtro a las conversaciones que coinciden'. En Outlook, al crear una regla, puedes elegir ejecutarla de inmediato en la carpeta actual.

¿Cuántas reglas de correo puedo crear?

Gmail permite un máximo de 1000 filtros, más que suficiente para la mayoría de los usuarios. Outlook no tiene un máximo estricto, pero demasiadas reglas pueden afectar al rendimiento. Mantén el orden con 20-50 reglas.

¿Mis reglas funcionan también en el móvil?

Las reglas de Gmail y Outlook.com se ejecutan en el servidor, así que funcionan sea cual sea el dispositivo que uses. Las reglas creadas solo en Outlook de escritorio únicamente funcionan si ese ordenador está encendido y Outlook está abierto.