Compartir archivos con compañeros de forma segura

La importancia de compartir archivos de forma segura

Cuando teletrabajas, compartes archivos con tus compañeros con frecuencia. Documentos, presentaciones, hojas de cálculo: todo va y viene por internet. Pero no todos los métodos para compartir archivos son igual de seguros. En este artículo aprendes a compartir archivos de forma segura con tus compañeros y qué herramientas son las mejores para ello.

Riesgos de compartir archivos de forma insegura

Antes de entrar en los métodos seguros, conviene entender qué riesgos tiene compartir sin protección.

Filtraciones de datos

Los archivos que se comparten por canales sin protección pueden interceptarse. Información sensible de la empresa, datos de clientes o informes financieros pueden caer en malas manos. Esto puede provocar daños a la reputación, multas y pérdida de confianza de los clientes.

Malware y virus

Los archivos de fuentes desconocidas pueden contener malware. Si compartes archivos a través de plataformas inseguras, corres el riesgo de que se propague software malicioso dentro de tu organización.

Pérdida de control

Cuando compartes archivos desde cuentas de correo personales o servicios en la nube de consumo, pierdes el control sobre quién tiene acceso y qué ocurre con los archivos.

Usar almacenamiento en la nube de empresa

La forma más segura de compartir archivos es mediante un almacenamiento en la nube de empresa gestionado por tu organización.

Microsoft OneDrive y SharePoint

Si tu organización usa Microsoft 365, OneDrive y SharePoint son las herramientas indicadas para compartir archivos:

• OneDrive: tu almacenamiento personal de trabajo, ideal para tus propios documentos
• SharePoint: documentos de equipo y de departamento, espacios de trabajo compartidos

Los archivos de estas plataformas se cifran automáticamente y están sujetos a la política de seguridad de tu organización.

Compartir desde OneDrive

Para compartir un archivo de forma segura desde OneDrive:

1. Haz clic con el botón derecho en el archivo
2. Elige Compartir
3. Selecciona con quién quieres compartirlo (personas concretas, tu organización o cualquiera que tenga el enlace)
4. Elige si los destinatarios pueden editar o solo ver
5. Opcional: establece una fecha de caducidad para el enlace
6. Envía la invitación o copia el enlace

Google Drive

Para las organizaciones que usan Google Workspace, Google Drive es la opción estándar. Compartir funciona de forma parecida:

1. Haz clic con el botón derecho en el archivo y elige Compartir
2. Añade las direcciones de correo de las personas con las que quieres compartirlo
3. Elige el nivel de acceso: Lector, Comentador o Editor
4. Haz clic en Enviar

Compartir archivos por correo electrónico

El correo electrónico suele ser la primera opción para enviar archivos, pero hay aspectos importantes que debes tener en cuenta.

Cuándo usar el correo electrónico

El correo electrónico es adecuado para archivos pequeños que no sean extremadamente sensibles. La mayoría de los sistemas de correo de empresa cifran el tráfico, pero los destinatarios sí pueden reenviar o guardar los adjuntos.

Limitaciones del correo electrónico

El correo electrónico tiene limitaciones importantes para compartir archivos:

• El tamaño del archivo está limitado (a menudo a 25MB o menos)
• No tienes control sobre lo que hacen los destinatarios con el adjunto
• Las versiones se vuelven confusas cuando hay varias copias
• Es difícil revocar el acceso

Alternativas para adjuntos grandes

En lugar de enviar archivos grandes como adjuntos, es mejor enviar un enlace para compartir desde OneDrive o Google Drive. La mayoría de los clientes de correo te lo ofrecen automáticamente cuando intentas adjuntar un archivo grande.

Compartir de forma segura con terceros

Compartir con compañeros de tu organización es una cosa, pero ¿cómo compartes de forma segura con personas externas, como clientes o proveedores?

Usuarios invitados

Tanto Microsoft 365 como Google Workspace admiten usuarios invitados. Puedes invitar a personas externas a ver archivos o carpetas concretos sin que tengan acceso a toda tu organización.

Enlaces protegidos

Al compartir con personas externas, puedes configurar opciones de seguridad adicionales:

• Contraseña: acceso solo con la contraseña correcta
• Fecha de caducidad: el enlace funciona solo hasta una fecha determinada
• Bloquear la descarga: los destinatarios solo pueden ver, no descargar
• Solo lectura: sin permisos de edición

Transferencia segura de archivos

Para documentos muy sensibles se pueden usar servicios especiales de transferencia segura de archivos. Tu departamento de TI puede aconsejarte sobre qué soluciones hay disponibles en tu organización.

Colaborar en documentos compartidos

El almacenamiento en la nube actual ofrece algo más que compartir: también puedes colaborar a la vez.

Colaboración en tiempo real

En Microsoft 365 y Google Workspace, varias personas pueden trabajar a la vez en el mismo documento. Ves el cursor de los demás y los cambios aparecen al instante. Esto acaba con el caos de tener varias versiones circulando por correo electrónico.

Historial de versiones

El almacenamiento en la nube guarda automáticamente el historial de versiones. Si alguien borra algo por accidente o necesitas una versión anterior, puedes recuperarla. Esto es mucho más seguro que compartir archivos locales.

Comentarios y tareas

En lugar de enviar tus observaciones por correo electrónico, puedes colocar comentarios directamente en el documento. Así toda la comunicación queda junto al archivo y evitas confusiones.

Qué no hacer al compartir archivos

Saber lo que debes evitar es tan importante como saber lo que debes hacer.

Nada de memorias USB para archivos de empresa

Las memorias USB se pierden con facilidad y normalmente no están cifradas. Si caen en malas manos, todos tus datos quedan expuestos. Usa el almacenamiento en la nube en lugar de soportes físicos.

Evita los servicios en la nube de consumo

Servicios como Dropbox Personal, WeTransfer o Google Drive con una cuenta personal no están sujetos a la política de seguridad de tu organización. Tu departamento de TI no tiene control sobre estos datos y, en caso de filtración, la responsable es la organización.

Nada de datos sensibles por wifi público

No compartas archivos cuando estés conectado a redes wifi públicas sin VPN. Estas redes no son seguras y tu tráfico puede interceptarse.

Política y cumplimiento normativo

Lo más probable es que tu organización tenga una política sobre cómo compartir archivos.

Conoce la política

Pregunta a tu responsable o al departamento de TI por la política para compartir archivos. Puede incluir normas sobre qué clasificaciones de documentos se pueden compartir con el exterior, qué herramientas están aprobadas y durante cuánto tiempo pueden seguir siendo válidos los enlaces compartidos.

Clasificación de documentos

Algunas organizaciones trabajan con niveles de clasificación: público, interno, confidencial, secreto. La clasificación determina cómo se puede compartir un documento y con quién. Trata cada documento según la clasificación que le corresponda.

Consideraciones sobre el RGPD

Si compartes archivos que contienen datos personales, se aplican normas adicionales derivadas del RGPD. Comparte los datos personales solo con quien realmente los necesite y a través de canales protegidos. No conserves los enlaces compartidos más tiempo del necesario.

Consejos para compartir de forma segura cada día

Por último, algunos consejos prácticos para tu trabajo diario.

Piensa antes de compartir

Pregúntate con cada archivo: ¿quién lo necesita de verdad? ¿Tengo que compartir todo el documento o solo una parte? ¿Cuánto tiempo debe ser válido el acceso?

Revisa con regularidad tus archivos compartidos

En OneDrive y Google Drive puedes ver qué archivos has compartido. Revísalos periódicamente y revoca los accesos que ya no sean necesarios.

Usa nombres de archivo claros

Un nombre de archivo claro ayuda a los destinatarios a entender lo que reciben y te ayuda a ti a gestionar los archivos compartidos. Evita los nombres genéricos como Document1.docx.

Conclusión

Compartir archivos de forma segura es esencial en un entorno de teletrabajo. Si usas almacenamiento en la nube de empresa, eliges los ajustes de uso compartido adecuados y tratas con cuidado la información sensible, te proteges a ti y a tu organización. Recuerda: cuando tengas dudas sobre la forma más segura de compartir algo, pregunta a tu departamento de TI. Te pueden ayudar a elegir lo adecuado para tu situación concreta.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la forma más segura de compartir archivos con compañeros?

La forma más segura es usar un almacenamiento en la nube de empresa gestionado por tu organización, como Microsoft OneDrive, SharePoint o Google Drive con una cuenta de trabajo. Estas plataformas están cifradas y sujetas a la política de seguridad de tu organización. Puedes configurar con precisión quién tiene acceso y también revocarlo.

¿Puedo usar WeTransfer o Dropbox para archivos de trabajo?

En general, no. Los servicios en la nube de consumo no están sujetos a la política de seguridad de tu organización. Tu departamento de TI no tiene control sobre estos datos y, en caso de filtración, la responsable es la organización. Usa siempre las herramientas aprobadas por tu empresa para compartir archivos de trabajo.

¿Cómo comparto archivos de forma segura con personas de fuera de mi organización?

Usa la función de usuarios invitados de Microsoft 365 o Google Workspace. Puedes invitar a personas externas a archivos concretos con permisos limitados. Establece una contraseña y una fecha de caducidad para el enlace. Concede solo el acceso mínimo necesario y revócalo cuando ya no haga falta.

¿Cómo evito que circulen varias versiones de un documento?

Trabaja en la nube en lugar de enviar copias locales por correo electrónico. Comparte un enlace al documento en OneDrive o Google Drive para que todos trabajen en el mismo archivo. El almacenamiento en la nube guarda automáticamente el historial de versiones, así que siempre puedes volver a versiones anteriores si hace falta.