Mar 27, 2023

Out of office melding instellen doe je zo!

Een van de belangrijkste dingen die je moet doen voordat je op vakantie gaat of uit kantoor bent, is het instellen van een automatische afwezigheidsassistent, Een van de belangrijkste dingen die je moet doen voordat je op vakantie gaat of uit kantoor bent, is het instellen van een automatische afwezigheidsassistent, ook wel bekend als Out of Office (OOO) e-mail.

Out of office melding instellen doe je zo!

Out of Office: hoe stel je een automatische afwezigheidsassistent in?

Een van de belangrijkste dingen die je moet doen voordat je op vakantie gaat of uit kantoor bent, is het instellen van een automatische afwezigheidsassistent, ook wel bekend als Out of Office (OOO) e-mail. Dit zorgt ervoor dat mensen die jou een e-mail sturen weten dat je er even niet bent en wanneer je weer terug bent. In dit artikel zullen we je laten zien hoe je een Out of Office-bericht instelt in verschillende e-mailclients.

Outlook

Als je Outlook gebruikt, volg dan deze stappen om een Out of Office-bericht in te stellen: 1. Klik op “Bestand” in de bovenste menubalk en selecteer “Automatische antwoorden” (in sommige versies van Outlook kan dit “Out of Office” heten). 2. Selecteer “Ik ben momenteel niet op kantoor” en voer de begin- en einddatum van je afwezigheid in. 3. Voer een gepaste boodschap in voor je Out of Office-bericht, zoals bijvoorbeeld wanneer je terug zult zijn en of je nog e-mails controleert tijdens je afwezigheid. 4. Klik op “OK” om je instellingen op te slaan.

Gmail

Als je Gmail gebruikt, volg dan deze stappen om een Out of Office-bericht in te stellen: 1. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van je Gmail-inbox en selecteer “Instellingen”. 2. Scroll naar beneden naar het gedeelte “Automatisch antwoord” en selecteer “Automatisch antwoord aan”. 3. Voer de begin- en einddatum van je afwezigheid in en voer een gepaste boodschap in voor je Out of Office-bericht. 4. Klik op “Opslaan” om je instellingen op te slaan.

Apple Mail

Als je Apple Mail gebruikt, volg dan deze stappen om een Out of Office-bericht in te stellen: 1. Klik op “Mail” in de bovenste menubalk en selecteer “Voorkeuren”. 2. Klik op het tabblad “Regels” en selecteer “Voeg regel toe”. 3. Voer een gepaste naam in voor je regel, zoals “Out of Office”. 4. Stel de voorwaarde in op “Elk bericht”. 5. Voer de actie in als “Stuur antwoord”. 6. Voer je Out of Office-bericht in en stel de begin- en einddatum van je afwezigheid in. 7. Klik op “OK” om je instellingen op te slaan.

Tips voor het opstellen van een Out of Office-bericht

  • Houd het beknopt: mensen hebben geen zin om lange berichten te lezen. - Wees specifiek: vertel mensen wanneer je terug zult zijn en of je nog e-mails controleert tijdens je afwezigheid. - Verwijs mensen door: als je collega’s hebt die de ontvanger kunnen helpen in jouw afwezigheid, verwijs ze dan door naar hen. - Vermeld belangrijke contactgegevens: als het dringend is en iemand jou moet bereiken, geef dan het nummer van een collega of een telefoonnummer waarop je bereikbaar bent. - Pas je taalgebruik aan: stem je taalgebruik af op de ontvanger van je Out of Office-bericht en gebruik geen vakjargon of onbegrijpelijke termen. - Gebruik humor: als het past bij de cultuur van jouw organisatie, kan een beetje humor in je Out of Office-bericht geen kwaad en kan het ervoor zorgen dat mensen een positieve indruk van jou krijgen.

Wanneer stel je een Out of Office-bericht in?

Het instellen van een Out of Office-bericht is niet alleen belangrijk als je op vakantie gaat, maar ook als je om andere redenen afwezig bent, zoals bijvoorbeeld bij een langdurige ziekte of een familiere√ľnie. Door een Out of Office-bericht in te stellen, laat je zien dat je professioneel en betrouwbaar bent, omdat je mensen op de hoogte stelt van je afwezigheid en ze geruststelt dat je hun e-mails zo snel mogelijk zult beantwoorden.

Categories

wordpress website webhosting domeinnaam