Abwesenheit: Wie richte ich einen automatischen Abwesenheitsassistenten ein?

Eines der wichtigsten Dinge, die du tun solltest, bevor du in den Urlaub fährst oder aus dem Büro abwesend bist, ist die Einrichtung eines automatischen Abwesenheitsassistenten, der auch als Abwesenheitsassistent (OOO) bezeichnet wird. Damit wird sichergestellt, dass die Leute, die dir eine E-Mail schicken, wissen, dass du eine Weile weg bist und wann du zurückkommst. zurück bist. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du eine Abwesenheitsnachricht in verschiedenen E-Mail-Programmen einrichtest.

Outlook

Wenn du Outlook benutzt, befolge diese Schritte, um eine Abwesenheitsnachricht einzurichten: 1. Klicke in der oberen Menüleiste auf “Datei” und wähle “Automatische Antworten” (in manchen Outlook-Versionen heißt dies “Abwesenheit”). 2. Wähle “Ich bin zurzeit nicht im Büro” und gib das Anfangs- und und Enddatum deiner Abwesenheit ein. 3. Gib eine passende Nachricht für deine Abwesenheitsmitteilung ein, z. B. wann du zurück sein wirst und ob du ob du während deiner Abwesenheit noch E-Mails abrufst. 4. Klicke auf “OK”, um deine Einstellungen zu speichern.

Gmail

Wenn du Gmail nutzt, befolge diese Schritte, um eine Abwesenheitsnachricht einzurichten: 1. Klicke auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke deines Gmail-Posteingangs und wähle “Einstellungen”. 2. Scrolle runter zum Abschnitt “Automatische Antwort” und wähle “Automatische Antwort ein”. 3. Gib das Start- und Enddatum deiner Abwesenheit ein und gib eine passende Nachricht für deine Abwesenheitsnachricht ein. 4. Klicke auf “Speichern”, um deine Einstellungen zu speichern. speichern.

Apple Mail

Wenn du Apple Mail benutzt, befolge diese Schritte, um eine Abwesenheitsnachricht einzurichten: 1. Klicke in der oberen Menüleiste auf “Mail” und wähle “Einstellungen”. 2. Klicke auf den Reiter “Regeln” und wähle “Regel hinzufügen”. 3. Gib einen passenden Namen für deine Regel ein, z. B. “Abwesenheit”. 4. Setze die Bedingung auf “Jede Nachricht”. 5. Gib als Aktion “Antwort senden” ein. 6. Gib deine Abwesenheitsnachricht ein und lege das Anfangs- und Enddatum deiner Abwesenheit ein. 7. Klicke auf “OK”, um deine Einstellungen zu speichern.

Tipps zum Verfassen einer Abwesenheitsnachricht

• Fasse dich kurz: Die Leute haben keine Lust, lange Nachrichten zu lesen. - Sei konkret: Sag den Leuten, wann du zurückkommst und ob du während deiner Abwesenheit E-Mails abrufen wirst. während deiner Abwesenheit checken wirst. - Verweise auf andere: Wenn du Kollegen hast, die dem Empfänger während deiner Abwesenheit helfen können, verweise sie an sie. - Gib wichtige Kontaktinformationen an: Wenn es dringend ist und jemand dich erreichen muss, gib die Nummer eines Kollegen oder eine Telefonnummer an, unter der du erreicht werden kannst. - Passe deine Sprache an: Passe deine Sprache an den Empfänger deiner Abwesenheitsnachricht an und verwende keinen Fachjargon oder unverständliche Begriffe. - Verwende Humor: Wenn es zur Kultur deines Unternehmens passt, kann ein wenig Humor in deiner Abwesenheitsnachricht nicht schaden und dafür sorgen, dass die Leute einen positiven Eindruck von dir bekommen. Sorge dafür, dass die Leute einen positiven Eindruck von dir bekommen.

Wann richtest du eine Abwesenheitsnachricht ein?

Eine Abwesenheitsmitteilung ist nicht nur wichtig, wenn du in den Urlaub fährst, sondern auch, wenn du aus anderen Gründen abwesend bist, z. B. wegen einer längeren Krankheit oder eines Familientreffens. Wenn du eine Abwesenheitsnachricht einrichtest, zeigst du, dass du professionell und zuverlässig bist, denn du informierst die Leute über deine Abwesenheit und versicherst ihnen, dass du ihre E-Mails so schnell wie möglich beantworten wirst.